Konto 7850

Zusammenfassung

Das Buchungskonto 7850 “Buchführungskosten” im SKR05 wird für die Erfassung betrieblicher Aufwendungen genutzt, die im Zusammenhang mit der Buchführung anfallen. Es gehört zur Kategorie der sonstigen betrieblichen Aufwendungen und dient der transparenten Erfassung und Zuordnung von Kosten, die für die Erstellung und Verwaltung finanzieller Aufzeichnungen erforderlich sind.

Verwendungszweck

Das Konto 7850 wird verwendet, um alle Kosten zu erfassen, die direkt mit der buchhalterischen Verwaltung eines Unternehmens verbunden sind. Dazu zählen insbesondere Gebühren für Buchhaltungssoftware, Vergütungen für externe Buchführungsdienstleister und Kosten für Schulungen im Bereich Buchführung. Diese Aufwendungen sind typisch für Unternehmen, die ihre Buchhaltung entweder intern durch spezialisierte Mitarbeiter oder extern durch Buchhaltungsbüros abwickeln lassen.

In der Praxis fallen Buchführungskosten häufig auch in Form von Beratungsleistungen durch Steuerberater an, wenn es um die Erstellung von Jahresabschlüssen oder die Unterstützung bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen geht. Solche Leistungen sollten ebenfalls auf diesem Konto erfasst werden, um eine vollständige und korrekte Kostendarstellung zu gewährleisten.

Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung intern führen, können auch Anschaffungen von Buchhaltungssoftware oder Hardware für die Buchführung auf diesem Konto erfasst werden. Dies sorgt für eine präzise Zuordnung der Aufwendungen und erleichtert die Kostenkontrolle und -analyse.

Bei der Nutzung von Kostenstellen ist es wichtig, die Buchführungskosten den entsprechenden Kostenstellen zuzuordnen, um eine genaue Abbildung der Kostenstruktur im Unternehmen zu ermöglichen. Dies kann durch eine direkte Zuordnung der Kosten zu den Kostenstellen erfolgen, die von den jeweiligen Buchführungsaktivitäten profitieren.

Kostenrechnerische Aspekte

In der Kostenrechnung wird das Konto 7850 genutzt, um die Buchführungskosten den entsprechenden Kostenstellen oder Kostenträgern zuzuordnen. Eine präzise Zuordnung ist insbesondere in Unternehmen mit einer komplexen Kostenstruktur essenziell, um die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Bereiche beurteilen zu können.

Das Konto spielt zudem eine wichtige Rolle bei der Erstellung des Betriebsabrechnungsbogens (BAB). Hierbei werden die erfassten Buchführungskosten den einzelnen Kostenstellen zugeordnet, um eine detaillierte Kostenkontrolle zu ermöglichen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Die Erfassung und korrekte Zuordnung der Buchführungskosten helfen dabei, die Rentabilität der Kostenstellen zu überwachen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Steuerliche Aspekte

Buchführungskosten sind als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Dabei müssen die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eingehalten werden, um die Absetzbarkeit sicherzustellen.

Die Umsatzsteuer bei Buchführungskosten, die von externen Dienstleistern in Rechnung gestellt wird, beträgt im Regelfall 19%. Diese Vorsteuer kann von vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen geltend gemacht werden. Bei Leistungen, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen, ist dies gesondert zu prüfen.

Besondere Aufmerksamkeit ist bei der Dokumentation und Aufbewahrung von Belegen erforderlich, um bei Betriebsprüfungen die ordnungsgemäße Erfassung der Buchführungskosten nachzuweisen. Die Belege sollten stets vollständig, korrekt und nachvollziehbar abgelegt werden.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Externe Buchführungsdienstleistung

Soll: 7850 Buchführungskosten – 1.000 € Haben: 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – 1.190 €

Ein externes Buchhaltungsbüro stellt 1.000 € zzgl. 19% Umsatzsteuer für Buchführungsdienstleistungen in Rechnung. Die Kosten werden der Hauptkostenstelle “Verwaltung” zugeordnet.

Beispiel 2: Anschaffung von Buchhaltungssoftware

Soll: 7850 Buchführungskosten – 500 € Haben: 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – 595 €

Ein Unternehmen kauft Buchhaltungssoftware für 500 € zzgl. 19% Umsatzsteuer. Die Kosten werden der Hauptkostenstelle “IT-Abteilung” zugeordnet.

Beispiel 3: Schulungskosten für Buchhaltungspersonal

Soll: 7850 Buchführungskosten – 300 € Haben: 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – 357 €

Kosten für die Teilnahme von Buchhaltungspersonal an einem Seminar werden in Höhe von 300 € zzgl. 19% Umsatzsteuer erfasst und der Kostenstelle “Personalentwicklung” zugeordnet.

Häufige Fehler und Fallstricke

• Falsche Zuordnung der Kostenstelle: Ungenauigkeiten bei der Kostenstellenzuordnung können die Kostentransparenz beeinträchtigen.
• Nichtabzugsfähige Vorsteuer: Die Vorsteuer aus nicht unternehmerischen Tätigkeiten wird fälschlicherweise geltend gemacht.
• Fehlende Belege: Unzureichende Belegführung führt zu Problemen bei Betriebsprüfungen.
• Nichtbeachtung der GoBD: Fehlende Einhaltung der GoBD kann zur Aberkennung von Betriebsausgaben führen.
• Falsche Umsatzsteuerbehandlung: Fehlerhafte Anwendung des Steuersatzes bei gemischten Leistungen.
• Unvollständige Erfassung: Nicht alle Kostenpositionen werden erfasst, was zu einer unvollständigen Kostenübersicht führt.

Rechtstipps und Best Practices

• Belegorganisation: Achten Sie auf eine vollständige und ordnungsgemäße Belegführung nach den GoBD, um die Absetzbarkeit der Kosten sicherzustellen.
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig die Zuordnung der Kosten zu den Kostenstellen, um eine korrekte Kostenzuordnung zu gewährleisten.
• Schulungen und Weiterbildungen: Investieren Sie in regelmäßige Schulungen für Buchhaltungspersonal, um Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.
• Externe Beratung: Ziehen Sie bei komplexen Sachverhalten externe Steuer- oder Wirtschaftsberater hinzu, um rechtliche und steuerliche Risiken zu minimieren.
• Dokumentationspflichten: Halten Sie sich an die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Buchführungsunterlagen.