Konto 6960

Zusammenfassung

Das Buchungskonto 6960 “Reisekosten Arbeitnehmer” im SKR04 Kontenrahmen dient zur Erfassung und Abwicklung von Aufwendungen, die durch Dienstreisen von Arbeitnehmern entstehen. Es gehört zu den sonstigen betrieblichen Aufwendungen und erfasst sämtliche Kosten, die im Rahmen von Geschäftsreisen anfallen, wie z.B. Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwendungen.

Verwendungszweck

Das Konto 6960 wird eingesetzt, um Reisekosten von Arbeitnehmern, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit anfallen, zu erfassen. Dazu gehören vor allem Kosten, die durch die Nutzung von Verkehrsmitteln wie Bahn, Flugzeug oder Mietwagen entstehen. Auch Übernachtungskosten in Hotels oder anderen Unterkünften werden hier erfasst. Darüber hinaus gehören auch Verpflegungsmehraufwendungen, die durch längere Abwesenheiten vom Wohnort entstehen, zu den typischen Buchungen auf diesem Konto.

In der Praxis verwenden Unternehmen das Konto 6960, um eine transparente und nachvollziehbare Übersicht der Reisekosten zu gewährleisten. Bei der Abrechnung von Geschäftsreisen ist es wichtig, dass alle Belege und Rechnungen sorgfältig gesammelt und dokumentiert werden, um die Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Finanzamt zu gewährleisten. Eine ordnungsgemäße Buchung auf diesem Konto erleichtert die Erstellung von Reisekostenabrechnungen und die Kontrolle der Reisekostenbudgets.

Zusätzlich kann das Konto zur Abgrenzung von privaten und geschäftlichen Reisekosten genutzt werden, indem ausschließlich die geschäftlich veranlassten Kosten hier gebucht werden. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung der steuerlichen Anforderungen und die Sicherstellung, dass keine privaten Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Steuerliche Aspekte

Reisekosten, die auf dem Konto 6960 gebucht werden, unterliegen den GoBD-Anforderungen, was eine ordnungsgemäße, vollständige und zeitnahe Erfassung voraussetzt. Die Belege für Reisekosten müssen lückenlos und in physischer oder digitaler Form archiviert werden. Die Umsatzsteuer auf Reisekosten kann, sofern sie separat ausgewiesen ist, in der Regel als Vorsteuer abgezogen werden, was jedoch eine sorgfältige Prüfung der Belege erfordert.

Für Verpflegungsmehraufwendungen gibt es festgelegte Pauschalen, die steuerlich geltend gemacht werden können. Diese Pauschalen sind abhängig von der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseziel (Inland/Ausland). Wichtig ist, dass die steuerlichen Regelungen zu Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen regelmäßig überprüft werden, da sie sich durch gesetzliche Änderungen anpassen können.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Geschäftsreise mit Übernachtung

Soll: 6960 Reisekosten Arbeitnehmer – 500 € Haben: 1200 Bank – 500 €

Ein Mitarbeiter unternimmt eine Geschäftsreise nach München und die Kosten für Hotelübernachtungen und Fahrt belaufen sich auf 500 €. Diese werden direkt vom Bankkonto des Unternehmens beglichen.

Beispiel 2: Bahnreise mit Verpflegungsmehraufwendungen

Soll: 6960 Reisekosten Arbeitnehmer – 150 € Haben: 1200 Bank – 150 €

Ein Mitarbeiter reist mit der Bahn zu einem Geschäftstermin. Die Kosten für die Hin- und Rückfahrt sowie die Verpflegungsmehraufwendungen betragen 150 €, die ebenfalls vom Bankkonto des Unternehmens bezahlt werden.

Beispiel 3: Flugreise ins Ausland

Soll: 6960 Reisekosten Arbeitnehmer – 1200 € Haben: 1200 Bank – 1200 €

Ein Arbeitnehmer fliegt zu einer Konferenz nach London. Die Flugkosten und Unterkunft für die Dauer des Aufenthalts summieren sich auf 1200 - Bank €, die direkt vom Bankkonto abgebucht werden.

Häufige Fehler und Fallstricke

• Fehlende Belege: Es werden nicht alle Belege gesammelt, was bei einer Steuerprüfung zu Problemen führen kann.
• Falsche Zuordnung: Private und geschäftliche Reisekosten werden nicht sauber getrennt.
• Nicht berücksichtigte Pauschalen: Verpflegungspauschalen werden nicht korrekt angesetzt, was zu steuerlichen Ungenauigkeiten führen kann.
• Fehlerhafte Umsatzsteuerberechnung: Die Vorsteuer wird nicht korrekt abgezogen, weil Belege fehlen oder nicht korrekt geprüft wurden.
• Nicht zeitnahe Buchung: Reisekosten werden nicht zeitnah erfasst, was gegen die GoBD-Anforderungen verstößt.
• Unvollständige Angaben: Fehlende Angaben zu Reisezweck und -dauer erschweren die Nachvollziehbarkeit.
• Falsche Währungsumrechnung: Bei Auslandreisen wird die Umrechnung in Euro nicht korrekt durchgeführt.

Rechtstipps und Best Practices

• Belegorganisation: Führen Sie ein systematisches Ablagesystem für Reisekostenbelege ein, sowohl in physischer als auch in digitaler Form.
• Trennung von privat und geschäftlich: Achten Sie strikt darauf, private von geschäftlichen Ausgaben zu trennen, um steuerliche Probleme zu vermeiden.
• Aktualität prüfen: Halten Sie sich über aktuelle steuerliche Regelungen und Pauschalen auf dem Laufenden, um korrekte Abrechnungen zu gewährleisten.
• Softwarelösungen nutzen: Verwenden Sie Buchhaltungssoftware, die Reisekostenabrechnungen integriert, um die Effizienz und Genauigkeit zu erhöhen.
• Schulungen anbieten: Bieten Sie regelmäßig Schulungen für Ihre Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen an die Reisekostenabrechnung bekannt sind und eingehalten werden.