Lieferschein: Inhalt, Pflichten und Aufbewahrung

Was ist ein Lieferschein?

Der Lieferschein ist ein kaufmännisches Begleitdokument, das eine Warenlieferung beschreibt und gemeinsam mit der Ware an den Empfänger übergeben wird. Er dient sowohl dem Lieferanten als auch dem Käufer als Nachweis darüber, welche Güter in welcher Menge tatsächlich übergeben wurden. Rechtlich ist der Lieferschein kein Pflichtdokument im Sinne des Handels- oder Steuerrechts – er ist weder eine Rechnung noch ein Buchhaltungsbeleg im engeren Sinne. Dennoch spielt er in der betrieblichen Praxis eine wichtige Rolle: Er bildet häufig die Grundlage für die spätere Rechnungsprüfung und dient als Nachweis bei Lieferdifferenzen oder Reklamationen.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Lieferschein ist kein steuerrechtlich vorgeschriebenes Pflichtdokument, in der Praxis aber unverzichtbarer kaufmännischer Begleitbeleg.
• Er enthält keine Preise und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug – dafür ist stets eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG erforderlich.
• Als Handelsbrief gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (§ 257 HGB), als Buchungsbeleg von 10 Jahren (§ 147 AO).
• Lieferscheine, die nach positivem Rechnungsabgleich keine eigenständige Beweisfunktion mehr haben, können vernichtet werden – im Zweifel aber aufbewahren.
• Digitale Lieferscheine müssen GoBD-konform elektronisch archiviert werden; ein Ausdruck und Vernichtung der digitalen Version ist unzulässig.
• In der Kreditorenbuchhaltung dient der Lieferschein als Grundlage für den Rechnungsabgleich, löst selbst aber keine Buchung aus.

Inhalt eines Lieferscheins

Obwohl es keine gesetzliche Pflichtangaben-Liste für Lieferscheine gibt – anders als etwa für Rechnungen nach § 14 UStG –, haben sich in der Praxis bestimmte Mindestinhalte durchgesetzt, die für die kaufmännische Nachvollziehbarkeit unerlässlich sind:

• Bezeichnung des Dokuments (z. B. „Lieferschein”)
• Name und Anschrift des Lieferanten
• Name und Anschrift des Empfängers
• Lieferscheinnummer (fortlaufend und eindeutig)
• Lieferdatum (Datum der tatsächlichen Warenübergabe)
• Bestellnummer oder Auftragsnummer (zur Zuordnung)
• Artikelbezeichnung (genaue Beschreibung der gelieferten Waren)
• Menge und Einheit (z. B. Stück, Kilogramm, Liter)
• Gewicht oder Volumen (falls relevant)
• Unterschrift des Fahrers oder Lieferanten sowie des Empfängers (als Empfangsbestätigung)

Hinweis: Preisangaben sind auf dem Lieferschein nicht zwingend erforderlich und werden aus kaufmännischen Gründen häufig weggelassen – insbesondere wenn Dritte (z. B. der Endkunde eines Handelsbetriebs) die Ware direkt in Empfang nehmen.

Lieferschein vs. Rechnung: Wichtige Unterschiede

Der Lieferschein ist kein Ersatz für eine Rechnung. Die steuerrechtlichen Anforderungen an Rechnungen sind in § 14 Abs. 4 UStG abschließend geregelt und umfassen unter anderem den Steuerausweis, die Steuernummer des Leistenden sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Der Lieferschein hingegen enthält in der Regel keine Preise und keinen Umsatzsteuerausweis.

Merkmal	Lieferschein	Rechnung
Preisangabe	Nein (optional)	Ja (Pflicht)
USt-Ausweis	Nein	Ja (§ 14 Abs. 4 UStG)
Steuernummer	Nein	Ja (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG)
Empfangsbestätigung	Ja (üblich)	Nein
Vorsteuerabzug möglich	Nein	Ja

Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt stets eine ordnungsgemäße Rechnung voraus – ein Lieferschein allein berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Buchhalterische Funktion: Lieferschein als Beleggrundlage

In der Buchhaltung ist der Lieferschein kein eigenständiger Buchungsbeleg, der unmittelbar eine Buchung auslöst. Er erfüllt jedoch eine wichtige Hilfsfunktion: Er belegt den tatsächlichen Zeitpunkt der Lieferung und damit die wirtschaftliche Entstehung des Anspruchs. Gerade bei der periodengerechten Abgrenzung (z. B. Warenlieferungen um den Jahreswechsel) kann das Lieferdatum laut Lieferschein entscheidend sein.

Typischer Ablauf in der Kreditorenbuchhaltung:

1. Wareneingang wird mit dem Lieferschein dokumentiert und geprüft (Mengen- und Qualitätskontrolle).
2. Die zugehörige Eingangsrechnung wird mit dem Lieferschein abgeglichen.
3. Erst nach positivem Abgleich erfolgt die Buchung auf Basis der Rechnung.

Beispielbuchung Wareneingang (auf Basis der Rechnung, Lieferschein als Beleggrundlage):

Beschreibung	SKR03	SKR04
Wareneingang (Aufwand)	3400	5400
Abziehbare Vorsteuer 19 %	1576	1406
Verbindlichkeiten aus L+L	1600	3300

Beispiel: Eingangsrechnung über Waren 1.000 € netto zzgl. 190 € USt = 1.190 € brutto

• Soll 3400 (SKR03) / 5400 (SKR04) Wareneingang: 1.000,00 €
• Soll 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) Vorsteuer 19 %: 190,00 €
• Haben 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04) Verbindlichkeiten L+L: 1.190,00 €

Aufbewahrungspflichten für Lieferscheine

Hier trennt sich die Praxis in zwei Lager, und eine klare rechtliche Einordnung ist wichtig:

Lieferschein mit eigenem Belegcharakter

Wenn der Lieferschein der einzige Nachweis für eine Lieferung oder einen Geschäftsvorfall ist – etwa weil er gleichzeitig als Quittung oder als einziger Nachweis des Wareneingangs dient – gilt er als Handelsbrief oder buchhalterischer Beleg und unterliegt den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Gemäß § 257 HGB und § 147 AO gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

Dokumententyp	Aufbewahrungsfrist
Handelsbriefe (empfangene und abgesandte)	6 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 u. 3 HGB)
Buchungsbelege	10 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO)
Rechnungen	10 Jahre (§ 14b UStG)

Lieferschein nach Rechnungsprüfung

Sobald der Lieferschein mit der zugehörigen Rechnung abgeglichen und dieser Abgleich dokumentiert ist, verliert er seinen eigenständigen Belegcharakter. In diesem Fall kann er grundsätzlich vernichtet werden. Dies entspricht der gängigen Praxis und der überwiegenden Auffassung in der steuerlichen Fachliteratur. Entscheidend ist, dass der Nachweis des Wareneingangs durch die aufbewahrte Rechnung oder einen anderen Beleg weiterhin sichergestellt ist.

Praxisempfehlung: Bewahre Lieferscheine im Zweifelsfall für 6 Jahre auf, wenn sie als Handelsbrief zu qualifizieren sind, und für 10 Jahre, wenn sie Buchungsbelegfunktion haben. Im Rahmen einer GoBD-konformen digitalen Archivierung ist eine einheitliche Aufbewahrung aller Eingangsbelege (Lieferschein + Rechnung) für 10 Jahre die sicherste Lösung.

Digitale Lieferscheine und GoBD-Konformität

Lieferscheine, die in elektronischer Form empfangen oder erstellt werden, müssen gemäß den GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269) elektronisch und unveränderbar archiviert werden. Ein bloßes Ausdrucken eines digital empfangenen Lieferscheins und anschließendes Vernichten der digitalen Version ist nicht GoBD-konform.

Folgende Grundsätze gelten laut GoBD:

• Unveränderbarkeit: Archivierte Lieferscheine dürfen nachträglich nicht verändert werden.
• Vollständigkeit: Alle Lieferscheine müssen lückenlos erfasst sein.
• Zeitgerechtigkeit: Die Erfassung und Ablage müssen zeitnah erfolgen.
• Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss die Belege und ihre Zuordnung innerhalb angemessener Zeit prüfen können.

Für die digitale Archivierung empfiehlt sich ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Belegverwaltung.

Lieferschein bei Direktlieferung (Streckengeschäft)

Im Streckengeschäft liefert der Hersteller oder Großhändler direkt an den Endkunden des Händlers. Hier enthält der Lieferschein häufig keine Preise, um gegenüber dem Endkunden die Einkaufskonditionen des Händlers nicht offenzulegen. Die umsatzsteuerliche und buchhalterische Behandlung bleibt davon unberührt: Es liegen zwei separate Lieferungen vor (§ 3 Abs. 6 UStG), die jeweils gesondert zu buchen sind.

Rechtsquellen

• § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
• § 15 UStG – Vorsteuerabzug
• § 3 Abs. 6 UStG – Ort der Lieferung beim Streckengeschäft
• BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zu den GoBD (BStBl I 2019, 1269)