Bewirtungskosten
Definition
Bewirtungskosten sind Ausgaben, die ein Unternehmen für die Verpflegung von Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern tätigt. Diese Kosten können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden.
Bedeutung in der Praxis
Bewirtungskosten spielen eine bedeutende Rolle für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), insbesondere wenn es um die Pflege von Geschäftsbeziehungen geht. Ein gemeinsames Geschäftsessen kann beispielsweise dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und Verhandlungen zu erleichtern. Für KMUs ist es wichtig, Bewirtungskosten korrekt zu erfassen und zu dokumentieren, um diese steuerlich absetzen zu können.
Ein konkretes Beispiel für die Anwendung in der Praxis ist ein Geschäftsessen mit einem potenziellen Kunden in einem Restaurant. Das Unternehmen kann die Kosten für Speisen und Getränke als Bewirtungskosten verbuchen, sofern der betriebliche Anlass klar dokumentiert ist. Ebenso können Bewirtungskosten bei internen Veranstaltungen wie Firmenfeiern oder Schulungen anfallen, wenn Mitarbeiter verpflegt werden.
In der Praxis müssen KMUs darauf achten, dass alle relevanten Belege ordnungsgemäß aufbewahrt und die Teilnehmer sowie der Anlass der Bewirtung klar dokumentiert werden. Dies ist nicht nur für die steuerliche Anerkennung wichtig, sondern auch für die interne Kostenkontrolle.
Rechtliche Grundlagen
Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten ist im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt, insbesondere in § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Demnach sind 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn sie angemessen und der beruflichen oder betrieblichen Sphäre zuzuordnen sind. Die übrigen 30% gelten als nicht abzugsfähige Aufwendungen.
Für die Anerkennung der Bewirtungskosten ist es zwingend erforderlich, dass der Anlass der Bewirtung und die Teilnehmer dokumentiert werden. Eine detaillierte Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ist ebenso notwendig, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. Die aktuellen GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) müssen ebenfalls beachtet werden, um die digitale Archivierung dieser Belege sicherzustellen.
Praxisbeispiele
Beispiel 1: Geschäftsessen mit Kunden (mit Vorsteuerabzug)
Ein Softwareunternehmen lädt potenzielle Kunden zu einem Abendessen ein, um über ein neues Produkt zu informieren. Die Rechnung beträgt 238,00 € (inkl. 19% USt).
- Buchungssatz (SKR03): Bewirtungskosten 70% abzugsfähig 4650 an Bank 1200
- Buchungssatz (SKR04): Bewirtungskosten 70% abzugsfähig 6640 an Bank 1800
| Konto | SKR03 | SKR04 | Betrag |
|---|---|---|---|
| Bewirtungskosten 70% abzugsfähig | 4650 | 6640 | 140,00 € |
| Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten (30%) | 4654 | 6644 | 60,00 € |
| Vorsteuer 19% | 1576 | 1406 | 38,00 € |
| Bank | 1200 | 1800 | 238,00 € |
Beispiel 2: Team-Event (interne Bewirtungskosten)
Eine Agentur organisiert ein Team-Event, bei dem die Mitarbeiter verpflegt werden. Die Kosten hierfür betragen 595,00 € (inkl. 19% USt).
- Buchungssatz (SKR03): Bewirtungskosten 70% abzugsfähig 4650 an Bank 1200
- Buchungssatz (SKR04): Bewirtungskosten 70% abzugsfähig 6640 an Bank 1800
| Konto | SKR03 | SKR04 | Betrag |
|---|---|---|---|
| Bewirtungskosten 70% abzugsfähig | 4650 | 6640 | 350,00 € |
| Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten (30%) | 4654 | 6644 | 150,00 € |
| Vorsteuer 19% | 1576 | 1406 | 95,00 € |
| Bank | 1200 | 1800 | 595,00 € |
Beispiel 3: Besprechung mit Geschäftspartnern (mit Vorsteuerabzug)
Ein Bauunternehmen hält eine Besprechung mit einem Geschäftspartner ab, bei der Speisen und Getränke serviert werden. Die Kosten betragen 119,00 € (inkl. 19% USt).
- Buchungssatz (SKR03): Bewirtungskosten 70% abzugsfähig 4650 an Bank 1200
- Buchungssatz (SKR04): Bewirtungskosten 70% abzugsfähig 6640 an Bank 1800
| Konto | SKR03 | SKR04 | Betrag |
|---|---|---|---|
| Bewirtungskosten 70% abzugsfähig | 4650 | 6640 | 70,00 € |
| Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten (30%) | 4654 | 6644 | 30,00 € |
| Vorsteuer 19% | 1576 | 1406 | 19,00 € |
| Bank | 1200 | 1800 | 119,00 € |
Häufige Fehler
- Fehlende oder unzureichende Dokumentation des Anlasses der Bewirtung und der Teilnehmer.
- Falsche oder fehlende Belege, die den Vorsteuerabzug gefährden.
- Verwechslung von betrieblichen und privaten Bewirtungskosten.
- Nichtbeachtung der 30%igen Nichtabzugsfähigkeit von Bewirtungskosten.
- Unzureichende digitale Archivierung von Belegen gemäß GoBD.
Tipps für KMUs
- Dokumentieren Sie den Anlass und die Teilnehmer der Bewirtung stets ausführlich.
- Bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf und achten Sie auf eine korrekte Rechnungsstellung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
- Unterscheiden Sie klar zwischen betrieblichen und privaten Bewirtungskosten.
- Nutzen Sie Softwarelösungen, die die GoBD-konforme Archivierung von Belegen unterstützen.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um die korrekte Handhabung von Bewirtungskosten sicherzustellen.
Siehe auch
Bewirtungskosten hängen eng mit dem Vorsteuerabzug zusammen, da nur korrekt dokumentierte Ausgaben zum Vorsteuerabzug berechtigen.