Angemessenheit

Definition

Angemessenheit im steuerlichen Kontext bezeichnet die Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit von Ausgaben, die ein Unternehmen für steuerliche Zwecke geltend macht. Diese Ausgaben müssen in einem nachvollziehbaren und plausiblen Verhältnis zum erzielten Nutzen stehen.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) ist die Angemessenheit von Ausgaben ein entscheidendes Kriterium bei der steuerlichen Geltendmachung von Betriebsausgaben. So kann beispielsweise ein Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens ein Firmenfahrzeug nutzen. Die Kosten für einen Luxuswagen könnten jedoch als unangemessen gelten, wenn sie in keinem Verhältnis zum geschäftlichen Nutzen oder der Größe des Unternehmens stehen.

Ein weiteres Beispiel ist die Anmietung von Büroräumen. Hier müssen die Kosten im Verhältnis zum tatsächlichen Platzbedarf und der Lage der Räumlichkeiten stehen. Ein zu teures Büro in einer exklusiven Lage könnte als unangemessen betrachtet werden, wenn ein günstigerer Standort den geschäftlichen Anforderungen ebenfalls gerecht wird.

Diese Angemessenheitsprüfung ist besonders wichtig, da unangemessene Ausgaben vom Finanzamt nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden und somit die steuerliche Belastung des Unternehmens erhöhen können. KMUs sollten daher stets darauf achten, dass ihre Ausgaben in einem angemessenen Verhältnis zu den geschäftlichen Erfordernissen und Erträgen stehen.

Rechtliche Grundlagen

Die Angemessenheit von Ausgaben ist im deutschen Steuerrecht nicht explizit durch einen einzelnen Paragraphen geregelt, sondern ergibt sich aus einer Vielzahl von Vorschriften, die die Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben betreffen. Grundlegend ist hier das Prinzip der wirtschaftlichen Betrachtungsweise, das im Einkommensteuergesetz (EStG) verankert ist.

Ein wichtiger Aspekt ist die Vermeidung einer verdeckten Gewinnausschüttung (VGA), die insbesondere bei Geschäften zwischen nahestehenden Personen und Gesellschaften relevant ist. In der aktuellen Rechtslage ab 2024/2025 wird darauf geachtet, dass Geschäfte zu marktüblichen Konditionen erfolgen, um die steuerliche Anerkennung zu gewährleisten.

Die [GoBD](/lexikon/glossar/gobd “GoBD - Definition und Bedeutung”) (Grundsätze zur [ordnungsmäßigen](/lexikon/glossar/ordnungsmaessigkeit “Ordnungsmäßigkeit - Definition und Bedeutung”) Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geben zudem vor, wie Unternehmen ihre Ausgaben dokumentieren und nachweisen müssen, um die Angemessenheit sicherzustellen.

Praxisbeispiele

1. Fahrzeugflotte: Ein KMU mit geringem Außendienstbedarf entscheidet sich für eine teure Fahrzeugflotte. Das Finanzamt könnte den Abzug dieser Kosten als unangemessen ablehnen, wenn günstigere Modelle ausgereicht hätten. Beispielhafte Buchung (nicht angemessene Fahrzeugkosten): Soll PKW 0320 ([SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”)) / 0520 ([SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”)) an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)

2. Geschäftsreisen: Ein Unternehmen plant eine Konferenzreise ins Ausland für das gesamte Team. Die Kosten für Business-Class-Flüge könnten als unangemessen angesehen werden, wenn auch Economy-Class-Flüge den Zweck erfüllen. Beispielhafte Buchung (nicht angemessene Reisekosten): Soll Reisekosten Arbeitnehmer 4660 (SKR03) / 6660 (SKR04) an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)

3. Büroausstattung: Ein kleines Unternehmen stattet seine Büros mit teuren Designermöbeln aus. Da diese Kosten im Vergleich zu Standardmöbeln unverhältnismäßig hoch sind, könnte das Finanzamt die Ausgaben teilweise nicht anerkennen. Beispielhafte Buchung (nicht angemessene Büroausstattung): Soll Betriebs- und Geschäftsausstattung 0410 (SKR03) / 0650 (SKR04) an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)

Häufige Fehler

1. Fehlende Dokumentation der Notwendigkeit und Angemessenheit von Ausgaben.
2. Annahme, dass hohe Ausgaben automatisch als angemessen gelten.
3. Unzureichende Marktvergleichsstudien zur Rechtfertigung von Ausgaben.
4. Vernachlässigung der Verhältnismäßigkeit bei der Kostenplanung.
5. Unterschätzung der Bedeutung von GoBD-konformer Buchführung.

Tipps für KMUs

1. Dokumentation: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über den Zweck und die Notwendigkeit jeder Ausgabe.
2. Marktvergleiche: Ziehen Sie regelmäßig Vergleiche heran, um zu gewährleisten, dass Ihre Ausgaben marktüblich sind.
3. Kosten-Nutzen-Analyse: Überprüfen Sie, ob der Nutzen der Ausgaben in einem angemessenen Verhältnis zu den Kosten steht.
4. Beratung: Ziehen Sie steuerliche Beratung hinzu, um die Angemessenheit von Ausgaben zu bewerten.
5. Compliance: Achten Sie auf die Einhaltung der GoBD, um die rechtliche Anerkennung Ihrer Ausgaben zu sichern.

Siehe auch

Angemessenheit steht in engem Zusammenhang mit VGA (verdeckte Gewinnausschüttung), da unangemessene Geschäftsführergehälter oder -leistungen oft als VGA klassifiziert werden. Auch Betriebsausgaben sind betroffen, da nur angemessene Ausgaben steuerlich absetzbar sind.