Aufwendungen

Definition

Aufwendungen sind in der Buchführung alle Ausgaben, die ein Unternehmen zur Erzielung von Erträgen aufbringt. Sie spiegeln den Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen wider und werden in der [Gewinn- und Verlustrechnung](/lexikon/glossar/gewinn-und-verlustrechnung “Gewinn- und Verlustrechnung - Definition und Bedeutung”) ([GuV](/lexikon/glossar/guv “GuV - Definition und Bedeutung”)) erfasst.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) sind Aufwendungen ein zentraler Bestandteil der finanziellen Buchführung. Sie beeinflussen direkt den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens, da sie von den Erträgen abgezogen werden. Ein präzises Management der Aufwendungen ermöglicht es KMUs, ihre finanzielle Gesundheit zu überwachen und strategische Entscheidungen zu treffen.

Zum Beispiel muss ein Einzelhändler seine Einkaufskosten, Gehälter und Mietzahlungen als Aufwendungen erfassen. Diese Informationen helfen dem Management, die Rentabilität der Geschäftsaktivitäten zu bewerten. Eine ungenaue Erfassung kann zu falschen Entscheidungen führen, etwa bei der Preisgestaltung oder bei Investitionen.

Ein weiterer praktischer Aspekt ist die Budgetierung. KMUs erstellen oft Budgets, um ihre zukünftigen Aufwendungen zu planen. Ein Bauunternehmen könnte beispielsweise Budgets für Materialkosten und Löhne erstellen, um sicherzustellen, dass Projekte profitabel bleiben.

Rechtliche Grundlagen

Die Erfassung von Aufwendungen unterliegt den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB), insbesondere den Paragraphen zur Buchführungspflicht (§§ 238 ff. HGB). Diese Vorschriften verlangen von Unternehmen, ihre Aufwendungen ordnungsgemäß und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Das Einkommensteuergesetz (EStG) ist ebenfalls relevant, da es die steuerliche Behandlung von Aufwendungen regelt. Hierbei ist besonders auf die Abgrenzung zwischen betrieblichen und privaten Ausgaben zu achten, um steuerliche Nachteile zu vermeiden. Die [GoBD](/lexikon/glossar/gobd “GoBD - Definition und Bedeutung”) (Grundsätze zur [ordnungsmäßigen](/lexikon/glossar/ordnungsmaessigkeit “Ordnungsmäßigkeit - Definition und Bedeutung”) Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sichern zudem die Einhaltung digitaler Buchführungsprozesse.

Praxisbeispiele

Hier sind einige Beispiele für die Verbuchung von Aufwendungen, jeweils mit Konten für [SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”) und [SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”):

Beispiel 1: Wareneinkauf

Ein Unternehmen kauft Waren im Wert von 1.000,00 € zzgl. 19% [Umsatzsteuer](/lexikon/glossar/umsatzsteuer “Umsatzsteuer - Definition und Bedeutung”).

Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Wareneingang 19% [Vorsteuer](/lexikon/glossar/vorsteuer “Vorsteuer - Definition und Bedeutung”)	3400	5400	1.000,00 €
Abziehbare Vorsteuer 19%	1576	1406	190,00 €
an [Verbindlichkeiten](/lexikon/glossar/verbindlichkeiten “Verbindlichkeiten - Definition und Bedeutung”) aus Lieferungen u. Leistungen	1600	3300	1.190,00 €

[Buchungssatz](/lexikon/glossar/buchungssatz “Buchungssatz - Definition und Bedeutung”): Soll Wareneingang 19% Vorsteuer 3400 (SKR03) / 5400 (SKR04) 1.000,00 € und Soll Abziehbare Vorsteuer 19% 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) 190,00 € an Haben Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04) 1.190,00 €.

Beispiel 2: Gehaltszahlung

Ein Unternehmen zahlt Gehälter in Höhe von 5.000,00 € an seine Mitarbeiter.

Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Gehälter	4120	6020	5.000,00 €
an Bank	1200	1800	5.000,00 €

Buchungssatz: Soll Gehälter 4120 (SKR03) / 6020 (SKR04) 5.000,00 € an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) 5.000,00 €.

Beispiel 3: Abschreibung einer Maschine

Eine Maschine wird mit 1.000,00 € abgeschrieben.

Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Abschreibungen auf Sachanlagen	4830	6220	1.000,00 €
an Maschine (aktivisches Bestandskonto)	0…	0…	1.000,00 €

Buchungssatz: Soll Abschreibungen auf Sachanlagen 4830 (SKR03) / 6220 (SKR04) 1.000,00 € an Haben Maschine (entsprechendes Anlagekonto) 1.000,00 €. (Hinweis: Das Gegenkonto ist das jeweilige Anlagekonto der Maschine, z.B. “Technische Anlagen und Maschinen”).

Beispiel 4: Büromaterial

Ein Unternehmen kauft Büromaterial für 50,00 € netto.

Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Büromaterial	4900	6800	50,00 €
an Kasse	1000	1600	50,00 €

Buchungssatz: Soll Büromaterial 4900 (SKR03) / 6800 (SKR04) 50,00 € an Haben Kasse 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04) 50,00 €.

Häufige Fehler

1. Verwechslung von Aufwendungen und Investitionen: Aufwendungen sind laufende Kosten, während Investitionen langfristige Vermögenswerte betreffen.
2. Unvollständige Erfassung von Aufwendungen, was zu ungenauen Finanzberichten führt.
3. Falsche Zuordnung von privat veranlassten Kosten als betriebliche Aufwendungen.
4. Nichtbeachtung der GoBD-konformen Dokumentation.
5. Übersehen von Abschreibungen als Teil der Aufwendungen.

Tipps für KMUs

1. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer Aufwendungen durch, um Kosteneinsparungspotenziale zu identifizieren.
2. Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, die GoBD-konform ist, um Ihre Aufwendungen effizient zu erfassen.
3. Schulen Sie Ihr Personal in der korrekten Erfassung und Zuordnung von Aufwendungen.
4. Erstellen Sie detaillierte Budgets, um die Kontrolle über Ihre Ausgaben zu behalten.
5. Konsultieren Sie regelmäßig einen Steuerberater, um sicherzustellen, dass Ihre Aufwendungen korrekt erfasst und steuerlich optimal behandelt werden.

Wichtige Hinweise für 2025:

• Digital-AfA: Gemäß BMF-Schreiben vom 22.02.2021 können Software und Hardware über eine Nutzungsdauer von 1 Jahr abgeschrieben werden.
• GWG-Grenze: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis zu einem Netto-Wert von 800,00 € können sofort abgeschrieben werden.
• Sammelposten: Für Wirtschaftsgüter mit einem Netto-Wert zwischen 250,00 € und 1.000,00 € kann ein Sammelposten gebildet werden, der über 5 Jahre abgeschrieben wird.
• Kleinunternehmergrenze: Die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer beträgt 22.000,00 € im Vorjahr.

Siehe auch

Aufwendungen stehen in direktem Zusammenhang mit Erträgen, da sie beide in der Gewinn- und Verlustrechnung (/lexikon/glossar/guv) gegenübergestellt werden, um den Unternehmenserfolg zu ermitteln. Während Erträge die Einnahmen eines Unternehmens darstellen, sind Aufwendungen die damit verbundenen Kosten.