Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen: Was gilt wie lange?

Einleitung

Jede Betriebsprüfung zeigt dasselbe Bild: Unternehmen, die ihre Unterlagen nicht systematisch aufbewahren, geraten schnell unter Erklärungsdruck – oder müssen mit empfindlichen Schätzungen durch das Finanzamt rechnen. Dabei sind die gesetzlichen Spielregeln klar: Das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und die Abgabenordnung (§ 147 AO) legen verbindlich fest, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind. Wer beide Regelwerke kennt und die Vorgaben der GoBD im Blick behält, ist auf der sicheren Seite.

Das Wichtigste in Kürze

• 10 Jahre gelten für Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare und die zugehörigen Organisationsunterlagen (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO).
• 8 Jahre gelten für Buchungsbelege (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO).
• 6 Jahre gelten für Handelsbriefe und sonstige steuerrelevante Unterlagen (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO).
• Die Frist beginnt stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
• Elektronisch eingegangene oder erzeugte Dokumente müssen in ihrer Ursprungsform aufbewahrt werden – ein bloßer Ausdruck genügt in der Regel nicht (GoBD Rz. 119).
• Lieferscheine ohne Buchungsbelegfunktion haben eine Sonderregel: Ihre Frist endet mit dem Eingang bzw. Versand der zugehörigen Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3, 4 AO).

Wer ist aufbewahrungspflichtig?

Die Aufbewahrungspflicht trifft zunächst jeden Kaufmann im Sinne des HGB. Daneben verpflichtet § 147 AO steuerrechtlich alle Steuerpflichtigen, die entsprechende Aufzeichnungen führen müssen – also auch Freiberufler und Einnahmen-Überschuss-Rechner (§ 4 Abs. 3 EStG). Der Bundesfinanzhof hat klargestellt, dass auch diese Personengruppe Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren hat (GoBD Rz. 115 unter Verweis auf BFH-Urteil vom 24.06.2009, BStBl II 2010 S. 452).

Der sachliche Umfang der Aufbewahrungspflicht besteht dabei grundsätzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht (GoBD Rz. 113). Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig (GoBD Rz. 114).

Die drei Fristen im Überblick

10-Jahres-Frist

Die längste Aufbewahrungsfrist gilt nach § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO für:

• Handelsbücher (Grund- und Hauptbücher, Konten)
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)
• Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
• Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte
• Lageberichte
• Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlich sind
• Zollunterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union (§ 147 Abs. 3 AO)

Hinweis für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute: Für diese Unternehmen gilt die 10-Jahres-Frist auch für Buchungsbelege (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).

8-Jahres-Frist

Buchungsbelege im Sinne des § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB sind acht Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Als Buchungsbelege gelten alle Unterlagen, die als Grundlage für Buchungen in den Handelsbüchern dienen – also Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenzettel, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen und ähnliches.

6-Jahres-Frist

Sechs Jahre gelten nach § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO für:

• Empfangene Handelsbriefe und Geschäftsbriefe (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB)
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Geschäftsbriefe (§ 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB)
• Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)

Was ist ein Handelsbrief? Nach § 257 Abs. 2 HGB sind Handelsbriefe „nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.” Dies umfasst neben klassischen Korrespondenzbriefen auch E-Mails mit geschäftlichem Inhalt – sofern sie nicht lediglich als Transportmittel für eine Rechnung dienen (GoBD Rz. 121).

Tabellarische Zusammenfassung

Unterlagenart	HGB-Frist	AO-Frist
Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Organisationsunterlagen	10 Jahre	10 Jahre
Buchungsbelege	8 Jahre	8 Jahre
Handelsbriefe (empfangen und abgesandt)	6 Jahre	6 Jahre
Sonstige steuerrelevante Unterlagen	–	6 Jahre
Lieferscheine (kein Buchungsbeleg)	–	Bis Rechnungseingang/-versand

Fristbeginn: Der Schluss des Kalenderjahres

Sowohl § 257 Abs. 5 HGB als auch § 147 Abs. 4 AO legen denselben Fristbeginn fest: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem

• die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde,
• das Inventar aufgestellt wurde,
• die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde,
• der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, oder
• der Buchungsbeleg entstanden ist.

Praxisbeispiel: Eine Eingangsrechnung vom 15. März 2024 (Buchungsbeleg) ist bis zum 31. Dezember 2032 aufzubewahren (Fristbeginn: 31.12.2024, Fristende nach 8 Jahren: 31.12.2032).

Verlängerung durch laufende Steuerverfahren

Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist läuft nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO nicht ab, „soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.” Läuft also eine Betriebsprüfung oder ist ein Einspruchsverfahren anhängig, verlängert sich die faktische Aufbewahrungspflicht entsprechend – unabhängig von den regulären Fristen.

Sonderfall Lieferscheine

§ 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 AO enthält eine praxisrelevante Erleichterung: Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, müssen nur bis zum Eingang der zugehörigen Rechnung aufbewahrt werden. Abgesandte Lieferscheine ohne Buchungsbelegfunktion können nach dem Versand der Rechnung vernichtet werden. Sobald ein Lieferschein jedoch als Buchungsbeleg dient (weil z. B. keine gesonderte Rechnung ausgestellt wird), gilt die 8-Jahres-Frist.

Wo und wie aufbewahren?

Grundsatz: Geordnete Aufbewahrung

Die Unterlagen müssen nach § 257 Abs. 1 HGB und § 147 Abs. 1 AO geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben – die Ablage kann nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen (GoBD Rz. 117). Entscheidend ist, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.

Originalpflicht für Bilanzen und Eröffnungsbilanzen

Nach § 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO dürfen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen nicht als Scan oder sonstiger Datenträger aufbewahrt werden – sie müssen im Original vorliegen. Alle anderen Unterlagen dürfen grundsätzlich auch auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.

Elektronische Aufbewahrung

Für digital empfangene oder erzeugte Unterlagen gelten besondere Regeln. Die GoBD (Rz. 119) formulieren klar:

„Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.”

Ein bloßes Ausdrucken und Vernichten der digitalen Datei ist also in der Regel nicht zulässig. Konkret bedeutet das:

• Eine per E-Mail empfangene Rechnung im PDF-Format muss als PDF aufbewahrt werden – nicht nur als Ausdruck.
• Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131).
• Im DV-System erzeugte Daten (z. B. Buchungen, generierte Datensätze) müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden (GoBD Rz. 132).

Praktisches Beispiel aus den GoBD (Rz. 120): Erstellt ein Unternehmen Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm und überschreibt die Dokumentenvorlage nach dem Druck, ist es nicht zu beanstanden, wenn das Rechnungsdoppel nur in Papierform aufbewahrt wird. Werden die abgesandten Briefe jedoch tatsächlich elektronisch archiviert, ist eine ausschließliche Papieraufbewahrung nicht mehr zulässig.

Ein einfaches Speichern von E-Mails im E-Mail-Programm genügt übrigens nicht, da es die Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht erfüllt. Erforderlich ist ein revisionssicheres Archivsystem.

Scannen von Papierbelegen

Wer Papierbelege einscannt (z. B. mit einem Smartphone oder Multifunktionsgerät), muss sicherstellen, dass das elektronische Dokument bildlich mit dem Original übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (GoBD Rz. 130, § 147 Abs. 2 AO). Wird das gescannte Dokument per OCR-Verfahren mit Volltextinformationen angereichert, ist auch dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Aufbewahrungsfrist aufzubewahren (GoBD Rz. 130).

E-Mails: Nur Inhalt zählt

Bei E-Mails kommt es auf ihre Funktion an, nicht auf ihre technische Form (GoBD Rz. 121): Eine E-Mail, die lediglich eine Rechnung als Anhang transportiert und selbst keine aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält, muss nicht gesondert archiviert werden – wie früher der Papier-Briefumschlag. Enthält die E-Mail selbst jedoch vertragsrelevante Informationen oder stellt sie einen Handelsbrief dar, unterliegt sie der 6-Jahres-Frist.

Systemwechsel und Datenmigration

Wechselt ein Unternehmen seine Buchhaltungssoftware, muss es sicherstellen, dass die aufbewahrungspflichtigen Daten auch nach dem Wechsel vollständig und auswertbar vorhanden sind. Nach GoBD Rz. 142 ist es nicht erforderlich, die alte Hard- und Software vorzuhalten, wenn:

1. Die Daten (einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen) quantitativ und qualitativ gleichwertig in das neue System überführt werden, und
2. das neue System dieselben Auswertungen ermöglicht wie das bisherige Produktivsystem.

Andernfalls ist die ursprüngliche Hard- und Software neben den Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (GoBD Rz. 143). Eine Aufbewahrung in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien ist unzulässig, wenn dabei nicht alle aufzeichnungspflichtigen Daten übernommen werden (GoBD Rz. 144).

Typische Fehler in der Praxis

• Papierdruck statt digitaler Archivierung: Wer eine elektronisch empfangene Rechnung ausdruckt und die Datei löscht, verstößt gegen die GoBD.
• E-Mails im Standard-Postfach: Ein normales E-Mail-Programm bietet keine Unveränderbarkeit – aufbewahrungspflichtige E-Mails gehören in ein revisionssicheres Archivsystem.
• Frühzeitige Vernichtung von Lieferscheinen: Solange keine zugehörige Rechnung eingegangen ist, darf der Lieferschein nicht vernichtet werden.
• Falsche Friststartberechnung: Die Frist beginnt nicht ab Belegdatum, sondern ab Schluss des Kalenderjahres der Entstehung.
• Vergessen bei laufenden Steuerverfahren: Auch nach Ablauf der regulären Frist verlängert sich die Aufbewahrungspflicht, wenn noch Festsetzungsfristen offen sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
• Systemwechsel ohne vollständige Datenmigration: Nicht alle Daten zu migrieren kann dazu führen, dass die alte Software jahrelang vorgehalten werden muss.

Checkliste: Aufbewahrungsfristen im Griff

1. Kategorisierung aller Unterlagen nach den drei Fristkategorien (10/8/6 Jahre) durchführen.
2. Fristbeginn für jede Unterlage auf den Schluss des Entstehungs-Kalenderjahres setzen.
3. Elektronisch empfangene Dokumente (Rechnungen, E-Mails, EDI-Daten) im Originalformat in einem revisionssicheren System archivieren.
4. Scanprozesse dokumentieren: Verfahrensdokumentation für die bildliche Erfassung von Papierbelegen erstellen.
5. Lieferscheine erst nach Eingang der zugehörigen Rechnung aussortieren.
6. Bei Softwarewechsel prüfen, ob alle aufzeichnungspflichtigen Daten vollständig migriert wurden.
7. Laufende Steuerverfahren im Blick behalten – verlängern die faktische Aufbewahrungspflicht.
8. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen immer im Original aufbewahren (kein Scan als Ersatz).

Fazit

Die Aufbewahrungsfristen sind klar geregelt – aber die korrekte Umsetzung erfordert mehr als das Einlagern von Ordnern. Wer digitale und papiergebundene Unterlagen nicht systematisch trennt und archiviert, riskiert im Rahmen einer Betriebsprüfung empfindliche Nachteile. Die goldene Regel lautet: Im Zweifel länger aufbewahren, elektronische Dokumente im Originalformat sichern und ein revisionssicheres Archivsystem nutzen, das die Anforderungen der GoBD erfüllt.

Rechtsquellen

• § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen (zuletzt geändert durch Art. 4 G v. 4.2.2026 I Nr. 33)
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (zuletzt geändert durch Art. 3 G v. 10.2.2026 I Nr. 39)
• GoBD – BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (BStBl I 2019, 1269), geändert durch BMF-Schreiben vom 11.03.2024 (BStBl I 2024, 374)