Aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP) buchen

Überblick

Bei der aktiven Rechnungsabgrenzung (ARAP) handelt es sich um eine Buchung, die zum Jahresende durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass Ausgaben periodengerecht zugeordnet werden. Diese Buchung ist erforderlich, wenn Ausgaben in einer Abrechnungsperiode getätigt werden, die wirtschaftlich jedoch einer späteren Periode zuzuordnen sind.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Vorauszahlungen für Miete oder Leasingverträge, die sich auf das nächste Jahr erstrecken.
• Versicherungsprämien, die im Voraus für das kommende Jahr bezahlt werden.
• Wartungsverträge, die im Voraus bezahlt werden, aber Dienstleistungen im nächsten Jahr betreffen.
• Sonstige Vorauszahlungen für Dienstleistungen oder Waren, die im nächsten Jahr erbracht werden.

Buchungssatz

Die Buchung erfolgt auf das Konto Aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP).

Wichtige Kontenreferenz:

• Aktive Rechnungsabgrenzung: SKR03=0980, SKR04=1900
• Bank: SKR03=1200, SKR04=1800
• Versicherungen: SKR03=4360, SKR04=6400
• Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter): SKR03=4210, SKR04=6310

Vorsicht bei der Nummer 1900: Im SKR04 ist das die aktive Rechnungsabgrenzung, im SKR03 dagegen ein Privatkonto. Die SKR04-Nummer 1700 ist nicht die Abgrenzung, sondern ein Bankkonto.

Wurde die Zahlung unterjährig schon als Aufwand gebucht, lautet die Abgrenzungsbuchung zum Stichtag stattdessen: Aktive Rechnungsabgrenzung im Soll an das betreffende Aufwandskonto im Haben. Abgegrenzt wird der Nettobetrag, die Vorsteuer bleibt im Zahlungsjahr und wird nicht abgegrenzt.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Ermittlung der Vorauszahlungen: Überprüfe alle Ausgaben, die im aktuellen Geschäftsjahr bezahlt wurden, aber wirtschaftlich dem nächsten Jahr zugeordnet werden sollten.
2. Betrag festlegen: Summiere alle relevanten Beträge, die abgegrenzt werden müssen.
3. Buchung vornehmen: Erstelle den Buchungssatz mit dem Konto Aktive Rechnungsabgrenzung 0980 (SKR03) / 1900 (SKR04) im Soll und dem Konto Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) im Haben. War die Zahlung bereits als Aufwand gebucht, steht im Haben das Aufwandskonto.
4. Auflösung planen: Im Folgejahr wird der Posten wieder aufgelöst, indem das Aufwandskonto im Soll und die Rechnungsabgrenzung im Haben gebucht wird.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Ein Unternehmen hat im Dezember 2024 eine Versicherungsprämie von 1.200€ für das Jahr 2025 im Voraus bezahlt.

Berechnung: Die gesamte Prämie von 1.200€ betrifft das Jahr 2025 und muss daher abgegrenzt werden.

Buchung im Dezember 2024:

Auflösung im Januar 2025:

Wird die Prämie über zwölf Monate verteilt, kann die Auflösung auch monatlich mit 100,00 € erfolgen.

Wichtige Hinweise

• Stelle sicher, dass alle Vorauszahlungen korrekt ermittelt werden, um eine präzise Abgrenzung zu gewährleisten.
• Die Abgrenzung betrifft ausschließlich den Teil der Zahlung, der in die nächste Abrechnungsperiode fällt.
• Die aktive Rechnungsabgrenzung muss im Folgejahr aufgelöst werden, um die Zahlung den richtigen Perioden zuzuordnen.
• Überprüfe regelmäßig die Notwendigkeit der Abgrenzung, insbesondere bei sich ändernden Verträgen.
• Dokumentiere alle Buchungen sorgfältig, um bei Prüfungen Nachweise zu haben.

Häufige Fehler

• Falsche Zuordnung: Nicht alle Vorauszahlungen korrekt ermitteln und abgrenzen.
• Nicht-Auflösung im Folgejahr: Vergessen, die Abgrenzung im neuen Jahr wieder aufzulösen.
• Falsche Beträge: Unvollständige oder fehlerhafte Beträge abgrenzen.

Rechtliche Grundlagen

Nach § 250 Abs. 1 HGB sind als Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen. Entscheidend ist das Merkmal “bestimmte Zeit”: Ohne einen zeitlich abgrenzbaren Zeitraum ist kein Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden.

Tipps für die Praxis

• Verwende Softwarelösungen, die Buchungen automatisch abgrenzen, um Fehler zu minimieren.
• Erstelle eine Liste aller regelmäßig zu zahlenden Vorauszahlungen, um den Überblick zu behalten.
• Setze Erinnerungen für das Auflösen von Abgrenzungen im neuen Jahr.
• Halte Rücksprache mit deinem Steuerberater, falls Unsicherheiten bei der Abgrenzung bestehen.

Diese Anleitung soll Dir helfen, die aktive Rechnungsabgrenzung korrekt und effizient in Deinem Unternehmen umzusetzen. Beachte die rechtlichen Grundlagen und vermeide typische Fehler, um einen präzisen Jahresabschluss zu gewährleisten.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)
• BMF-Schreiben zur E-Bilanz (28.09.2011 (laufend aktualisiert), BStBl I 2011, 855)

Kontonummern geprueft gegen DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), Stand 2026, sowie buchungssatz.de am 2026-09-08.