Konto 6900

Zusammenfassung

Das Buchungskonto 6900 “Kfz-Kosten” im SKR04-Kontenrahmen wird verwendet, um alle mit der Nutzung und dem Unterhalt von Kraftfahrzeugen verbundenen betrieblichen Aufwendungen zu erfassen. Es zählt zu den sonstigen betrieblichen Aufwendungen und dient der systematischen Erfassung und Auswertung von Kfz-bezogenen Kosten.

Verwendungszweck

Das Konto 6900 “Kfz-Kosten” wird in der Buchhaltung zur Erfassung aller Ausgaben im Zusammenhang mit betrieblich genutzten Kraftfahrzeugen verwendet. Dazu zählen beispielsweise Treibstoffkosten, Reparaturen, Wartungsarbeiten, Versicherungsbeiträge, Kfz-Steuern und Leasingraten. Unternehmen sollten darauf achten, dass nur die Kosten erfasst werden, die tatsächlich für im Betrieb eingesetzte Fahrzeuge anfallen.

Ein praxisnahes Beispiel für die Nutzung dieses Kontos ist die Erfassung der monatlichen Leasingrate eines Firmenwagens. Ebenso könnten die Kosten für eine Reparatur oder den Reifenwechsel eines Geschäftsfahrzeugs hier verbucht werden. Auch die regelmäßig anfallenden Kosten für Kfz-Versicherungen und die Kfz-Steuer werden über dieses Konto abgewickelt.

Besonders wichtig ist, dass die Trennung zwischen betrieblich und privat genutzten Fahrzeugen sauber erfolgt. Sollte ein Fahrzeug sowohl privat als auch geschäftlich genutzt werden, muss der private Nutzungsanteil korrekt ermittelt und gegebenenfalls als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Steuerliche Aspekte

Die auf dem Konto 6900 erfassten Kfz-Kosten sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abzugsfähig, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Nach den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) ist sicherzustellen, dass alle Belege ordnungsgemäß erfasst und aufbewahrt werden.

Bei der Umsatzsteuerbehandlung ist darauf zu achten, dass die Vorsteuer aus den Kfz-Kosten nur dann abgezogen werden kann, wenn der Vorsteuerabzug berechtigt ist. Dies ist in der Regel bei betrieblich genutzten Fahrzeugen der Fall. Bei gemischt genutzten Fahrzeugen muss der private Nutzungsanteil herausgerechnet werden.

Besonderheiten ergeben sich bei der Nutzung von Fahrzeugen durch Gesellschafter-Geschäftsführer. Hier gelten spezifische Regelungen, die unter anderem die Ermittlung des geldwerten Vorteils betreffen. Unternehmen sollten hierzu im Zweifelsfall steuerlichen Rat einholen.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Tankrechnung für Firmenfahrzeug

Soll: 6900 Kfz-Kosten – 119,00 €
Haben: 1200 Bank – 119,00 €

Ein Mitarbeiter hat mit der Firmen-Bankkarte getankt. Der Betrag von 100 € zzgl. 19% USt (19 €) wird als Kfz-Kosten verbucht.

Beispiel 2: Reparaturkosten für Firmenwagen

Soll: 6900 Kfz-Kosten – 595,00 €
Haben: 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – 595,00 €

Eine Werkstatt hat eine Reparatur für den Firmenwagen durchgeführt. Die Gesamtkosten belaufen sich auf 500 € zzgl. 19% USt (95 €).

Beispiel 3: Kfz-Versicherungsbeitrag

Soll: 6900 Kfz-Kosten – 600,00 €
Haben: 1200 Bank – 600,00 €

Das Unternehmen hat die jährliche Kfz-Versicherung für ein Geschäftsfahrzeug bezahlt.

Beispiel 4: Leasingrate für Firmenfahrzeug

Soll: 6900 Kfz-Kosten – 1.190,00 €
Haben: 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – 1.190,00 €

Die monatliche Leasingrate für einen Firmenwagen beträgt 1.000 € zzgl. 19% USt (190 €).

Beispiel 5: Kfz-Steuer

Soll: 6900 Kfz-Kosten – 150,00 €
Haben: 1200 Bank – 150,00 €

Die jährliche Kfz-Steuer für ein betrieblich genutztes Fahrzeug wurde beglichen.

Häufige Fehler und Fallstricke

• Vermischung von privat und betrieblich genutzten Fahrzeugen: Achten Sie auf eine klare Trennung und richtige Ermittlung des privaten Nutzungsanteils.
• Fehlende Belege: Alle Kfz-Kosten müssen durch ordnungsgemäße Belege nachgewiesen werden.
• Falscher Vorsteuerabzug: Prüfen Sie, ob der Vorsteuerabzug zulässig ist, insbesondere bei gemischter Nutzung.
• Nicht angemeldete geldwerte Vorteile: Bei privater Nutzung von Firmenfahrzeugen müssen geldwerte Vorteile korrekt erfasst werden.
• Unvollständige Erfassung von Kosten: Stellen Sie sicher, dass alle anfallenden Kfz-Kosten, inklusive Versicherungen und Steuern, erfasst werden.
• Fehlerhafte Buchungssätze: Vermeiden Sie Buchungsfehler durch regelmäßige Schulungen und Kontrollen.
• Missachtung von GoBD-Anforderungen: Achten Sie auf die Einhaltung aller buchhalterischen Grundsätze und Aufbewahrungsfristen.

Rechtstipps und Best Practices

• Trennung von privat und geschäftlich: Führen Sie ein Fahrtenbuch oder nutzen Sie die 1%-Regelung, um den privaten Nutzungsanteil korrekt zu ermitteln.
• Regelmäßige Überprüfung: Kontrollieren Sie regelmäßig die Kfz-Kosten, um Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen.
• Steuerliche Beratung: Ziehen Sie bei Unsicherheiten einen Steuerberater hinzu, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden.
• Digitale Belegführung: Nutzen Sie digitale Tools zur Belegerfassung und -archivierung, um GoBD-konform zu arbeiten.
• Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit Kfz-Kostenabrechnungen und der ordnungsgemäßen Belegführung.