Forderungsausfall buchen

Überblick

Bei der Buchung eines Forderungsausfalls handelt es sich um die Erfassung eines betrieblichen Verlustes, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt und die Forderung uneinbringlich wird. Zwei Dinge passieren gleichzeitig: Der Nettobetrag wird zum Aufwand, und die bereits abgeführte Umsatzsteuer wird nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG berichtigt.

Wann wird diese Buchung benötigt?

1. Wenn ein Kunde Insolvenz anmeldet und die Forderung nicht mehr eintreibbar ist.
2. Bei lang anhaltenden Zahlungsrückständen ohne Aussicht auf Zahlung.
3. Wenn ein gerichtlicher Mahnbescheid erfolglos bleibt.
4. Bei einer einvernehmlichen Forderungsverzichtsvereinbarung.

Buchungssatz

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
2406 (SKR03) / 6936 (SKR04)	Forderungsverluste 19 % USt (übliche Höhe)	Netto
1776 (SKR03) / 3806 (SKR04)	Umsatzsteuer 19 %	USt
1400 (SKR03) / 1200 (SKR04)	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen		Brutto

Wichtige Kontenreferenz:

• Forderungsverluste 19 % USt (übliche Höhe): SKR03=2406, SKR04=6936
• Umsatzsteuer 19 %: SKR03=1776, SKR04=3806
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: SKR03=1400, SKR04=1200

DATEV trennt nach Steuersatz und nach Höhe des Ausfalls. Für 7 % gelten SKR03 2401 / SKR04 6931. Ist der Ausfall unüblich hoch, sind die Konten SKR03 2436 / SKR04 6286 vorgesehen, damit die Position im Jahresabschluss gesondert sichtbar bleibt.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Uneinbringlichkeit belegen: Halte fest, woraus sich der Ausfall ergibt, etwa Insolvenzeröffnung, fruchtlose Vollstreckung oder ein schriftlicher Forderungsverzicht. Eine bloße Zahlungsverzögerung genügt nicht.
2. Beträge aufteilen: Zerlege den offenen Bruttobetrag in Netto und Umsatzsteuer. Bei 19 % gilt: Umsatzsteuer gleich Brutto mal 19/119.
3. Aufwand buchen: Den Nettobetrag im Soll auf 2406 (SKR03) / 6936 (SKR04).
4. Umsatzsteuer berichtigen: Den Steueranteil im Soll auf 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04). Damit holst du die bereits abgeführte Umsatzsteuer zurück.
5. Forderung ausbuchen: Den Bruttobetrag im Haben auf 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04).
6. In der Voranmeldung berücksichtigen: Die Berichtigung gehört in den Voranmeldungszeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit eingetreten ist.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Eine Ausgangsrechnung über 1.190,00 € brutto (1.000,00 € netto zuzüglich 190,00 € Umsatzsteuer) fällt aus, weil über das Vermögen des Kunden das Insolvenzverfahren eröffnet wurde.

Berechnung:

• Offener Bruttobetrag: 1.190,00 €
• Umsatzsteuer: 1.190,00 € * 19/119 = 190,00 €
• Nettobetrag als Aufwand: 1.000,00 €

Buchung:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
2406 (SKR03) / 6936 (SKR04)	Forderungsverluste 19 % USt (übliche Höhe)	1.000,00 €
1776 (SKR03) / 3806 (SKR04)	Umsatzsteuer 19 %	190,00 €
1400 (SKR03) / 1200 (SKR04)	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen		1.190,00 €

Probe: 1.000,00 € + 190,00 € = 1.190,00 €. Soll und Haben stimmen überein.

Wichtige Hinweise

• Der Nettobetrag ist der Aufwand, die Umsatzsteuer ist eine Berichtigung. Wer den Bruttobetrag komplett in den Aufwand bucht, mindert den Gewinn zu stark und lässt die Umsatzsteuer beim Finanzamt liegen.
• Es wird die Umsatzsteuer korrigiert, nicht die Vorsteuer. Vorsteuer betrifft die Eingangsseite und hat mit einer ausgefallenen Kundenforderung nichts zu tun.
• Bei Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer erst mit der Zahlung. Bleibt die Zahlung aus, gibt es auch nichts zu berichtigen, es fällt nur der Nettobetrag aus.
• Zahlt der Kunde später doch, sind Steuerbetrag und Vorsteuerabzug nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG erneut zu berichtigen.
• Von der endgültigen Abschreibung zu unterscheiden ist die Wertberichtigung auf eine zweifelhafte Forderung. Solange die Forderung nur gefährdet ist, wird sie wertberichtigt, aber noch nicht ausgebucht, und die Umsatzsteuer bleibt zunächst unverändert.

Häufige Fehler

1. Vorsteuer statt Umsatzsteuer korrigiert: Beim Forderungsausfall wird das Umsatzsteuerkonto 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04) entlastet, nicht das Vorsteuerkonto.
2. Bruttobetrag als Aufwand gebucht: Nur der Nettobetrag ist Aufwand.
3. Zu früh abgeschrieben: Ohne belegte Uneinbringlichkeit erkennt das Finanzamt weder den Aufwand noch die Steuerberichtigung an.
4. Falscher Zeitraum: Die Berichtigung gehört in den Voranmeldungszeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit feststeht, nicht in den der ursprünglichen Rechnung.

Rechtliche Grundlagen

Nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG gilt die Berichtigungsregel des § 17 Abs. 1 UStG sinngemäß, wenn das vereinbarte Entgelt uneinbringlich geworden ist. Der leistende Unternehmer korrigiert den geschuldeten Steuerbetrag, der Leistungsempfänger seinen Vorsteuerabzug. Wird das Entgelt später doch vereinnahmt, sind Steuerbetrag und Vorsteuerabzug erneut zu berichtigen. Der Forderungsverlust selbst ist eine betrieblich veranlasste Aufwendung im Sinne des § 4 Abs. 4 EStG.

Tipps für die Praxis

• Führe eine offene Posten-Liste und prüfe sie regelmäßig, damit Ausfälle im richtigen Zeitraum auffallen.
• Lege den Nachweis der Uneinbringlichkeit zum Buchungsbeleg, etwa den Insolvenzeröffnungsbeschluss oder die Mitteilung des Gerichtsvollziehers.
• Trenne Wertberichtigung und endgültigen Ausfall sauber, sonst stimmt der Forderungsbestand in der Bilanz nicht.
• Prüfe bei größeren Ausfällen, ob eine Kreditversicherung oder ein Eigentumsvorbehalt greift, bevor du abschreibst.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• BMF-Schreiben zur Wertberichtigung von Forderungen (12.05.2011, BStBl I 2011, 489)
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) (01.10.2010 (laufend aktualisiert), BStBl I Sondernummer 1/2010)

Kontonummern geprueft gegen DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), Stand 2026, sowie buchungssatz.de am 2026-09-08.