Geschäftsführer

Definition

Ein Geschäftsführer ist die Person, die eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) rechtlich vertritt und deren Geschäfte führt. Er ist verantwortlich für die Umsetzung der Unternehmensstrategie und die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorschriften.

Bedeutung in der Praxis

In kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) ist der Geschäftsführer oft das Herzstück des Unternehmens. Er trägt die Verantwortung für operative Entscheidungen, die strategische Ausrichtung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Beispielsweise kann ein Geschäftsführer in einem kleinen Handwerksbetrieb sowohl die Leitung des täglichen Geschäfts als auch die Personalführung übernehmen. In einem mittelständischen Produktionsunternehmen könnte der Geschäftsführer für die Expansion in neue Märkte verantwortlich sein, wobei er sicherstellen muss, dass alle Exportvorschriften eingehalten werden. Zudem stellt der Geschäftsführer sicher, dass das Unternehmen finanziell stabil bleibt, indem er regelmäßig Berichte erstellt und analysiert, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtliche Grundlage für die Tätigkeit eines Geschäftsführers einer GmbH findet sich im GmbH-Gesetz (GmbHG). Insbesondere § 6 GmbHG regelt die Bestellung und die Eignungsvoraussetzungen eines Geschäftsführers. Der Geschäftsführer muss die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes walten lassen (§ 43 GmbHG). Ab 2024/2025 sind aktuelle Compliance-Vorschriften zu beachten, wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die sicherstellen, dass finanzielle Dokumente korrekt und zugänglich geführt werden.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Kauf von EDV-Software

Ein Unternehmen kauft EDV-Software für 500€ netto. Die Nutzungsdauer beträgt aufgrund der Digital-AfA (BMF 22.02.2021) 1 Jahr.

• Buchungssatz: Soll Betriebs- und Geschäftsausstattung (EDV-Software) 0027 (SKR03) / 0135 (SKR04) an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)

Beispiel 2: Reisekostenabrechnung eines Arbeitnehmers

Ein Arbeitnehmer reicht eine Reisekostenabrechnung über 200€ ein.

• Buchungssatz: Soll Reisekosten Arbeitnehmer 4660 (SKR03) / 6660 (SKR04) an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)

Beispiel 3: Bewirtungskosten

Ein Unternehmen bewirtet Geschäftspartner für 100€ (netto). 70% der Kosten sind abzugsfähig.

• Buchungssatz: Soll Bewirtungskosten 70% 4650 (SKR03) / 6640 (SKR04) und nicht abziehbare Bewirtungskosten 4654 (SKR03) / 6644 (SKR04) an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)

Beispiel 4: Gehaltszahlung

Ein Unternehmen zahlt Gehälter in Höhe von 5.000€ aus.

• Buchungssatz: Soll Gehälter 4120 (SKR03) / 6020 (SKR04) an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)

Beispiel 5: Verkauf von Waren

Ein Unternehmen verkauft Waren für 1.000€ zzgl. 19% USt.

• Buchungssatz: Soll Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04) an Haben Erlöse 19% USt 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) und Umsatzsteuer 19% 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04)

Häufige Fehler

1. Unzureichende Dokumentation von Geschäftsentscheidungen kann zu rechtlichen Problemen führen.
2. Vernachlässigung der Sorgfaltspflicht, was zu finanziellen Verlusten oder rechtlichen Konsequenzen führen kann.
3. Fehlende klare Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben, was steuerliche Probleme verursachen kann.
4. Unkenntnis über aktuelle gesetzliche Vorschriften, die zu Compliance-Problemen führen kann.
5. Fehler bei der Berechnung und Auszahlung von Tantiemen, die zu Unzufriedenheit bei Gesellschaftern führen können.

Tipps für KMUs

1. Stellen Sie sicher, dass alle finanziellen Transaktionen und Geschäftsentscheidungen gut dokumentiert sind.
2. Investieren Sie in Schulungen zur Aktualisierung des Wissens über rechtliche Vorschriften und Compliance.
3. Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, die GoBD-konform ist, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
4. Trennen Sie strikt zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben, um steuerliche Risiken zu minimieren.
5. Konsultieren Sie regelmäßig einen Steuerberater, um sicherzustellen, dass alle steuerlichen Verpflichtungen erfüllt werden.

Siehe auch

Der Begriff “Geschäftsführer” ist eng mit der GmbH verknüpft, da er die Gesellschaft nach außen hin vertritt. Eine Tantieme ist eine erfolgsabhängige Vergütung, die ein Geschäftsführer erhalten kann. Der Begriff VGA (Verdeckte Gewinnausschüttung) ist wichtig, um steuerliche Risiken zu vermeiden, die durch ungenaue oder unangemessene Zahlungen an den Geschäftsführer entstehen könnten.