E-Mail-Archivierung nach GoBD: Pflichten für Unternehmen

Einleitung

E-Mails sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken: Rechnungen, Bestellungen, Lieferbestätigungen und Verträge erreichen Unternehmen täglich auf elektronischem Weg. Was viele Unternehmer dabei unterschätzen: Nicht jede E-Mail darf einfach im Postfach des E-Mail-Programms verbleiben oder gelöscht werden. Die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – machen klare Vorgaben dazu, welche E-Mails aufbewahrungspflichtig sind, in welchem Format sie gespeichert werden müssen und wie lange sie vorgehalten werden müssen.

Dieser Artikel erklärt, wann eine E-Mail unter die GoBD-Aufbewahrungspflicht fällt, welche technischen und organisatorischen Anforderungen gelten und wie Du Dein Unternehmen für eine Betriebsprüfung sicher aufstellst.

Das Wichtigste in Kürze

• Funktion entscheidet: Nicht jede E-Mail ist aufbewahrungspflichtig – maßgeblich ist, ob sie die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs erfüllt (GoBD Rz. 121).
• Elektronisch empfangen = elektronisch aufbewahren: Im Unternehmen elektronisch eingegangene Dokumente müssen zwingend in elektronischer Form aufbewahrt werden (GoBD Rz. 119).
• Originalformat bewahren: E-Mail-Anhänge wie PDF-Rechnungen sind im Empfangsformat aufzubewahren (GoBD Rz. 131).
• Aufbewahrungsfrist: Je nach Funktion 8 Jahre (E-Mail mit Buchungsbelegfunktion, z. B. Rechnungsanhang) oder 6 Jahre (reiner Handelsbrief) – nicht pauschal zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO).
• Kein einfaches Postfach: Das bloße Belassen einer E-Mail im E-Mail-Programm erfüllt die Anforderungen an Unveränderbarkeit nicht.
• Verfahrensdokumentation: Der gesamte Archivierungsprozess muss dokumentiert sein.

Wann ist eine E-Mail aufbewahrungspflichtig?

Die GoBD stellen klar, dass es bei der Aufbewahrungspflicht auf den Inhalt und die Funktion einer E-Mail ankommt, nicht auf ihre bloße Bezeichnung oder Form. GoBD Rz. 121 lautet dazu ausdrücklich:

„E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs [sind] in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.”

Das bedeutet in der Praxis:

Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails, die:

• eine Rechnung, Gutschrift oder Mahnung enthalten oder als Anhang mitführen,
• als Bestellung, Auftragsbestätigung, Angebot oder Lieferavis fungieren,
• einen Vertrag schließen oder wesentliche Vertragsänderungen dokumentieren,
• sonstige handelsbriefliche Funktion haben (z. B. Reklamationen, Zahlungsaufforderungen).

Nicht aufbewahrungspflichtig sind E-Mails, die:

• lediglich als „Transportmittel” dienen, also beispielsweise eine PDF-Rechnung als Anhang übermitteln, ohne darüber hinaus aufbewahrungspflichtige Informationen zu enthalten. Rz. 121 vergleicht diese E-Mail treffend mit „dem bisherigen Papierbriefumschlag”.
• rein internen Kommunikationszwecken dienen und keinen Bezug zu einem Geschäftsvorfall haben.

Hinweis: Enthält die Begleit-E-Mail zu einer Rechnung zusätzliche geschäftlich relevante Informationen – etwa abweichende Zahlungsbedingungen oder Skontovereinbarungen –, ist auch die E-Mail selbst aufbewahrungspflichtig.

Grundpflicht: Elektronisch empfangen = elektronisch aufbewahren

Ein zentrales Prinzip der GoBD ist in Rz. 119 verankert:

„Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder bildlich erfasste Papierbelege).”

Für die betriebliche Praxis bedeutet dies: Eine per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format darf nicht nur ausgedruckt und in einem Papierordner abgeheftet werden. Der Ausdruck ersetzt die elektronische Aufbewahrung nicht. Das PDF muss elektronisch – und zwar unveränderbar – archiviert werden.

Das bloße Speichern im E-Mail-Programm (z. B. Outlook, Thunderbird) genügt diesen Anforderungen ebenfalls nicht, weil Standard-E-Mail-Programme keine Unveränderbarkeit der gespeicherten Nachrichten sicherstellen.

Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach der Funktion der E-Mail bzw. ihres Anhangs (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO): 8 Jahre gelten für E-Mails mit Buchungsbelegfunktion – etwa eine als Anhang mitgeführte Rechnung –, 6 Jahre für reine Handelsbriefe ohne Buchungsbelegfunktion, zum Beispiel Bestellungen oder Auftragsbestätigungen. Für Handelsbücher und vergleichbare Aufzeichnungen gilt weiterhin die 10-Jahres-Frist; für die im Geschäftsalltag typische Rechnungs-E-Mail sind aber in aller Regel die 8 Jahre maßgeblich. Während der gesamten Frist müssen archivierte E-Mails und deren Anhänge:

• jederzeit verfügbar sein,
• unverzüglich lesbar gemacht werden können,
• maschinell auswertbar sein (GoBD Rz. 119 i. V. m. § 147 Abs. 2 AO).

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist oder die letzte Buchung vorgenommen wurde.

Formatanforderungen: In welchem Format müssen E-Mails archiviert werden?

Eingehende elektronische Dokumente

GoBD Rz. 131 schreibt vor:

„Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).”

Eine per E-Mail empfangene PDF-Rechnung ist also als PDF aufzubewahren. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist laut Rz. 131 nur dann zulässig, wenn:

1. die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und
2. keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Ausgehende elektronische Dokumente

Für selbst erstellte und elektronisch versandte Ausgangsrechnungen oder Geschäftsbriefe gilt gemäß Rz. 133, dass diese im Ursprungsformat aufzubewahren sind. Werden Ausgangsrechnungen mit einem Fakturierungssystem erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig (GoBD Rz. 120).

Ausnahme: Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es laut Rz. 119 nicht zu beanstanden, wenn elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt werden. Werden diese jedoch tatsächlich auch elektronisch gespeichert, ist eine ausschließliche Papieraufbewahrung nicht mehr zulässig (Rz. 120).

Verschlüsselte E-Mails

Werden E-Mails verschlüsselt empfangen oder versendet, ist gemäß GoBD Rz. 134 sicherzustellen, dass die verschlüsselten Unterlagen im DV-System in entschlüsselter Form zur Verfügung stehen. Verwendete Signaturprüfschlüssel sind aufzubewahren, solange die damit signierten Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind.

Indexierung: Auffindbarkeit und Nachvollziehbarkeit

Ein technisch häufig unterschätztes Thema ist die korrekte Indexierung archivierter E-Mails. GoBD Rz. 122 schreibt vor:

„Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.”

In der Praxis bedeutet dies: Jede archivierte E-Mail und jeder archivierte Anhang muss so indexiert sein, dass er während einer Betriebsprüfung schnell und eindeutig auffindbar ist – typischerweise nach Absender, Empfänger, Datum, Betreff und ggf. Belegnummer.

Wichtig: Das Anbringen von Buchungsvermerken, Barcodes oder farblichen Hervorhebungen auf einem elektronischen Dokument darf keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Originalzustands haben. Alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern (GoBD Rz. 123).

Technische Umsetzung: Was ein GoBD-konformes Archivsystem leisten muss

Ein einfaches Dateiverzeichnis auf einem Netzlaufwerk oder der Verbleib im E-Mail-Postfach reichen für eine GoBD-konforme Archivierung nicht aus. Die GoBD verlangen, dass alle steuerlich relevanten Daten unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig erfasst werden. Ein geeignetes Archivsystem muss folgende Eigenschaften aufweisen:

Anforderung	Erläuterung
Unveränderbarkeit	Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht ohne Protokollierung verändert oder gelöscht werden (§§ 145–147 AO)
Vollständigkeit	Alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails und Anhänge müssen erfasst sein
Verfügbarkeit	Jederzeit abrufbar und maschinell auswertbar (GoBD Rz. 119)
Lesbarkeit	Unverzügliche Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 2 AO)
Indexierung	Eindeutige und nachvollziehbare Zuordnung (GoBD Rz. 122)
Protokollierung	Alle Bearbeitungsvorgänge müssen nachvollziehbar dokumentiert sein (GoBD Rz. 123)

Gängige Lösungen für die Praxis sind:

• Dedizierte DMS- oder Archivierungssoftware (Dokumentenmanagementsysteme), die speziell auf GoBD-Anforderungen ausgelegt sind,
• Cloud-basierte Archivlösungen, die Datenverlust verhindern und jederzeitige Abrufbarkeit sicherstellen,
• Integrierte Buchhaltungssoftware mit eingebautem Belegmanagement.

Praxisbeispiel: Dein Unternehmen erhält regelmäßig E-Mail-Rechnungen von Lieferanten. Diese E-Mails müssen in einem GoBD-konformen Archivierungssystem gesichert werden. Ein einfaches Speichern der E-Mails in Deinem E-Mail-Programm genügt nicht, da es die Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht erfüllt.

Verfahrensdokumentation: Der Prozess muss beschrieben sein

Neben der technischen Umsetzung verlangt die GoBD auch die Dokumentation des Verfahrens selbst. Unternehmen müssen nachweisen können, wie ihre Daten verarbeitet und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation zur E-Mail-Archivierung sollte mindestens folgende Punkte abdecken:

1. Welche E-Mails werden als aufbewahrungspflichtig eingestuft und nach welchen Kriterien?
2. Wie gelangen E-Mails und Anhänge in das Archivsystem (automatisiert oder manuell)?
3. Wer ist im Unternehmen für die Archivierung verantwortlich?
4. In welchem Format werden Dokumente gespeichert und welche Konvertierungsregeln gelten?
5. Wie ist die Indexierung aufgebaut?
6. Wie wird die Unveränderbarkeit technisch sichergestellt?
7. Wie erfolgt die Datensicherung und Wiederherstellung bei Systemausfall?

Laut GoBD Rz. 120 muss das Verfahren dokumentiert werden. Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer Einsicht in diese Verfahrensdokumentation verlangen (GoBD Abschnitt 10.1).

Besonderheit: E-Mail nur als „Briefumschlag”

Die GoBD treffen eine praktisch bedeutsame Unterscheidung: Dient eine E-Mail lediglich als „Transportmittel” für einen aufbewahrungspflichtigen Anhang (z. B. eine PDF-Rechnung) und enthält die E-Mail selbst darüber hinaus keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist die E-Mail selbst nicht aufbewahrungspflichtig – nur der Anhang (GoBD Rz. 121).

Diese Regelung entlastet Unternehmen von der Pflicht, jede einzelne Begleit-E-Mail wie „Anbei erhalten Sie die Rechnung Nr. 2024-045” dauerhaft zu archivieren. Aufbewahrungspflichtig ist in diesem Fall allein die beigefügte Rechnung im PDF-Format.

Aber Achtung: Sobald die E-Mail selbst relevante Informationen enthält – etwa Zahlungskonditionen, Rabattvereinbarungen, Stornierungen oder sonstige für den Geschäftsvorfall bedeutsame Inhalte – ist sie vollumfänglich aufbewahrungspflichtig.

Häufige Fehler und wie Du sie vermeidest

• E-Mails nur im Postfach belassen: Standard-E-Mail-Programme bieten keine GoBD-konforme Unveränderbarkeit. → Lösung: Überführung in ein dediziertes Archivsystem.
• Ausdrucken statt elektronisch archivieren: Ausdrucke ersetzen nicht die Pflicht zur elektronischen Aufbewahrung elektronisch empfangener Dokumente (GoBD Rz. 119). → Lösung: Immer zusätzlich elektronisch archivieren.
• Anhänge vom E-Mail-Körper trennen: Wenn die E-Mail selbst aufbewahrungspflichtige Inhalte enthält, müssen E-Mail und Anhang gemeinsam archiviert werden.
• Fehlende Indexierung: Ohne eindeutigen Index sind Dokumente im Prüfungsfall nicht auffindbar (GoBD Rz. 122). → Lösung: Strukturierte Indexierungsregeln definieren und im Archivsystem umsetzen.
• Keine Verfahrensdokumentation: Fehlende Dokumentation des Archivierungsprozesses ist ein klassischer Betriebsprüfungsbefund. → Lösung: Schriftliche Verfahrensdokumentation erstellen und aktuell halten.
• Verschlüsselte E-Mails nur verschlüsselt ablegen: Das Archivsystem muss entschlüsselte Versionen bereitstellen (GoBD Rz. 134).

Checkliste: GoBD-konforme E-Mail-Archivierung

1. Klassifizierung klären: Welche E-Mails sind aufbewahrungspflichtig (Handelsbrieffunktion, Buchungsbelegfunktion)?
2. Archivsystem implementieren: Einführung eines DMS oder einer Archivierungslösung mit GoBD-konformer Unveränderbarkeit.
3. Originalformate sicherstellen: Eingehende PDF-Rechnungen als PDF archivieren; keine inhaltliche Umwandlung.
4. Indexierungsstruktur festlegen: Eindeutige Zuordnung nach Datum, Absender, Belegnummer o. ä.
5. Verfahrensdokumentation erstellen: Den gesamten Prozess von Eingang bis Archivierung schriftlich dokumentieren.
6. Mitarbeiter schulen: Alle Beteiligten über die Kriterien der Aufbewahrungspflicht informieren.
7. Regelmäßige Überprüfung: Prozesse und Systemkonfiguration periodisch auf Aktualität und GoBD-Konformität prüfen.

Fazit

Die E-Mail-Archivierung ist ein zentrales Compliance-Thema für jedes Unternehmen, das im Geschäftsverkehr E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten empfängt oder versendet. Die GoBD sind dabei eindeutig: Elektronisch eingegangene Dokumente müssen elektronisch aufbewahrt werden – unveränderbar, vollständig, indexiert und über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von in der Regel 6 bis 8 Jahren verfügbar. Das bloße Belassen von E-Mails im Postfach oder der Ausdruck auf Papier erfüllt diese Anforderungen nicht. Wer frühzeitig ein geeignetes Archivsystem einführt, eine klare Verfahrensdokumentation erstellt und seine Mitarbeiter schult, ist für Betriebsprüfungen bestens gerüstet und vermeidet kostspielige Nachforderungen.

Rechtsquellen

• GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (BStBl I 2019, 1269), geändert durch BMF-Schreiben vom 11.03.2024 (BStBl I 2024, 374)
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen
• § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen