Kassenführung mit TSE: GoBD-konforme Registrierkassen

Einleitung

Die Kassenführung gehört zu den sensibelsten Bereichen der laufenden Buchhaltung. Wer Bargeldumsätze erzielt – ob im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Handwerk – muss sicherstellen, dass sein Kassensystem die Anforderungen der GoBD sowie des seit 2020 verbindlich geltenden Kassensicherungsgesetzes mit Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) erfüllt. Verstöße können bei einer Betriebsprüfung zu Hinzuschätzungen und empfindlichen Steuernachzahlungen führen.

Dieser Artikel erklärt, welche rechtlichen Vorgaben für elektronische Registrierkassen gelten, wie die tägliche Kassenführung in der Praxis ablaufen muss und welche Buchungssätze dabei entstehen.

Das Wichtigste in Kürze

• TSE-Pflicht: Elektronische Registrierkassen müssen seit dem 31.03.2021 mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.
• GoBD-Konformität: Alle Aufzeichnungen im Kassenbuch müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein (GoBD, BStBl I 2019, 1269).
• Tägliche Aufzeichnungspflicht: Bargeldbewegungen sind am Tag ihres Entstehens zu erfassen (§ 146 AO).
• Sturzrechnung: Am Tagesende ist der rechnerische mit dem tatsächlichen Kassenbestand abzugleichen.
• Kassendifferenzen sind sofort zu dokumentieren und zu klären.
• Meldepflicht: Elektronische Kassensysteme sind seit dem 01.01.2025 grundsätzlich beim Finanzamt zu melden (§ 146a Abs. 4 AO).
• Aufbewahrungsfrist: Das Kassenbuch als Aufzeichnung ist 10 Jahre aufzubewahren, einzelne Kassenbelege (Bons, Z-Bons) als Buchungsbelege 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).

Rechtliche Grundlagen: GoBD, § 146 AO und TSE

GoBD und § 146 AO

Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269) verlangen für das Kassenbuch eine lückenlose und zeitnahe Erfassung aller Bargeldbewegungen. Laut GoBD müssen alle Einträge vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein; nachträgliche Änderungen oder Löschungen sind unzulässig. Die Aufzeichnungen müssen zudem so nachvollziehbar sein, dass ein sachverständiger Dritter die Buchungen ohne besonderen Aufwand prüfen kann.

§ 146 Abs. 1 AO konkretisiert: Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob eine offene Ladenkasse oder ein elektronisches Kassensystem genutzt wird.

Das BMF-Schreiben zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung

Das BMF-Schreiben vom 19.06.2018 (BStBl I 2018, 699) regelt die Anforderungen an elektronische Registrierkassen und ist die Grundlage für die TSE-Pflicht. Es legt fest, dass elektronische Aufzeichnungssysteme manipulationssicher sein müssen und alle Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig und unveränderbar protokolliert werden müssen. Seit dem 31.03.2021 ist die Aufrüstung bestehender Systeme bzw. der Einsatz zertifizierter TSE verpflichtend.

Was ist eine TSE?

Eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein zertifiziertes Hardwaremodul oder eine Cloud-Lösung, die jede Kassenbuchung mit einer kryptografischen Signatur versieht. Damit wird jeder Kassiervorgang manipulationssicher dokumentiert. Die TSE speichert:

• Transaktionsnummer und -inhalt
• Zeitstempel
• Seriennummer der TSE
• Kryptografische Signatur

Zusätzlich muss seit dem 01.01.2020 jeder Kunde einen Kassenbon erhalten (Belegausgabepflicht, § 146a Abs. 2 AO).

Meldepflicht für Kassensysteme

Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Aufzeichnungssysteme wie TSE-Kassen grundsätzlich beim zuständigen Finanzamt zu melden (§ 146a Abs. 4 AO). Die Meldung erfolgt elektronisch über das Programm „Mein ELSTER”. Da die amtliche Übermittlungsmöglichkeit zum Start der Meldepflicht noch nicht vollständig zur Verfügung stand, beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn die Meldung erst nachgeholt wird, sobald die Übermittlungsmöglichkeit bereitsteht. Unternehmer sollten die Ankündigungen der Finanzverwaltung dazu im Blick behalten.

Anforderungen an ein GoBD-konformes Kassensystem

Ein GoBD-konformes elektronisches Kassensystem muss folgende Kriterien erfüllen (BMF-Schreiben BStBl I 2018, 699):

Kriterium	Anforderung
Vollständigkeit	Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln erfasst
Richtigkeit	Beträge, Datum und Uhrzeit müssen korrekt sein
Zeitgerechtigkeit	Erfassung am Tag des Vorfalls (§ 146 AO)
Unveränderbarkeit	Keine nachträglichen Korrekturen ohne Protokolleintrag
Nachvollziehbarkeit	Dritte müssen Buchungen ohne Aufwand prüfen können
TSE-Zertifizierung	Kryptografische Signatur aller Transaktionen
Belegausgabe	Kassenbon für jeden Kunden (§ 146a Abs. 2 AO)
Meldepflicht	Elektronische Meldung des Kassensystems an das Finanzamt (§ 146a Abs. 4 AO, seit 01.01.2025)
Aufbewahrung	Kassenbuch 10 Jahre, Kassenbelege 8 Jahre, exportierbar für Betriebsprüfung (§ 147 AO)

Praxishinweis: Moderne Kassensysteme mit integrierter TSE übernehmen die technische Umsetzung dieser Anforderungen automatisch. Dennoch bleibt der Unternehmer für die organisatorische Seite der Kassenführung verantwortlich.

Die tägliche Kassenführung in der Praxis

Schritt-für-Schritt: Tagesablauf

Die ordnungsgemäße tägliche Kassenführung folgt einem festen Ablauf:

1. Tagesöffnung: Anfangsbestand der Kasse feststellen und dokumentieren.
2. Laufende Erfassung: Jede Bareinnahme und -ausgabe wird direkt nach dem Geschäftsvorfall im Kassensystem erfasst. Für jede Transaktion muss ein Beleg existieren; Belege sind zu nummerieren und geordnet aufzubewahren.
3. Tagesabschluss: Am Ende des Geschäftstags wird ein Tagesbericht (Z-Bon) ausgedruckt oder digital gespeichert.
4. Sturzrechnung: Der rechnerische Kassenbestand wird ermittelt und mit dem tatsächlichen Bargeldbestand verglichen.

Die Sturzrechnung – Formel und Beispiel

Die Sturzrechnung ist das zentrale Kontrollinstrument der täglichen Kassenführung:

Formel:

Anfangsbestand + Einnahmen − Ausgaben = Sollbestand
Sollbestand − tatsächlicher Istbestand = Kassendifferenz

Praxisbeispiel: Am Ende des Tages befinden sich 500 € in der Kasse. Laut Tagesbericht gab es 300 € Einnahmen und 200 € Ausgaben; der Anfangsbestand betrug 400 €. Die Sturzrechnung ergibt: 400 € + 300 € − 200 € = 500 €. Kasse stimmt.

Kassendifferenzen erkennen und beheben

Kassendifferenzen können jederzeit auftreten – durch Eingabefehler, vergessene Belege oder technische Probleme. Wichtig ist eine sofortige Reaktion:

1. Differenz feststellen: Soll- und Istbestand vergleichen.
2. Ursachenforschung: Tippfehler, falsch verbuchte Beträge, fehlende Belege prüfen.
3. Korrektur: Differenz im Kassenbuch berichtigen, Ursache notieren; ggf. Zusatzbeleg erstellen.
4. Protokollierung: Jede Differenz und die ergriffenen Maßnahmen schriftlich festhalten.

Praxisbeispiel: Du stellst fest, dass 50 € im Kassenbestand fehlen. Nach Prüfung entdeckst du, dass ein Beleg nicht erfasst wurde. Du ergänzt den Beleg und korrigierst den Kassenbestand.

Achtung: Ungeklärte oder dauerhaft wiederkehrende Differenzen können bei einer Betriebsprüfung als Indiz für eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung gewertet werden und zu Schätzungen führen.

Buchungsbeispiele mit SKR03 und SKR04

Beispiel 1: Bareinnahme aus Warenverkauf

Ein Einzelhändler erzielt einen Barverkauf von 119 € (inkl. 19 % USt).

Konto	Bezeichnung	SKR03	SKR04	Soll	Haben
Kasse	Kassenbestand	1000	1600	119,00 €
Erlöse 19 % USt	Umsatzerlöse	8400	4400		100,00 €
Umsatzsteuer 19 %	Umsatzsteuer	1776	3806		19,00 €

Beispiel 2: Barausgabe für Büromaterial

Kauf von Büromaterial im Wert von 50 € bar:

Konto	Bezeichnung	SKR03	SKR04	Soll	Haben
Bürobedarf	Bürobedarf/Büromaterial	4970	6815	50,00 €
Kasse	Kassenbestand	1000	1600		50,00 €

Der Kassenbestand verringert sich durch die Barausgabe – daher Buchung im Haben. Der Aufwand wird im Soll erfasst.

Beispiel 3: Kassenüberschuss an die Bank abführen

Wird überschüssiges Bargeld von der Kasse auf das Bankkonto eingezahlt, ist diese Umbuchung ebenfalls zu erfassen:

Konto	Bezeichnung	SKR03	SKR04	Soll	Haben
Bank	Bankkonto	1200	1800	500,00 €
Kasse	Kassenbestand	1000	1600		500,00 €

Praxishinweis: Entwickle eine Cash-Management-Strategie, wann und wie viel Bargeld auf das Bankkonto eingezahlt wird, und überwache regelmäßig sowohl Kassenbestand als auch Bankeinzahlungen, um Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen.

Belegorganisation und Aufbewahrung

Eine ordentliche Belegorganisation ist das Rückgrat der GoBD-konformen Kassenführung:

• Alle Kassenbelege sind nummeriert und chronologisch zu ordnen.
• Der tägliche Z-Bon (Tagesabschlussbon) ist zu archivieren – er dokumentiert die Tagesumsätze und ist beim Einsatz einer TSE mit kryptografischer Signatur versehen.
• Elektronische Kassendaten müssen in einem maschinell auswertbaren Format gespeichert werden, damit das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung per Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 AO) darauf zugreifen kann.
• Die Aufbewahrungsfrist beträgt für das Kassenbuch als Aufzeichnung 10 Jahre; einzelne Kassenbelege als Buchungsbelege sind 8 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).
• Nachträgliche Änderungen oder Löschungen im Kassenbuch sind unzulässig.

Häufige Fehler und wie Du sie vermeidest

Fehler	Folge	Abhilfe
Keine oder veraltete TSE	Ordnungswidrigkeit, Schätzung	TSE-zertifiziertes System einsetzen (BMF BStBl I 2018, 699)
Kassenbestand fällt unter 0 €	Nachweis fehlender Vollständigkeit	Sturzrechnung täglich durchführen
Belege nicht erfasst	Lücken in der Dokumentation	Belegerfassung direkt nach Vorfall (§ 146 AO)
Differenzen nicht dokumentiert	Verdacht auf Manipulation	Sofortige Protokollierung
Z-Bon nicht archiviert	Fehlende Nachvollziehbarkeit	Tagesabschluss täglich sichern
Mitarbeiter nicht geschult	Fehlerhafte Bedienung	Regelmäßige Schulungen durchführen
Daten nicht exportierbar	Datenzugriff durch Finanzamt nicht möglich	GoBD-konforme Software mit Exportfunktion nutzen

Checkliste: GoBD-konforme Kassenführung mit TSE

• Registrierkasse mit zertifizierter TSE ausgestattet (§ 146a AO, BMF BStBl I 2018, 699)
• Belegausgabepflicht erfüllt – jeder Kunde erhält einen Kassenbon (§ 146a Abs. 2 AO)
• Alle Bareinnahmen und -ausgaben täglich erfasst (§ 146 AO)
• Belege gesammelt, nummeriert und geordnet aufbewahrt
• Täglichen Kassenbericht (Z-Bon) erstellt und archiviert
• Sturzrechnung am Tagesende durchgeführt
• Kassendifferenzen sofort dokumentiert und geklärt
• Kassendaten in maschinell auswertbarem Format gespeichert (GoBD BStBl I 2019, 1269)
• Elektronisches Kassensystem beim Finanzamt gemeldet, sobald die Übermittlungsmöglichkeit bereitsteht (§ 146a Abs. 4 AO)
• Aufbewahrungsfristen eingehalten: Kassenbuch 10 Jahre, Kassenbelege 8 Jahre (§ 147 AO)
• Mitarbeiter regelmäßig geschult
• Kassenführung regelmäßig durch Steuerberater überprüfen lassen

Fazit

Eine GoBD-konforme Kassenführung mit TSE ist heute keine Kür mehr, sondern gesetzliche Pflicht für jeden Unternehmer mit Bargeldumsätzen. Die technischen Anforderungen – von der kryptografischen Signatur über die Belegausgabepflicht bis zum maschinell auswertbaren Datenexport – lassen sich mit modernen, zertifizierten Kassensystemen gut erfüllen. Entscheidend ist jedoch, dass auch die organisatorischen Prozesse stimmen: tägliche Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen, konsequente Sturzrechnung, sofortige Klärung von Differenzen und eine lückenlose Belegorganisation. Wer diese Grundregeln einhält, ist für Betriebsprüfungen gut gerüstet und vermeidet kostspielige Schätzungen durch das Finanzamt.

Rechtsquellen

• GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)
• BMF-Schreiben zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung (19.06.2018, BStBl I 2018, 699)
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen
• § 146a AO – Ordnungsvorschrift für den Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme
• § 147 AO – Aufbewahrungsfristen