Betriebsprüfung

Definition

Eine Betriebsprüfung ist eine systematische Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens durch das Finanzamt. Ziel ist es, die korrekte Versteuerung sicherzustellen und steuerliche Ungenauigkeiten oder Unregelmäßigkeiten aufzudecken.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) kann eine Betriebsprüfung eine erhebliche Belastung darstellen. Sie erfordert oft die Bereitstellung umfangreicher Dokumentationen und kann bei Unregelmäßigkeiten zu Steuernachforderungen führen. Beispielsweise kann ein KMU, das in der Gastronomie tätig ist, während einer Betriebsprüfung aufgefordert werden, Kassenberichte und Umsatzsteuererklärungen der letzten Jahre zur Prüfung vorzulegen.

Ein weiteres Beispiel ist ein IT-Dienstleister, der regelmäßig Betriebsprüfungen unterzogen wird, um sicherzustellen, dass alle Einkünfte korrekt deklariert und alle Abzüge ordnungsgemäß belegt sind. Die Ergebnisse einer Betriebsprüfung können sich erheblich auf die Liquidität eines Unternehmens auswirken, insbesondere wenn Steuern nachgezahlt werden müssen.

Für KMUs ist es daher essentiell, sich gut auf Betriebsprüfungen vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle steuerrelevanten Unterlagen ordnungsgemäß und fristgerecht geführt werden. Eine saubere Buchführung und das Einhalten der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sind entscheidend, um mögliche Sanktionen zu vermeiden.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen für Betriebsprüfungen finden sich in der Abgabenordnung (AO), insbesondere in den §§ 193-203. Diese Paragraphen regeln den Ablauf, die Rechte und Pflichten der Prüfer sowie der geprüften Unternehmen.

Aktuell, 2024/2025, legen die gesetzlichen Vorschriften fest, dass Betriebsprüfungen in regelmäßigen Abständen oder anlassbezogen stattfinden können. Die Prüfungen sollen sicherstellen, dass Unternehmen den steuerlichen Verpflichtungen nachkommen und die steuerlichen Grundlagen korrekt ermitteln.

Die Prüfungsanordnung muss schriftlich erfolgen und enthält Informationen über den Prüfungszeitraum und den Umfang der Prüfung. Unternehmen haben das Recht, Einsicht in die Prüfungsunterlagen zu nehmen und können bei Unstimmigkeiten Rechtsmittel einlegen.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Bareinzahlung eines Kunden

Ein Kunde zahlt eine Rechnung bar. Der Buchungssatz lautet:

• Soll Kasse 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04) an Haben Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04)

Beispiel 2: Kauf von Büromaterial

Büromaterial wird bar bezahlt. Der Buchungssatz lautet:

• Soll Büromaterial 4900 (SKR03) / 6800 (SKR04) an Haben Kasse 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04)

Beispiel 3: Abschreibung eines GWG

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) wird angeschafft und sofort abgeschrieben. Die GWG-Grenze beträgt 800€ netto (Stand 2025).

• Soll Abschreibungen auf Sachanlagen 4830 (SKR03) / 6220 (SKR04) an Haben Betriebs- und Geschäftsausstattung 0410 (SKR03) / 0650 (SKR04)

Beispiel 4: Verkauf von Waren mit 19% Umsatzsteuer

Ein Unternehmen verkauft Waren im Wert von 1.000€ zzgl. 19% Umsatzsteuer.

• Soll Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04) an Haben Erlöse 19% USt 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) und an Haben Umsatzsteuer 19% 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04)

Beispiel 5: Kauf von Waren mit 19% Vorsteuer

Ein Unternehmen kauft Waren im Wert von 1.000€ zzgl. 19% Vorsteuer.

• Soll Wareneingang 19% Vorsteuer 3400 (SKR03) / 5400 (SKR04) und Soll Abziehbare Vorsteuer 19% 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) an Haben Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04)

Häufige Fehler

1. Unvollständige oder fehlerhafte Buchführungsunterlagen.
2. Nicht korrekte oder verspätete Reaktion auf die Prüfungsanordnung.
3. Fehlende oder mangelhafte Vorbereitung auf die Prüfung.
4. Ignorieren der GoBD-Anforderungen.
5. Unzureichende Kommunikation mit dem Finanzamt während der Prüfung.

Tipps für KMUs

1. Führen Sie eine ordnungsgemäße und aktuelle Buchhaltung, die den GoBD entspricht.
2. Bereiten Sie sich gut auf Betriebsprüfungen vor, sammeln Sie alle relevanten Unterlagen im Voraus.
3. Arbeiten Sie eng mit Ihrem Steuerberater zusammen, um Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
4. Reagieren Sie zeitnah auf Prüfungsanordnungen und kommunizieren Sie offen mit dem Finanzamt.
5. Nutzen Sie digitale Lösungen zur Buchhaltung und Dokumentenverwaltung, um die Einhaltung von GoBD sicherzustellen.

Wichtige Hinweise zu aktuellen Regelungen (Stand 2025)

• Digital-AfA (BMF 22.02.2021): Für Software und Hardware beträgt die Nutzungsdauer nur noch 1 Jahr.
• GWG-Grenze: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800€ netto können sofort abgeschrieben werden.
• Sammelposten: Für Wirtschaftsgüter zwischen 250€ und 1.000€ netto kann ein Sammelposten gebildet werden.
• Kleinunternehmergrenze: Die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer beträgt 22.000€ im Vorjahr.

Siehe auch

Betriebsprüfungen stehen in engem Zusammenhang mit den GoBD, die die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und Dokumentation definieren. Das Finanzamt ist die zuständige Behörde, die Betriebsprüfungen durchführt und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften sicherstellt.