Geschäftsführerbezüge richtig gestalten

Einleitung

Geschäftsführerbezüge gehören zu den sensibelsten und zugleich komplexesten Themen in der Finanzbuchhaltung kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMUs). Ob es um die steuerliche Anerkennung von Gehältern, Tantiemen oder Sachbezügen geht – jede Entscheidung hat weitreichende finanzielle und steuerliche Konsequenzen. Viele KMUs stehen vor der Herausforderung, Geschäftsführerbezüge so zu gestalten, dass sie sowohl den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) als auch den steuerrechtlichen Vorgaben gerecht werden. Dieser Ratgeber hilft dir, die wesentlichen Aspekte der Gestaltung von Geschäftsführerbezügen besser zu verstehen und in der Praxis korrekt umzusetzen.

In diesem Artikel lernst du, wie du die Angemessenheit von Geschäftsführerbezügen prüfst, was bei Tantiemevereinbarungen zu beachten ist und wie du Sachbezüge wie Firmenwagen korrekt in der Buchhaltung erfasst. Du erhältst zudem Einblicke in die Unterschiede zwischen Gesellschafter-Geschäftsführern und Fremdgeschäftsführern und wie sich diese auf die Gestaltung der Bezüge auswirken. Abgerundet wird der Ratgeber durch konkrete Buchungsbeispiele und eine Checkliste zur Vermeidung häufiger Fehler.

Das Wichtigste in Kürze

• Angemessenheitsprüfung: Stelle sicher, dass die Geschäftsführerbezüge marktüblich sind, um verdeckte Gewinnausschüttungen (vGA) zu vermeiden.
• Tantiemevereinbarungen: Klare vertragliche Regelungen sind entscheidend für die steuerliche Anerkennung.
• Sachbezüge richtig erfassen: Firmenwagen nach der 1%-Methode korrekt in der Buchhaltung abbilden.
• Unterschiede bei Gesellschafter-GF und Fremd-GF beachten: Dies beeinflusst die steuerliche Behandlung der Bezüge.
• Pensionszusagen: Sorgfältige Planung und Dokumentation, um steuerliche Fallstricke zu vermeiden.

Angemessenheitsprüfung von Geschäftsführerbezügen

Die Angemessenheit der Bezüge eines Geschäftsführers ist ein zentrales Thema, insbesondere um das Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung (vGA) zu minimieren. Eine vGA liegt vor, wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer überhöhte Bezüge erhält, die einem fremden Dritten nicht gewährt würden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Angemessenheitsprüfung

1. Marktvergleich durchführen: Vergleiche die Bezüge des Geschäftsführers mit denen in vergleichbaren Unternehmen der Branche und Region. Hierbei können Gehaltsspiegel oder Studien von Wirtschaftsverbänden hilfreich sein.

2. Leistungsbezug berücksichtigen: Die Bezüge sollten in einem angemessenen Verhältnis zur Leistung und Verantwortung des Geschäftsführers stehen. Faktoren wie Unternehmensgröße, Umsatz und Mitarbeiteranzahl spielen eine Rolle.

3. Dokumentation: Alle Überlegungen und Berechnungen zur Angemessenheit sollten schriftlich festgehalten werden. Dies ist im Falle einer Betriebsprüfung wichtig.

4. Regelmäßige Überprüfung: Die Angemessenheit der Bezüge sollte regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Dies kann in Form einer jährlichen Gehaltsüberprüfung erfolgen.

5. Steuerliche Beratung: Ziehe im Zweifelsfall einen Steuerberater hinzu, um sicherzustellen, dass die Bezüge den geltenden steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen.

Tantiemevereinbarungen richtig gestalten

Tantiemen sind erfolgsabhängige Vergütungen, die neben dem festen Gehalt gezahlt werden. Eine klare vertragliche Regelung ist entscheidend, um steuerliche Risiken zu vermeiden.

Wichtige Punkte bei Tantiemevereinbarungen

• Klare Formulierung im Vertrag: Die Tantieme sollte in einem schriftlichen Anstellungsvertrag eindeutig geregelt sein. Dies umfasst sowohl die Berechnungsgrundlage als auch die Auszahlungsmodalitäten.

• Höhe der Tantieme: Sie sollte in einem angemessenen Verhältnis zum Unternehmenserfolg stehen. Eine übliche Praxis ist die Koppelung der Tantieme an den Gewinn oder Umsatz des Unternehmens.

• Zeitpunkt der Auszahlung: Stelle sicher, dass der Zeitpunkt der Auszahlung klar definiert ist. Dies kann beispielsweise nach der Feststellung des Jahresabschlusses erfolgen.

• Steuerliche Behandlung: Die Tantieme ist als Betriebsausgabe abzugsfähig. Achte jedoch darauf, dass sie nicht als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet wird.

Sachbezüge: Firmenwagen richtig erfassen

Firmenwagen sind ein weit verbreiteter Sachbezug, der in der Buchhaltung korrekt erfasst werden muss. Die 1%-Methode ist eine gängige Methode, um den geldwerten Vorteil zu ermitteln.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erfassung von Firmenwagen

1. Ermittlung des Bruttolistenpreises: Der geldwerte Vorteil wird auf Basis des Bruttolistenpreises ermittelt, der zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs gilt.

2. Berechnung des geldwerten Vorteils: Mit der 1%-Methode wird monatlich 1% des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil für die private Nutzung des Fahrzeugs angesetzt.

3. Verbuchung in der Buchhaltung: Der geldwerte Vorteil muss als Betriebseinnahme verbucht werden. Gleichzeitig ist er lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

4. Dokumentation: Halte die Berechnungen und die Nutzung des Fahrzeugs für private und geschäftliche Zwecke schriftlich fest, um bei einer Betriebsprüfung gewappnet zu sein.

Unterschied zwischen Gesellschafter-GF und Fremd-GF

Die steuerliche Behandlung der Bezüge hängt maßgeblich davon ab, ob der Geschäftsführer zugleich Gesellschafter ist.

Unterschiede im Überblick

• Gesellschafter-Geschäftsführer: Hat in der Regel Einfluss auf die Höhe seiner Bezüge. Daher ist hier die Gefahr einer verdeckten Gewinnausschüttung höher.

• Fremd-Geschäftsführer: Wird wie ein normaler Angestellter behandelt, da er keinen maßgeblichen Einfluss auf die Unternehmensentscheidungen hat. Seine Bezüge werden typischerweise als Betriebsausgaben anerkannt.

• Vertragsgestaltung: Bei Gesellschafter-Geschäftsführern sollte besonderes Augenmerk auf die Dokumentation und Angemessenheit der Bezüge gelegt werden.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Gehalt des Geschäftsführers

Ausgangssituation: Ein Geschäftsführer erhält ein monatliches Bruttogehalt von 8.000 Euro.

Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
6200	Gehälter	8.000,00 €
2740	Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt		8.000,00 €

Erklärung: Das Gehalt wird als Aufwand auf dem Konto 6200 erfasst, während die Verpflichtung zur Zahlung als Verbindlichkeit auf dem Konto 2740 abgebildet wird.

Beispiel 2: Tantieme

Ausgangssituation: Die Tantieme für das Geschäftsjahr beträgt 10.000 Euro.

Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
6220	Tantiemen	10.000,00 €
2740	Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt		10.000,00 €

Erklärung: Die Tantieme wird als zusätzlicher Aufwand auf dem Konto 6220 erfasst.

Beispiel 3: Firmenwagen (1%-Methode)

Ausgangssituation: Der Bruttolistenpreis des Firmenwagens beträgt 50.000 Euro. Der geldwerte Vorteil pro Monat beträgt 500 Euro (1% von 50.000 Euro).

Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
6210	Löhne und Gehälter	500,00 €
4800	Sonstige betriebliche Erträge		500,00 €

Erklärung: Der geldwerte Vorteil wird als Ertrag auf dem Konto 4800 erfasst, während er gleichzeitig den Gehaltsaufwand auf dem Konto 6210 erhöht.

Checkliste: Geschäftsführerbezüge

• Angemessenheit der Bezüge regelmäßig überprüfen
• Tantiemevereinbarungen schriftlich und eindeutig festhalten
• Sachbezüge korrekt erfassen und dokumentieren
• Unterschiede zwischen Gesellschafter-GF und Fremd-GF beachten
• Pensionszusagen sorgfältig planen und dokumentieren

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

1. Fehlerhafte Angemessenheitsprüfung: Führe regelmäßige Marktvergleiche durch, um überhöhte Bezüge zu vermeiden.
2. Unklare Tantiemeregelungen: Sorge für klare und präzise vertragliche Vereinbarungen.
3. Nicht dokumentierte Sachbezüge: Halte alle Details zu Sachbezügen schriftlich fest, um im Falle einer Prüfung abgesichert zu sein.
4. Unterschiede bei GF-Typen ignorieren: Achte auf die unterschiedlichen steuerlichen Implikationen bei Gesellschafter- und Fremdgeschäftsführern.
5. Fehlende Beratung: Nutze die Expertise eines Steuerberaters, um komplexe Fragestellungen zu klären.

Best Practices für die Praxis

• Regelmäßige Überprüfung der GF-Bezüge: Mindestens einmal jährlich solltest du die Angemessenheit der Bezüge überprüfen.
• Detaillierte Dokumentation: Halte alle Entscheidungen und Berechnungen zur GF-Vergütung detailliert fest.
• Vertragliche Klarheit: Sorge für umfassende und klare vertragliche Regelungen, insbesondere bei variablen Vergütungsbestandteilen.
• Nutzung von Softwarelösungen: Setze Buchhaltungssoftware ein, um die Erfassung von GF-Bezügen effizient zu gestalten.
• Fortbildung: Halte dich über Änderungen in der Gesetzgebung auf dem Laufenden, um rechtzeitig Anpassungen vornehmen zu können.

Fazit

Die Gestaltung von Geschäftsführerbezügen erfordert eine sorgfältige Planung und Dokumentation, um sowohl steuerrechtlich als auch buchhalterisch auf der sicheren Seite zu sein. Durch die regelmäßige Überprüfung der Angemessenheit, klare vertragliche Regelungen und die korrekte Erfassung von Sachbezügen kannst du das Risiko von steuerlichen Nachteilen minimieren. Die Unterscheidung zwischen Gesellschafter- und Fremdgeschäftsführern ist ein weiterer entscheidender Faktor, der bei der Gestaltung der Bezüge berücksichtigt werden muss. Nutze die Checkliste und Best Practices dieses Ratgebers, um häufige Fehler zu vermeiden und die Geschäftsführerbezüge in deinem Unternehmen optimal zu gestalten.