Spesen
Definition
Spesen sind Ausgaben, die einem Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit entstehen und die vom Arbeitgeber erstattet werden. Dazu zählen unter anderem Kosten für Verpflegung, Unterkunft und Transport, die während einer Dienstreise oder eines beruflichen Außeneinsatzes anfallen.
Bedeutung in der Praxis
In der Praxis spielen Spesen eine wesentliche Rolle, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), die Mitarbeiter regelmäßig auf Geschäftsreisen schicken. Eine korrekte Erfassung und Abrechnung von Spesen ist entscheidend, um steuerliche Vorteile zu nutzen und die finanzielle Belastung für das Unternehmen zu minimieren.
Ein konkretes Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens reist zu einem Kundenmeeting in eine andere Stadt. Die dabei entstehenden Kosten für Zugtickets, Hotelübernachtung und Verpflegung können als Spesen geltend gemacht werden. Eine transparente und ordnungsgemäße Abrechnung dieser Kosten ist wichtig, um den Überblick über die Unternehmenskosten zu behalten und steuerlich korrekt abzuwickeln.
Für KMUs ist es oft sinnvoll, klare Richtlinien für die Erstattung von Spesen zu etablieren. Diese Richtlinien sollten festlegen, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und welche Nachweise die Mitarbeiter erbringen müssen. Dadurch können Unklarheiten vermieden und der Abrechnungsprozess effizient gestaltet werden.
Rechtliche Grundlagen
Die Erstattung von Spesen ist in Deutschland durch das Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Insbesondere § 9 EStG definiert den Werbungskostenabzug, zu dem auch Reisekosten zählen. In den Jahren 2024/2025 sind Unternehmen dazu verpflichtet, die [GoBD](/lexikon/glossar/gobd “GoBD - Definition und Bedeutung”) (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu beachten, um die steuerliche Anerkennung der Spesenabrechnungen zu gewährleisten.
Zusätzlich regelt das Bundesreisekostengesetz (BRKG) die Erstattung von Reisekosten für Mitarbeiter im öffentlichen Dienst, was auch als Orientierung für private Unternehmen dienen kann. Es ist wichtig, regelmäßig die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zu prüfen, da Änderungen direkte Auswirkungen auf die Abrechnungspraxis haben können.
Praxisbeispiele
Hier sind einige Beispiele für die Verbuchung von Spesen, jeweils mit Konten für [SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”) und [SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”):
Beispiel 1: Fahrtkosten (Benzin)
Ein Vertriebsmitarbeiter tankt für eine Kundenfahrt. Die Kosten betragen 50,00 €.
| [Buchungssatz](/lexikon/glossar/buchungssatz “Buchungssatz - Definition und Bedeutung”) | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| Soll Reisekosten Arbeitnehmer (4660) | 50,00 € | |
| Soll Abziehbare [Vorsteuer](/lexikon/glossar/vorsteuer “Vorsteuer - Definition und Bedeutung”) 19% (1576) | 9,50 € | |
| Haben Bank (1200) | 50,00 € | |
| Soll Reisekosten Arbeitnehmer (6660) | 50,00 € | |
| Soll Abziehbare Vorsteuer 19% (1406) | 9,50 € | |
| Haben Bank (1800) |
Buchungssatz (vereinfacht): Soll Reisekosten Arbeitnehmer 4660 (SKR03) / 6660 (SKR04) an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)
Beispiel 2: Hotelübernachtung
Eine Mitarbeiterin übernachtet im Rahmen einer Konferenz im Hotel. Die Kosten betragen 150,00 € zzgl. 19% USt.
| Buchungssatz | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| Soll Reisekosten Arbeitnehmer (4660) | 150,00 € | |
| Soll Abziehbare Vorsteuer 19% (1576) | 28,50 € | |
| Haben [Verbindlichkeiten](/lexikon/glossar/verbindlichkeiten “Verbindlichkeiten - Definition und Bedeutung”) aus LuL (1600) | 178,50 € | |
| Soll Reisekosten Arbeitnehmer (6660) | 150,00 € | |
| Soll Abziehbare Vorsteuer 19% (1406) | 28,50 € | |
| Haben Verbindlichkeiten aus LuL (3300) |
Buchungssatz (vereinfacht): Soll Reisekosten Arbeitnehmer 4660 (SKR03) / 6660 (SKR04) und Vorsteuer 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) an Haben Verbindlichkeiten aus LuL 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04)
Beispiel 3: Verpflegungsmehraufwand
Ein Mitarbeiter ist 12 Stunden auf einer Dienstreise. Es entsteht ein Verpflegungsmehraufwand von 14,00 €.
| Buchungssatz | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| Soll Reisekosten Arbeitnehmer (4660) | 14,00 € | |
| Haben Bank (1200) | 14,00 € | |
| Soll Reisekosten Arbeitnehmer (6660) | 14,00 € | |
| Haben Bank (1800) |
Buchungssatz (vereinfacht): Soll Reisekosten Arbeitnehmer 4660 (SKR03) / 6660 (SKR04) an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)
Häufige Fehler
- Fehlende Belege: Ohne ordnungsgemäße Belege können Spesen nicht steuerlich geltend gemacht werden.
- Falsche Beträge: Überhöhte oder fehlerhafte Beträge führen zu Problemen bei der Steuerprüfung.
- Unklare Richtlinien: Ohne klare Richtlinien für die Spesenabrechnung kommt es oft zu Missverständnissen.
- Nicht GoBD-konform: Die Nichteinhaltung der GoBD kann zu steuerlichen Nachteilen führen.
- Unzureichende Dokumentation: Eine unvollständige Dokumentation der Reisekosten kann zu einer Ablehnung durch das Finanzamt führen.
Tipps für KMUs
- Richtlinien erstellen: Entwickeln Sie klare Spesenrichtlinien und kommunizieren Sie diese an alle Mitarbeiter.
- Digitale Lösungen nutzen: Verwenden Sie Softwarelösungen zur digitalen Erfassung und Verwaltung von Spesen.
- Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in der korrekten Erfassung und Abrechnung von Spesen.
- Regelmäßige Überprüfung: Führen Sie regelmäßige interne Überprüfungen der Spesenabrechnungen durch, um Fehler zu vermeiden.
- Aktuell bleiben: Halten Sie sich über gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden und passen Sie Ihre Prozesse entsprechend an.
Siehe auch
Spesen sind eng mit den Begriffen Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand verbunden. Während Reisekosten alle Ausgaben im Zusammenhang mit einer Dienstreise umfassen, bezieht sich der Verpflegungsmehraufwand speziell auf die zusätzlichen Kosten für die Verpflegung, die während einer Reise anfallen.