Konto 6815

Zusammenfassung

Das Buchungskonto 6815 “Bürobedarf” im SKR04-Kontenrahmen dient der Erfassung von Aufwendungen für Materialien und Verbrauchsgüter, die im Büroalltag benötigt werden. Es gehört zur Kontengruppe “Sonstige betriebliche Aufwendungen”, in der sich auch Konten für Porto (6800), Telefon (6805) oder Fachliteratur (6820) befinden. Im SKR03 entspricht diesem Konto die Nummer 4930 (Büromaterial).

Hinweis: Das Konto 6815 wird häufig fälschlich mit Energiekosten (Strom, Heizung, Wasser) verwechselt. Diese gehören im SKR04 auf das Konto 6325 (Gas, Strom, Wasser) bzw. im SKR03 auf das Konto 4240.

Verwendungszweck

Das Konto 6815 wird verwendet, um alle Ausgaben für Büromaterialien und Verbrauchsgüter zu erfassen, die im täglichen Geschäftsbetrieb benötigt werden. Typische Buchungen umfassen:

• Schreibmaterialien: Stifte, Kugelschreiber, Marker, Bleistifte
• Papier und Druckerzubehör: Druckerpapier, Kopierpapier, Druckerpatronen, Toner
• Ordnungsmaterialien: Ordner, Hefter, Büroklammern, Heftklammern, Trennblätter
• Klebemittel und Hilfsmittel: Klebstoff, Klebeband, Korrekturroller
• Sonstiges Büromaterial: Notizblöcke, Haftnotizen, Briefumschläge, Stempel

In der Praxis wird das Konto 6815 bei der Zahlung von Rechnungen an Bürobedarfshändler oder bei Einkäufen im Schreibwarengeschäft angesprochen. Unternehmen buchen diese Kosten hier, um eine klare Übersicht über die Verwaltungskosten zu erhalten und diese von anderen Aufwandsarten wie Raumkosten oder Personalkosten abzugrenzen.

Nicht auf dieses Konto gehören Materialien, die in der Produktion eingesetzt werden, Werbemittel oder Geschenke an Kunden. Diese sind auf den entsprechenden Fachkonten zu erfassen.

Steuerliche Aspekte

Beim Einkauf von Bürobedarf fällt in der Regel Umsatzsteuer in Höhe von 19% an. Vorsteuerberechtigte Unternehmen können die gezahlte Vorsteuer bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend machen.

Alle Belege müssen den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen an den Vorsteuerabzug.

Bürobedarfskosten sind als Betriebsausgaben voll abzugsfähig und mindern den steuerpflichtigen Gewinn. Eine Aktivierung als Anlagevermögen ist nicht erforderlich, da es sich um Verbrauchsmaterialien handelt.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Kauf von Druckerpapier auf Rechnung

Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Bürobedarf	4930	6815	100,00 €
Abziehbare Vorsteuer 19%	1576	1406	19,00 €
Verbindlichkeiten aus LuL	1600	3300	119,00 €

Buchungssatz: Soll 4930 (SKR03) / 6815 (SKR04) Bürobedarf 100,00 € und Soll 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) Abziehbare Vorsteuer 19% 19,00 € an Haben 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04) Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 119,00 €

Ein Unternehmen bestellt Druckerpapier für 100,00 € netto bei einem Bürobedarfshändler. Die Rechnung wird zunächst nicht bezahlt.

Beispiel 2: Barkauf von Büromaterial

Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Bürobedarf	4930	6815	50,00 €
Abziehbare Vorsteuer 19%	1576	1406	9,50 €
Kasse	1000	1600	59,50 €

Buchungssatz: Soll 4930 (SKR03) / 6815 (SKR04) Bürobedarf 50,00 € und Soll 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) Abziehbare Vorsteuer 19% 9,50 € an Haben 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04) Kasse 59,50 €

Im Schreibwarengeschäft werden Stifte und Notizblöcke für 50,00 € netto bar gekauft.

Beispiel 3: Online-Bestellung mit Banküberweisung

Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Bürobedarf	4930	6815	200,00 €
Abziehbare Vorsteuer 19%	1576	1406	38,00 €
Bank	1200	1800	238,00 €

Buchungssatz: Soll 4930 (SKR03) / 6815 (SKR04) Bürobedarf 200,00 € und Soll 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) Abziehbare Vorsteuer 19% 38,00 € an Haben 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank 238,00 €

Druckerpatronen und Ordner werden online bestellt und per Banküberweisung bezahlt.

Häufige Fehler und Fallstricke

• Verwechslung mit Energiekosten: Das Konto 6815 (SKR04) ist für Bürobedarf vorgesehen, nicht für Strom, Heizung oder Wasser. Energiekosten gehören auf Konto 6325 (SKR04) bzw. 4240 (SKR03).
• Vermischung mit Anlagevermögen: Langlebige Wirtschaftsgüter wie Schreibtische oder Drucker sind Anlagevermögen und müssen aktiviert werden. Nur Verbrauchsmaterialien gehören auf dieses Konto.
• Falsche Kontozuordnung: Werbemittel, Geschenke an Kunden oder Produktionsmaterialien dürfen nicht auf dem Bürobedarfskonto gebucht werden.
• Fehlende Belege: Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen ordnungsgemäßen Beleg nachgewiesen werden, um den Vorsteuerabzug zu sichern.
• Vermischung von Privat- und Betriebsausgaben: Private Einkäufe dürfen nicht über das Geschäftskonto abgerechnet werden.
• Nichtbeachtung der GoBD: Unzureichende Belegführung und Dokumentation kann zu Beanstandungen bei Betriebsprüfungen führen.

Rechtstipps und Best Practices

• Sorgfältige Belegerfassung: Alle Einkäufe von Bürobedarf durch ordnungsgemäße Belege dokumentieren, die den GoBD entsprechen.
• Regelmäßige Bestandskontrolle: Inventuren durchführen, um den tatsächlichen Verbrauch zu überprüfen und den Einkauf besser zu planen.
• Kostenstellenzuordnung: Büromaterialkosten den verursachenden Abteilungen zuordnen, um eine genauere Kostenkontrolle zu ermöglichen.
• Digitale Belegarchivierung: Ein digitales System zur Belegverwaltung nutzen, um die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu erleichtern.
• Kontenrahmen beachten: Im SKR04 das Konto 6815, im SKR03 das Konto 4930 für Bürobedarf verwenden. Energiekosten separat auf 6325 (SKR04) bzw. 4240 (SKR03) buchen.