Konto 4140

Zusammenfassung

Das Konto 4140 “Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei” im SKR03 erfasst Leistungen, die ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten freiwillig zuwendet und die beim Arbeitnehmer keine Lohnsteuer auslösen. Der Klassiker ist die Betriebsveranstaltung, etwa die Weihnachtsfeier oder der Betriebsausflug. Es ist ein Aufwandskonto im Personalaufwand. Im SKR04 entspricht ihm das Konto 6130.

Verwendungszweck

Auf 4140 gehören Zuwendungen, zu denen der Arbeitgeber nicht gesetzlich verpflichtet ist und die im Rahmen der steuerlichen Grenzen lohnsteuerfrei bleiben.

Typische Fälle:

• Bewirtung und Programm bei einer Weihnachtsfeier oder einem Sommerfest
• Kosten eines Betriebsausflugs einschließlich Fahrt und Raummiete
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen einer Betriebsveranstaltung

Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG gehören Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung nicht zum Arbeitslohn, soweit sie 110 EUR je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen und die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Diese Regel gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. In den Betrag fließen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer ein, auch der rechnerische Anteil an den Kosten des äußeren Rahmens.

Abgrenzung zu anderen Konten

• 4145 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig: dieselbe Art von Leistung, wenn die Freibeträge überschritten sind oder die Voraussetzungen nicht erfüllt werden.
• 4130 Gesetzliche soziale Aufwendungen: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, also Pflichtabgaben statt freiwilliger Leistungen.
• 4152 Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer: Sachleistungen außerhalb von Betriebsveranstaltungen, etwa Gutscheine und Präsente.
• 4650 Bewirtungskosten: Bewirtung von Geschäftsfreunden. Sie ist nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur zu 70 Prozent abziehbar und gehört nicht in den Personalaufwand.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Weihnachtsfeier innerhalb des Freibetrags

An der Feier nehmen 20 Beschäftigte teil, die Gesamtkosten betragen 2.000,00 EUR brutto, also 100,00 EUR je Teilnehmer. Der Freibetrag ist eingehalten, die Zuwendung bleibt lohnsteuerfrei. Weil die Veranstaltung dem Personalbereich zuzurechnen ist und nicht der unternehmerischen Tätigkeit im umsatzsteuerlichen Sinn, wird hier ohne Vorsteuerabzug mit dem Bruttobetrag gebucht.

Soll	Haben	Betrag
4140 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	1200 Bank	2.000,00 EUR

Im SKR04 lautet die Buchung 6130 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei an 1800 Bank.

Beispiel 2: Rechnung des Veranstalters auf Ziel

Ein Caterer stellt 1.190,00 EUR brutto für einen Betriebsausflug in Rechnung.

Soll	Haben	Betrag
4140 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen	1.190,00 EUR

Im SKR04 wird 6130 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei an 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gebucht.

Beispiel 3: Überschreitung des Freibetrags

Bei 20 Teilnehmern betragen die Kosten 3.000,00 EUR, also 150,00 EUR je Person. Nur 110,00 EUR je Teilnehmer bleiben lohnsteuerfrei, der übersteigende Teil von 40,00 EUR je Person, insgesamt 800,00 EUR, ist Arbeitslohn.

Soll	Haben	Betrag
4140 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	1200 Bank	2.200,00 EUR
4145 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig	1200 Bank	800,00 EUR

Im SKR04 werden 6130 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei und 6060 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig gegen 1800 Bank gebucht. Die lohnsteuerliche Behandlung des übersteigenden Teils ergibt sich aus der Lohnabrechnung.

Steuerliche Aspekte

Der Betrag von 110 EUR ist ein Freibetrag, kein Freigrenzbetrag: Übersteigen die Zuwendungen ihn, bleibt der Anteil bis 110 EUR steuerfrei und nur der darüber liegende Teil ist Arbeitslohn. Voraussetzung ist, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Für die dritte und jede weitere Betriebsveranstaltung eines Jahres gilt die Begünstigung nicht mehr.

Umsatzsteuerlich sind Betriebsveranstaltungen kritisch. Überwiegt der private Charakter für die Beschäftigten, fehlt es an einer unternehmerischen Verwendung und der Vorsteuerabzug entfällt. In diesem Fall wird der Bruttobetrag als Aufwand gebucht. Weil die Beurteilung vom Einzelfall abhängt, gehört die Frage vor der Buchung geklärt. Teilnehmerlisten, Einladungen und Rechnungen sind nach § 147 AO aufzubewahren und müssen den GoBD entsprechen.

Häufige Fehler

• Keine Teilnehmerliste geführt. Ohne sie lässt sich der Betrag je Teilnehmer nicht belegen und der Freibetrag nicht nachweisen.
• Kosten des äußeren Rahmens ausgeklammert. Raummiete, Musik und Dekoration zählen zu den Zuwendungen, auch wenn sie nicht einzelnen Arbeitnehmern zurechenbar sind.
• Bewirtung von Geschäftsfreunden auf 4140. Sie gehört auf 4650 und unterliegt der 70-Prozent-Regel.
• Vorsteuer trotz privater Veranlassung gezogen. Bei überwiegend privatem Charakter für die Beschäftigten ist der Abzug ausgeschlossen.
• Mehr als zwei begünstigte Veranstaltungen angesetzt. Ab der dritten Veranstaltung im Jahr greift der Freibetrag nicht mehr.

FAQ

Was ist das Konto 4140 aus dem SKR03 im SKR04?

Es entspricht dem Konto 6130 “Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei”. Der Zweck ist derselbe, nur die Nummerierung folgt der Systematik des SKR04.

Wie hoch ist der Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen?

110 EUR je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr, § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG. In den Betrag fließen alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer ein, auch die Kosten für den äußeren Rahmen und die Anteile für Begleitpersonen.

Was passiert, wenn die Kosten je Teilnehmer über 110 EUR liegen?

Der übersteigende Teil ist Arbeitslohn und damit lohnsteuer- und beitragspflichtig. Buchhalterisch wird er getrennt auf dem Konto für lohnsteuerpflichtige freiwillige Leistungen erfasst. Wie er in der Abrechnung behandelt wird, etwa über eine Pauschalversteuerung, klärst du mit deiner Lohnabrechnung oder deinem Steuerberater.

Quelle: DATEV-Kontenrahmen SKR 03, Art.-Nr. 11174 (bzw. SKR 04, Art.-Nr. 11175), Stand 2026; Kontozweck geprueft gegen buchungssatz.de am 2026-09-08.