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Ist-Versteuerung: Umsatzsteuer erst, wenn das Geld da ist

Wie du in epago die Ist-Versteuerung nach § 20 UStG einrichtest, was sich dadurch an deinen Buchungen und deiner Voranmeldung ändert und wo die Grenzen liegen.

Aktualisiert: 1. September 2026

Überblick

Bei der Ist-Versteuerung schuldest du dem Finanzamt die Umsatzsteuer erst, wenn dein Kunde bezahlt hat. Der Regelfall ist die Soll-Versteuerung: dort entsteht die Steuer schon mit der Leistung, unabhängig davon, ob Geld geflossen ist. Für Unternehmen mit langen Zahlungszielen ist das ein spürbarer Unterschied in der Liquidität.

Rechtsgrundlage ist § 20 UStG (“Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten”). Die Steuerentstehung selbst regelt § 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG: Buchstabe a für die Soll-Versteuerung (“mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind”), Buchstabe b für die Ist-Versteuerung (“in dem die Entgelte vereinnahmt worden sind”).

Beta-Funktion. Die Ist-Versteuerung ist in epago neu. Sprich die Umstellung mit deinem Steuerberater ab, bevor du sie für ein laufendes Jahr aktivierst, und prüfe die erste Voranmeldung nach der Umstellung besonders sorgfältig.

Voraussetzung: die Genehmigung des Finanzamts

Die Ist-Versteuerung bekommst du nicht automatisch, du musst sie beantragen. Das Finanzamt kann sie gestatten, wenn eine der Voraussetzungen aus § 20 Satz 1 UStG erfüllt ist — die praktisch wichtigste ist ein Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr.

Was epago dabei tut und was nicht:

epago prüft die Umsatzgrenze nicht selbst. Ob du unter 800.000 Euro liegst, entscheidet dein Finanzamt anhand deiner Zahlen, nicht die Software.
epago bestätigt nur, dass die Genehmigung vorliegt. Beim Aktivieren setzt du den Haken “Genehmigung des Finanzamts liegt vor — gültig für Kalenderjahr ____”. Ohne diesen Haken speichert epago die Ist-Versteuerung nicht.
Du kannst optional das Datum des Bescheids oder ein Aktenzeichen als Notiz hinterlegen. Das ist reine Dokumentation für dich, epago prüft die Notiz nicht.

Die Besteuerungsart gilt für ein Kalenderjahr

Die Genehmigung des Finanzamts erstreckt sich grundsätzlich auf ein volles Kalenderjahr. Deshalb speichert epago die Besteuerungsart je Jahr und nicht als freies Stichtagsdatum — ein “ab dem 15. März” gibt es fachlich nicht.

So richtest du es ein:

Öffne Einstellungen → ELSTER.
Im Abschnitt Besteuerungsart siehst du eine Zeile je Kalenderjahr. Ohne eigenen Eintrag gilt “Soll (Regelfall)”.
Klicke bei dem Jahr, für das die Genehmigung gilt, auf Ändern, wähle “Ist (§ 20 UStG)”, setze den Bestätigungshaken und speichere.

Ein Jahr ohne eigenen Eintrag bleibt bei “Soll” — auch dann, wenn das Vorjahr auf “Ist” stand. Das ist bewusst so: Soll ist die Richtung, in der niemals ein Umsatz unversteuert bleibt.

Was entscheidet, unter welche Art ein Umsatz fällt

Maßgeblich ist, wann die Leistung ausgeführt wurde — nicht, wann du die Rechnung geschrieben oder gebucht hast. Jeder Umsatz bekommt beim Buchen dauerhaft die Besteuerungsart seines Leistungsjahres.

epago liest das Leistungsdatum in dieser Reihenfolge vom Beleg:

Rang	Feld am Beleg	Warum
1	Ausdrücklich erfasster Leistungszeitpunkt	Steht nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG ohnehin auf der Rechnung und ist die belastbarste Angabe
2	Ende des Leistungszeitraums	Bei Dauerleistungen gilt die Leistung mit dem Ende des Zeitraums als ausgeführt
3	Rechnungsdatum	Nur ersatzweise — es ist gerade nicht der gesetzliche Anknüpfungspunkt

Im Rechnungs-Editor zeigt dir epago unter den Rechnungsdaten das Feld “Für die Umsatzsteuer maßgeblich” mit dem greifenden Datum und dem Grund in Klammern. Steht dort “(ersatzweise das Rechnungsdatum)”, fehlt am Beleg der Leistungszeitraum — trag ihn nach, wenn Leistung und Rechnung in verschiedene Jahre fallen.

In der Buchungs-Detailansicht findest du dieselbe Information für eine bereits gebuchte Buchung im Abschnitt Umsatzsteuer: Leistungsdatum, Besteuerungsart und der Status der Umsatzsteuer.

Der Wechsel: was mit Umsätzen an der Jahresgrenze passiert

Der Wechsel der Besteuerungsart ist der Punkt, an dem am meisten schiefgehen kann. § 20 Satz 3 UStG sagt dazu unmissverständlich: “Wechselt der Unternehmer die Art der Steuerberechnung, so dürfen Umsätze nicht doppelt erfasst werden oder unversteuert bleiben.”

Wechsel von Soll auf Ist (Beispiel: ab 01.01.2027):

Leistung am 20.12.2026, Zahlung am 15.02.2027. Der Umsatz wurde bereits 2026 nach Soll versteuert. Die Zahlung im Februar 2027 löst keine zweite Umsatzsteuer aus. epago merkt sich das dauerhaft an der Buchung (Status “bereits nach Soll versteuert”).

Wechsel von Ist auf Soll:

Umsätze, die noch während der Ist-Versteuerung ausgeführt wurden, bleiben ist-versteuert, bis sie tatsächlich bezahlt werden. Sie werden zum Jahreswechsel nicht pauschal nachversteuert.

Auf der ELSTER-Seite zeigt dir epago pro Meldezeitraum, welche Besteuerungsart gilt. Enthält ein Zeitraum Umsätze beider Arten — im Wechseljahr der Normalfall — steht dort ein Hinweis mit der Aufteilung. Das ist kein Fehler, sondern die Erklärung, warum sich die Zahl nicht mit einer einzigen Regel nachrechnen lässt.

Was sich an deinen Buchungen ändert

Bei Soll-Versteuerung bucht epago die Umsatzsteuer einer Ausgangsrechnung direkt auf das Konto für fällige Umsatzsteuer (SKR03: 1776, SKR04: 3806 bei 19 Prozent).

Bei Ist-Versteuerung läuft sie zunächst auf “Umsatzsteuer nicht fällig” (SKR03: 1766, SKR04: 3816 bei 19 Prozent). Erst wenn du die Zahlung erfasst, bucht epago sie auf das fällige Konto um. Genau diese Umbuchung ist der Moment, in dem die Steuer in deiner Voranmeldung erscheint.

Praktisch heißt das: Erfasse Zahlungen über den Beleg, nicht nur als Buchung auf dem Bankkonto. Nur der Weg über den Beleg ordnet die Vereinnahmung dem richtigen Steuersatz zu. Eine reine Bankbuchung ohne Belegbezug lässt den Umsatz aus der Voranmeldung herausfallen — epago macht solche Fälle im Abgleich auf der ELSTER-Seite sichtbar (“Bezahlte Rechnungen ohne Zuordnung der Vereinnahmung”).

Teilzahlungen teilt epago proportional nach Brutto-Anteilen auf die Steuersätze auf. Bei mehreren Teilzahlungen rechnet epago immer den Stand nach der aktuellen Zahlung aus und zieht den Stand davor ab — dadurch trifft die Summe aller Teilzahlungen den Beleg auf den Cent, und der Rundungsrest landet auf der letzten Zahlung.

Wann ein Entgelt als vereinnahmt gilt

Vereinnahmt ist, was dir gutgeschrieben ist und dir zur Verfügung steht.

Überweisung: Es zählt die Gutschrift auf dem Konto, nicht die frühere Wertstellung und keinesfalls das Datum, an dem du die Zahlung in epago eintippst. Bei manuell erfassten Zahlungen heißt das Feld deshalb Vereinnahmungsdatum.
PayPal, Stripe, Klarna und Co.: Schon die Gutschrift auf dem Zahlungsdienstleister-Konto löst die Umsatzsteuer aus. Zahlt dein Kunde am 31.08. 119 Euro auf dein PayPal-Konto, entsteht die Steuer im August — auch wenn PayPal erst am 02.09. an dein Bankkonto überweist. Diese spätere Überweisung ist eine Umbuchung zwischen zwei eigenen Geldkonten und keine zweite Steuerentstehung.
Gebühren mindern das Entgelt nicht. Vereinnahmt sind die vollen 119 Euro; die PayPal-Gebühr buchst du separat als Aufwand.
Bar- und Kartengeschäft: Buchst du Bank oder Kasse unmittelbar gegen einen Erlös, ohne vorher eine Forderung aufzubauen, liegt der Zahlungseingang bereits vor. Die Buchung geht direkt in die Ist-Periode — Voraussetzung ist, dass das Buchungsdatum die tatsächliche Vereinnahmung abbildet.

Anzahlungen: gelten für beide Besteuerungsarten

Das wird oft verwechselt: Anzahlungen sind kein Ist-Thema.

§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG steht im Buchstaben a — also in der Soll-Versteuerung — und lautet sinngemäß: Wird ein Entgelt oder ein Teilentgelt vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt worden ist, entsteht die Steuer insoweit bereits mit der Vereinnahmung.

Das heißt: Eine Anzahlung ist immer in dem Zeitraum zu versteuern, in dem sie eingeht — bei Soll genauso wie bei Ist. epago rechnet sie deshalb bei jedem Mandanten mit und zieht sie in der Leistungsperiode wieder ab, damit derselbe Umsatz nicht zweimal zählt.

Solange zu einer Anzahlung noch keine Schlussrechnung gebucht ist, weist der Abgleich auf der ELSTER-Seite darauf hin. Das ist ein Hinweis, kein Fehler: die Anzahlung ist korrekt versteuert, aber die Gegenrechnung steht noch aus.

Rückzahlungen, Gutschriften und Chargebacks

Wenn Geld zurückfließt oder sich ein Entgelt nachträglich mindert, musst du die Umsatzsteuer nach § 17 UStG berichtigen — und zwar im Zeitraum der Änderung, nicht rückwirkend im Zeitraum der ursprünglichen Zahlung.

epago erledigt das nicht automatisch. Stattdessen macht es die Fälle sichtbar:

Auf Aufgaben findest du die Prüfung “Korrektur prüfen (§ 17 UStG)”. Sie meldet negative Zahlungen ohne Berichtigung, stornierte Belege, auf die schon vereinnahmt wurde, und Gutschriften zu bereits bezahlten Rechnungen.
Derselbe Hinweis erscheint auf der ELSTER-Seite im Abgleich — dort, wo die Zahl entsteht.
Bei jedem Befund kannst du die KI fragen. Sie erklärt den konkreten Fall und schlägt dir die Korrekturbuchung vor, die du dann bestätigst. Eine gebuchte Rechnung lässt sich nach GoBD nicht umkontieren; der Weg ist immer Storno oder Korrekturbuchung.

Grenzen, die du kennen solltest

Damit du nicht mehr erwartest, als epago derzeit leistet:

Die Umsatzgrenze prüft epago nicht. Ob du die Voraussetzungen des § 20 UStG erfüllst, klärst du mit dem Finanzamt. epago übernimmt nur deine Bestätigung, dass die Genehmigung vorliegt.
Steuerfreie Auslandsumsätze folgen weiterhin dem Buchungsdatum. Innergemeinschaftliche Lieferungen (Kennzahl 41) und die Lieferung neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. (Kennzahl 44) meldet epago auch bei Ist-Versteuerung nach dem Buchungsdatum, nicht nach der Vereinnahmung. Betroffen ist die Periode, nicht der Betrag: beide Kennzahlen tragen 0,00 Euro Steuer und gehen nicht in die Zahllast ein. Wenn du solche Umsätze hast, sprich die Umstellung vorher mit deinem Steuerberater ab.
Vorsteuer und Reverse Charge bleiben unberührt. § 20 UStG gilt ausschließlich für deine eigenen Lieferungen und sonstigen Leistungen. Innergemeinschaftlicher Erwerb, Einfuhrumsatzsteuer und Umsätze nach § 13b UStG folgen ihren eigenen Entstehungsregeln — auch wenn du auf Ist umgestellt hast.
Differenzbesteuerung nach § 25a UStG und berichtigte Voranmeldungen sind eigene Themen und in dieser Version nicht abgebildet.
Die Übermittlung an ELSTER aus epago heraus ist weiterhin in Vorbereitung. epago berechnet die Kennzahlen, die Abgabe erfolgt im ELSTER-Portal.

Kurz zusammengefasst

Frage	Soll-Versteuerung	Ist-Versteuerung
Wann entsteht die Umsatzsteuer?	Mit der Leistung	Mit der Zahlung
Auf welchem Konto landet sie zuerst?	Umsatzsteuer fällig (1776 / 3806)	Umsatzsteuer nicht fällig (1766 / 3816)
Was gilt für Anzahlungen?	Steuer mit der Vereinnahmung	Steuer mit der Vereinnahmung
Braucht es eine Genehmigung?	Nein	Ja, vom Finanzamt
Wofür gilt sie?	—	Nur für eigene Lieferungen und sonstige Leistungen

Wenn du nach der Umstellung unsicher bist, ob eine Voranmeldung stimmt: Der Abgleich auf der ELSTER-Seite zeigt dir alle vier kritischen Fälle auf einen Blick, und die KI erklärt dir jeden einzelnen Befund im Zusammenhang. Eine steuerliche Beratung ersetzt das nicht.