Konto 6815

Zusammenfassung

Das Buchungskonto 6815 “Büromaterial” im [SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”) (Gesamtkostenverfahren) bzw. 7300 “Büromaterial” im [SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”) (Umsatzkostenverfahren) [Kontenrahmen](/lexikon/glossar/kontenrahmen “Kontenrahmen - Definition und Bedeutung”) dient der Erfassung von Aufwendungen für Materialien, die im Büroalltag verbraucht werden. Es handelt sich um ein Aufwandskonto, das unter die Kategorie “Sonstige betriebliche Aufwendungen” fällt und hilft, die betrieblichen Ausgaben für Büromaterialien transparent und nachvollziehbar zu organisieren. Die korrekte Kontenwahl ist abhängig vom verwendeten Kontenrahmen und dem gewählten Gliederungsprinzip (Gesamtkosten- vs. Umsatzkostenverfahren).

Verwendungszweck

Das Konto “Büromaterial” wird immer dann verwendet, wenn Materialien angeschafft werden, die im Bürobetrieb benötigt und verbraucht werden. Dazu gehören Gegenstände wie Papier, Stifte, Druckertinte, Ordner, Klebstoff, Büroklammern und andere Verbrauchsmaterialien, die zur Erledigung der täglichen Büroarbeiten notwendig sind.

In der Praxis wird das Konto häufig bei der Bestellung von Büromaterialien bei einem Lieferanten angesprochen. Nehmen wir an, ein Unternehmen kauft monatlich Büromaterial im Wert von 200 €, um den reibungslosen Ablauf im Büro sicherzustellen. Diese Ausgaben werden dann gesammelt auf das entsprechende Konto gebucht (SKR03 oder SKR04, je nach verwendetem Kontenrahmen).

Auch wenn größere Mengen an Büromaterial, zum Beispiel bei Sonderaktionen für das gesamte Jahr eingekauft werden, wird dieser Aufwand über das entsprechende Konto erfasst. Wichtig ist, dass nur solche Materialien erfasst werden, die tatsächlich im Büro verwendet werden und nicht solche, die an Kunden weitergegeben oder für andere Zwecke eingesetzt werden. Materialien, die als Werbegeschenke dienen, sind beispielsweise auf einem anderen Konto zu verbuchen.

Steuerliche Aspekte

Beim Einkauf von Büromaterial fällt in der Regel die [Vorsteuer](/lexikon/glossar/vorsteuer “Vorsteuer - Definition und Bedeutung”) an, die bei der Umsatzsteueranmeldung geltend gemacht werden kann. Dies bedeutet, dass Unternehmen die gezahlte Vorsteuer von ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen können. Es ist wichtig, dass alle Belege den Anforderungen der [GoBD](/lexikon/glossar/gobd “GoBD - Definition und Bedeutung”) (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen, um steuerliche Abzugsfähigkeit zu gewährleisten.

Die [Umsatzsteuer](/lexikon/glossar/umsatzsteuer “Umsatzsteuer - Definition und Bedeutung”) für Büromaterial beträgt standardmäßig 19 %. Es ist zu beachten, dass die steuerliche Behandlung sich eventuell bei Verkäufen oder Verteilungen von Büromaterial ändern kann. Unternehmen sollten darauf achten, dass alle Rechnungen korrekt ausgestellt sind und die Vorsteuer gesondert ausgewiesen ist. Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto) sind vereinfachte Anforderungen an den Vorsteuerabzug zu beachten.

Buchungsbeispiele

Die folgenden Buchungsbeispiele zeigen die korrekte Kontierung für die Kontenrahmen SKR03 und SKR04.

Beispiel 1: Kauf von Druckerpapier

Beschreibung	Soll (SKR03)	Haben (SKR03)	Soll (SKR04)	Haben (SKR04)
Kauf von Druckerpapier für 50 € (netto)	6815	1600	7300	3300
Vorsteuer 19% (9,50 €)	1576		1406
Verbindlichkeiten aus Lieferungen u. Leistungen		1600		3300

Buchungssatz (SKR03): Soll 6815 Büromaterial 50,00 € und Soll 1576 Abziehbare Vorsteuer 19% 9,50 € an Haben 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 59,50 € Buchungssatz (SKR04): Soll 7300 Büromaterial 50,00 € und Soll 1406 Abziehbare Vorsteuer 19% 9,50 € an Haben 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 59,50 €

Ein Unternehmen kauft Druckerpapier für 50 € netto, zzgl. 19% USt., um den Büroalltag sicherzustellen. Die Rechnung wird noch nicht bezahlt.

Beispiel 2: Bestellung von Kugelschreibern und sofortige Bankzahlung

Beschreibung	Soll (SKR03)	Haben (SKR03)	Soll (SKR04)	Haben (SKR04)
Kauf von Kugelschreibern für 30 € (netto)	6815	1200	7300	1800
Vorsteuer 19% (5,70 €)	1576		1406
Bank		1200		1800

Buchungssatz (SKR03): Soll 6815 Büromaterial 30,00 € und Soll 1576 Abziehbare Vorsteuer 19% 5,70 € an Haben 1200 Bank 35,70 € Buchungssatz (SKR04): Soll 7300 Büromaterial 30,00 € und Soll 1406 Abziehbare Vorsteuer 19% 5,70 € an Haben 1800 Bank 35,70 €

Kugelschreiber werden für 30 € netto zzgl. 19% USt. bestellt und direkt per Banküberweisung bezahlt.

Beispiel 3: Einkauf von Druckerpatronen auf Rechnung

Beschreibung	Soll (SKR03)	Haben (SKR03)	Soll (SKR04)	Haben (SKR04)
Kauf von Druckerpatronen für 100 € (netto)	6815	1600	7300	3300
Vorsteuer 19% (19,00 €)	1576		1406
Verbindlichkeiten aus Lieferungen u. Leistungen		1600		3300

Buchungssatz (SKR03): Soll 6815 Büromaterial 100,00 € und Soll 1576 Abziehbare Vorsteuer 19% 19,00 € an Haben 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 119,00 € Buchungssatz (SKR04): Soll 7300 Büromaterial 100,00 € und Soll 1406 Abziehbare Vorsteuer 19% 19,00 € an Haben 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 119,00 €

Ein Unternehmen erwirbt Druckerpatronen im Wert von 100 € netto zzgl. 19% USt. auf Rechnung.

Beispiel 4: Barzahlung für Notizblöcke

Beschreibung	Soll (SKR03)	Haben (SKR03)	Soll (SKR04)	Haben (SKR04)
Kauf von Notizblöcken für 20 € (netto)	6815	1000	7300	1600
Vorsteuer 19% (3,80 €)	1576		1406
Kasse		1000		1600

Buchungssatz (SKR03): Soll 6815 Büromaterial 20,00 € und Soll 1576 Abziehbare Vorsteuer 19% 3,80 € an Haben 1000 Kasse 23,80 € Buchungssatz (SKR04): Soll 7300 Büromaterial 20,00 € und Soll 1406 Abziehbare Vorsteuer 19% 3,80 € an Haben 1600 Kasse 23,80 €

Notizblöcke werden für 20 € netto zzgl. 19% USt. bar im Schreibwarengeschäft gekauft.

Häufige Fehler und Fallstricke

• Verwechslung mit [Anlagevermögen](/lexikon/glossar/anlagevermoegen “Anlagevermögen - Definition und Bedeutung”): Büromaterialien, die regelmäßig verbraucht werden, sollten nicht als Anlagevermögen erfasst werden. Langlebige Wirtschaftsgüter wie z.B. ein Schreibtisch sind Anlagevermögen und müssen aktiviert werden.
• Falsche Kontozuordnung: Materialien, die nicht direkt für den Bürobetrieb genutzt werden, dürfen nicht auf Konto 6815 (SKR03) bzw. 7300 (SKR04) gebucht werden. Werbemittel oder Materialien für die Produktion sind auf anderen Konten zu erfassen.
• Umsatzsteuer nicht korrekt ausgewiesen: Fehlender oder falscher Umsatzsteuerausweis auf Rechnungen kann den Vorsteuerabzug gefährden. Achten Sie auf die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer auf der Rechnung.
• Nicht belegte Ausgaben: Fehlende oder unvollständige Belege führen zu Problemen bei der steuerlichen Abzugsfähigkeit. Sammeln Sie alle Belege und ordnen Sie diese den entsprechenden Buchungen zu.
• Doppelte Buchungen: Versehentliche doppelte Erfassung von Einkäufen verfälscht die Ausgabenübersicht. Kontrollieren Sie regelmäßig Ihre Buchungen auf Plausibilität.
• Fehlende Trennung von privatem und geschäftlichem Verbrauch: Vermischung kann steuerliche Nachteile mit sich bringen. Achten Sie darauf, private und geschäftliche Ausgaben strikt zu trennen.
• Nichtbeachtung von GoBD: Unzureichende Belegführung und Dokumentation kann zu Beanstandungen bei Betriebsprüfungen führen. Die GoBD fordern eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller Geschäftsvorfälle.

Rechtstipps und Best Practices

• Sorgfältige Belegerfassung: Achten Sie darauf, dass alle Einkäufe von Büromaterialien durch ordnungsgemäße Belege dokumentiert sind, die den GoBD entsprechen.
• Regelmäßige Bestandskontrolle: Führen Sie regelmäßig Inventuren durch, um den tatsächlichen Verbrauch zu überprüfen und den Einkauf besser zu planen. Dies hilft auch, unnötige Ausgaben zu vermeiden.
• Vorsteuerkorrektur: Stellen Sie sicher, dass die Vorsteuer aus allen Büromaterialrechnungen korrekt erfasst und bei der Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigt wird.
• Trennung von Privat- und Firmenbedarf: Vermeiden Sie es, private Einkäufe über das Geschäftskonto abzurechnen, um Probleme bei der Steuerprüfung zu vermeiden.
• Digitale Belegarchivierung: Nutzen Sie ein digitales System zur Belegverwaltung, um die Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit zu erhöhen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen.
• Kontenrahmen beachten: Verwenden Sie den korrekten Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und das entsprechende Konto für Büromaterial (6815 oder 7300).