Buchhaltung abschließen: Vollständige Checkliste für den Jahresabschluss
Belege erfassen, Bank abstimmen, offene Posten prüfen: So schließen Sie Ihre Buchhaltung korrekt ab
Einleitung
Der Jahresabschluss ist für viele kleine und mittelständische Unternehmen ein entscheidender Moment. Er bietet nicht nur einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens, sondern ist auch für die Steuererklärung und die Kommunikation mit Banken und Investoren essenziell. Wer hier sauber arbeitet, kann nicht nur Steuern sparen, sondern auch das Vertrauen seiner Geschäftspartner stärken. Doch wie geht man am besten vor, um die Buchhaltung ordentlich abzuschließen? Dieser Ratgeber bietet eine praxisnahe Checkliste und erklärt, worauf es ankommt.
Ein sauberer Jahresabschluss beginnt mit einer vollständigen und korrekten Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Das mag auf den ersten Blick nach viel Arbeit aussehen, doch mit der richtigen Struktur und einigen Best Practices kann dies effizient und stressfrei gelingen. In diesem Artikel erfährst du, welche Schritte notwendig sind, um die Buchhaltung abzuschließen, und wie du typische Fehler vermeidest.
Das Wichtigste in Kürze
- Vollständige Erfassung: Alle Belege und Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst sein.
- Abstimmungen durchführen: Konten wie Bank, Kasse und PayPal sollten abgestimmt werden.
- Offene Posten prüfen: Debitoren- und Kreditorenkonten regelmäßig auf offene Posten kontrollieren.
- Leistungsdatum beachten: Für die korrekte Zuordnung in die Periode ist das Leistungsdatum entscheidend.
- Einheitliche Belegstruktur: Eine einheitliche Struktur erleichtert die Bearbeitung und Prüfung.
Alle Belege vollständig erfassen
Um den Jahresabschluss korrekt zu erstellen, ist es entscheidend, dass alle Belege vollständig und korrekt erfasst sind. Dies betrifft sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen sowie alle sonstigen Belege wie Quittungen und Kontoauszüge.
Detaillierte Erklärung
Beginne mit einer systematischen Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Hierbei ist eine Belegpflicht-Liste je Konto hilfreich. Diese Liste führt auf, welche Belege für welche Konten benötigt werden. So stellst du sicher, dass nichts übersehen wird. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Verwendung einer einheitlichen Belegstruktur. Dies erleichtert das Sortieren und spätere Auffinden von Belegen erheblich.
Beispiel: Eine Rechnung über 200€ für Büromaterial wird erfasst. Nutze hierfür das Konto 4920 (SKR03) / 6815 (SKR04) Büromaterial. Der Beleg wird digitalisiert und im Buchhaltungssystem hinterlegt.
Bank, PayPal, Stripe und Kasse abstimmen
Die Abstimmung der verschiedenen Konten ist ein weiterer wesentlicher Bestandteil des Jahresabschlusses. Hierbei geht es darum, dass die Kontosalden in der Buchhaltung mit den tatsächlichen Salden übereinstimmen.
Detaillierte Erklärung
Beginne mit der Bankabstimmung. Vergleiche die Bankkonten (z.B. Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank) mit den Kontoauszügen. Beachte dabei, dass alle Transaktionen erfasst sind. Dies gilt ebenso für PayPal (Konto 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04) Kasse oder separate PayPal-Konten) und Stripe Zahlungen. Eine regelmäßige Abstimmung, idealerweise monatlich, hilft dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
Beispiel: Ein Zahlungseingang von 500€ auf das Bankkonto wird mit dem Kontoauszug abgeglichen.
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) | Bank | 500,00€ | X | X | |
| 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04) | Forderungen | 500,00€ | X | X |
Offene Posten prüfen (Debitoren/Kreditoren)
Die Prüfung der offenen Posten ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Forderungen und Verbindlichkeiten korrekt erfasst sind.
Detaillierte Erklärung
Prüfe regelmäßig die Debitoren- (Konto 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04) Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) und Kreditorenkonten (Konto 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04) Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) auf offene Posten. Dies sollte mindestens monatlich geschehen, um die Liquidität des Unternehmens im Blick zu behalten. Ein hilfreiches Werkzeug ist die monatliche OPOS-Prüfung, bei der alle noch offenen Rechnungen gelistet und bearbeitet werden.
Beispiel: Eine offene Rechnung über 1.000€ wird als bezahlt markiert.
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) | Bank | 1.000,00€ | X | X | |
| 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04) | Forderungen | 1.000,00€ | X | X |
Buchungsbeispiele
Beispiel 1: Zahlungseingang auf das Bankkonto
Ausgangssituation: Ein Kunde hat eine noch offene Rechnung über 500€ bezahlt. Buchungssatz: Soll 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank an Haben 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04) Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) | Bank | 500,00€ | X | X | |
| 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04) | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 500,00€ | X | X | |
| Erklärung: Der Zahlungseingang wird auf dem Bankkonto erfasst und die entsprechende Forderung als ausgeglichen gebucht. |
Beispiel 2: Zahlung einer Lieferantenrechnung
Ausgangssituation: Eine Lieferantenrechnung über 300€ wurde bezahlt. Buchungssatz: Soll 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04) Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Haben 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04) | Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | 300,00€ | X | X | |
| 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) | Bank | 300,00€ | X | X | |
| Erklärung: Die Zahlung wird auf dem Bankkonto erfasst und die Verbindlichkeit entsprechend reduziert. |
Beispiel 3: Kauf eines neuen Bürostuhls (GWG)
Ausgangssituation: Ein neuer Bürostuhl für 500€ netto wird gekauft und bar bezahlt. Buchungssatz: Soll 0410 (SKR03) / 0650 (SKR04) Betriebs- und Geschäftsausstattung an Haben 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04) Kasse Soll 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) Abziehbare Vorsteuer 19% an Haben 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04) Kasse
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|---|---|
| 0410 (SKR03) / 0650 (SKR04) | Betriebs- und Geschäftsausstattung | 500,00€ | X | X | |
| 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) | Abziehbare Vorsteuer 19% | 95,00€ | X | X | |
| 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04) | Kasse | 595,00€ | X | X | |
| Erklärung: Der Bürostuhl wird als GWG aktiviert und die Vorsteuer geltend gemacht. Die Nutzungsdauer beträgt 1 Jahr (digitale AfA). |
Beispiel 4: Erlöse aus Warenverkauf mit 19% USt
Ausgangssituation: Warenverkauf für 1.000€ netto zzgl. 19% USt. Zahlung erfolgt per Banküberweisung. Buchungssatz: Soll 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank an Haben 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) Erlöse 19% USt Soll 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank an Haben 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04) Umsatzsteuer 19%
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) | Bank | 1.190,00€ | X | X | |
| 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) | Erlöse 19% USt | 1.000,00€ | X | X | |
| 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04) | Umsatzsteuer 19% | 190,00€ | X | X | |
| Erklärung: Der Erlös wird mit dem entsprechenden Umsatzsteuersatz verbucht. |
Checkliste: Buchhaltung zum Jahresabschluss
- Alle Belege vollständig erfasst
- Bankkonten abgestimmt
- PayPal und Stripe Konten abgestimmt
- Offene Posten geprüft (Debitoren/Kreditoren)
- Leistungsdatum korrekt erfasst
Häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden
- Unvollständige Belegerfassung: Verwende eine Belegpflicht-Liste, um sicherzustellen, dass alle Belege erfasst sind.
- Fehlende Abstimmungen: Führe regelmäßige Abstimmungen der Konten durch, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
- Unklare Belegstruktur: Implementiere eine einheitliche Belegstruktur für eine bessere Nachvollziehbarkeit.
- Nicht berücksichtigte offene Posten: Prüfe regelmäßig die offenen Posten, um unberechtigte Forderungen oder Verbindlichkeiten zu vermeiden.
- Falsche Periodenabgrenzung: Achte auf das korrekte Leistungsdatum, um die Buchungen in der richtigen Periode zu erfassen.
Best Practices für die Praxis
- Automatisierter Zahlungsabgleich: Nutze Buchhaltungssoftware, um Zahlungen automatisch abzugleichen und Buchungen zu vereinfachen.
- Regelmäßige Kassenbuchführung: Führe das Kassenbuch regelmäßig, um unklare Kassenbestände zu vermeiden.
- Monatliche OPOS-Prüfung: Halte die Liquidität deines Unternehmens im Blick durch regelmäßige Prüfung der offenen Posten.
- Digitale Belegerfassung: Nutze digitale Tools zur Erfassung und Archivierung von Belegen, um Zeit zu sparen und die Übersicht zu verbessern.
- Schulung der Mitarbeiter: Sorge dafür, dass alle Mitarbeiter, die in der Buchhaltung arbeiten, regelmäßig geschult werden, um auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen zu bleiben.
Aktuelle Regelungen (Stand 2025)
- Digital-AfA (BMF 22.02.2021): Software/Hardware Nutzungsdauer = 1 Jahr
- GWG-Grenze: 800€ netto (Sofortabschreibung)
- Sammelposten: 250€ - 1.000€
- Kleinunternehmergrenze: 22.000€ Vorjahr
Fazit
Ein sorgfältig durchgeführter Jahresabschluss ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Durch eine vollständige Erfassung aller Belege, regelmäßige Abstimmungen und eine klare Struktur kannst du den Prozess erheblich vereinfachen. Vermeide häufige Fehler durch den Einsatz moderner Buchhaltungssoftware und halte dich an die Best Practices für eine effiziente Buchführung. So stellst du sicher, dass dein Jahresabschluss nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch ein verlässliches Bild deiner finanziellen Lage bietet.
Rechtsquellen
Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:
- GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)
- BMF-Schreiben zu geringwertigen Wirtschaftsgütern (30.09.2010, BStBl I 2010, 755)
- BMF-Schreiben zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software (22.02.2021, BStBl I 2021, 298)
- BMF-Schreiben zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung (19.06.2018, BStBl I 2018, 699)
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) (01.10.2010 (laufend aktualisiert), BStBl I Sondernummer 1/2010)