Gehaltszahlung buchen

Überblick

Die Buchung von Gehaltszahlungen ist ein zentraler Bestandteil der Lohnbuchhaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Sie bildet drei Dinge in einem Buchungssatz ab: den Bruttolohn als Aufwand, den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung als zusätzlichen Aufwand und die Aufteilung in Nettoauszahlung, abzuführende Steuern und abzuführende Sozialversicherungsbeiträge.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Wenn die monatlichen Gehälter an die Mitarbeiter ausgezahlt werden.
• Bei der Abführung der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung.
• Zur Erfassung der Lohnsteuerverbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt.
• Bei der regelmäßigen Erstellung von Gehaltsabrechnungen.

Buchungssatz

Wichtige Kontenreferenz:

• Gehälter: SKR03=4120, SKR04=6020
• Löhne: SKR03=4110, SKR04=6010
• Löhne und Gehälter (Sammelkonto): SKR03=4100, SKR04=6000
• Gesetzliche soziale Aufwendungen: SKR03=4130, SKR04=6110
• Bank: SKR03=1200, SKR04=1800
• Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer: SKR03=1741, SKR04=3730
• Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit: SKR03=1742, SKR04=3740

Wird das Nettogehalt nicht sofort überwiesen, tritt an die Stelle der Bank zunächst Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt (SKR03 1740 / SKR04 3720).

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Bruttolohn erfassen: Der Bruttolohn aus der Lohnabrechnung geht im Soll auf Gehälter 4120 (SKR03) / 6020 (SKR04). Für gewerbliche Arbeitnehmer nutzt man Löhne 4110 (SKR03) / 6010 (SKR04).

2. Arbeitgeberanteil buchen: Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung ist zusätzlicher Aufwand und geht im Soll auf Gesetzliche soziale Aufwendungen 4130 (SKR03) / 6110 (SKR04). Er ist nicht Teil des Bruttolohns.

3. Steuern als Verbindlichkeit ausweisen: Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag werden vom Bruttolohn einbehalten und im Haben auf 1741 (SKR03) / 3730 (SKR04) gebucht, bis sie an das Finanzamt abgeführt sind.

4. Sozialversicherung als Verbindlichkeit ausweisen: Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zusammen gehen im Haben auf 1742 (SKR03) / 3740 (SKR04), bis der Beitragsnachweis bei der Krankenkasse ausgeglichen ist.

5. Nettobetrag auszahlen: Was nach Abzug von Steuern und Arbeitnehmeranteil bleibt, ist die Nettoauszahlung im Haben auf Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04).

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Ein kleines Unternehmen zahlt 10.000,00 € Bruttogehälter. Einbehalten werden 1.500,00 € Lohnsteuer und 2.000,00 € Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung beträgt ebenfalls 2.000,00 €.

Berechnung:

• Bruttogehälter: 10.000,00 €
• Lohnsteuer (einbehalten): 1.500,00 €
• Arbeitnehmeranteil Sozialversicherung: 2.000,00 €
• Nettoauszahlung: 10.000,00 € - 1.500,00 € - 2.000,00 € = 6.500,00 €
• Arbeitgeberanteil Sozialversicherung: 2.000,00 €
• Sozialversicherung insgesamt: 2.000,00 € + 2.000,00 € = 4.000,00 €

Buchung:

Probe: Soll 10.000,00 € + 2.000,00 € = 12.000,00 €. Haben 6.500,00 € + 1.500,00 € + 4.000,00 € = 12.000,00 €.

Der Personalaufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung beträgt damit 12.000,00 €, ausgezahlt werden an die Mitarbeiter 6.500,00 €.

Wichtige Hinweise

• Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung ist zusätzlicher Aufwand und darf nicht im Bruttolohn stecken, sonst ist der Personalaufwand doppelt erfasst.
• Die Nettoauszahlung ist nicht der Bruttolohn. Über die Bank fließt nur der Betrag, der beim Arbeitnehmer ankommt.
• Steuern und Sozialversicherungsbeiträge bleiben bis zur Abführung Verbindlichkeiten. Erst die Zahlung an Finanzamt und Krankenkasse löst diese Konten wieder auf.
• Die Buchung gehört in den Monat, für den abgerechnet wird, auch wenn die Zahlung erst im Folgemonat erfolgt.
• Halte Lohnabrechnung, Lohnsteuer-Anmeldung und Beitragsnachweis als Belege zusammen.

Häufige Fehler

• Soll und Haben gehen nicht auf, weil der Bruttolohn im Soll steht, im Haben aber ebenfalls der Bruttobetrag über die Bank läuft.
• Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung wird vergessen, dadurch ist der Personalaufwand zu niedrig.
• Lohnsteuer und Sozialversicherung landen auf einem gemeinsamen Konto, dadurch lassen sich Finanzamt und Krankenkassen nicht mehr getrennt abstimmen.
• Es wird auf ein Konto gebucht, das im anderen Kontenrahmen etwas anderes bedeutet: SKR04 3730 ist die Lohn- und Kirchensteuer, SKR03 3730 dagegen sind die erhaltenen Skonti.

Rechtliche Grundlagen

Der Arbeitgeber ist nach § 38 Abs. 3 EStG verpflichtet, die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung vom Arbeitslohn einzubehalten, und muss sie nach § 41a EStG anmelden und abführen. Für die Sozialversicherung gilt § 28e SGB IV: Den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, also Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil, schuldet der Arbeitgeber.

Tipps für die Praxis

• Nutze eine Lohnbuchhaltungssoftware, die den Buchungssatz aus der Abrechnung erzeugt.
• Stimme die Konten 1741 / 3730 und 1742 / 3740 monatlich gegen die Lohnsteuer-Anmeldung und den Beitragsnachweis ab. Bleibt dort ein Rest stehen, stimmt etwas nicht.
• Trenne Löhne und Gehälter auf getrennten Konten, wenn du beide Gruppen beschäftigst.
• Plane die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge in der Liquiditätsplanung ein, sie liegt vor dem üblichen Zahlungsziel von Lieferantenrechnungen.

Rechtsquellen

Die folgenden Vorschriften bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• § 38 EStG - Erhebung der Lohnsteuer
• § 41a EStG - Lohnsteuer-Anmeldung und Abführung
• § 28e SGB IV - Zahlungspflicht des Arbeitgebers
• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)

Kontonummern geprueft gegen DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), Stand 2026, sowie buchungssatz.de am 2026-09-08.