Konto 4940

Zusammenfassung

Auf dem Konto 4940 “Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur)” im SKR03 buchst du Ausgaben für berufsbezogene Literatur: Fachbücher, Nachschlagewerke, Gesetzestexte, Fachzeitschriften und deren digitale Entsprechungen. Es gehört zu den sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Bücher und Zeitschriften unterliegen dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Im SKR04 entspricht ihm das Konto 6820 Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur).

Verwendungszweck

Auf 4940 gehört Literatur, die dem Betrieb dient:

• Fachbücher und Kommentare zum eigenen Tätigkeitsgebiet
• Gesetzestexte und Verordnungssammlungen
• Fachzeitschriften im Abonnement oder als Einzelheft
• Nachschlagewerke, Normen, technische Regelwerke
• digitale Fachliteratur, E-Books und Zugänge zu Fachdatenbanken

Der Bezug zur betrieblichen Tätigkeit muss erkennbar sein. Allgemeinbildende Literatur, Tageszeitungen ohne fachlichen Bezug und Unterhaltungsliteratur sind privat veranlasst und gehören nicht in den Betrieb, auch wenn sie im Wartezimmer oder Aufenthaltsraum ausliegen. Für Kundenzeitschriften im Empfangsbereich ist eine Zuordnung zum sonstigen Betriebsbedarf oder zu den Repräsentationskosten zu prüfen.

Nicht auf 4940 gehören Seminare, Lehrgänge und Schulungen. Sie sind Fortbildungskosten und werden im SKR03 auf 4945 Fortbildungskosten gebucht, auch wenn Skripte und Begleitbücher enthalten sind.

Abgrenzung zu anderen Konten

• 4945 Fortbildungskosten: Seminare, Kurse, Lehrgänge und Prüfungsgebühren.
• 4930 Bürobedarf: Verbrauchsmaterial des Büroalltags ohne inhaltlichen Wert.
• 4950 Rechts- und Beratungskosten: die individuelle Beratung statt der allgemein zugänglichen Literatur.
• 4900 Sonstige betriebliche Aufwendungen: Auffangkonto für Aufwand ohne eigenes Konto.

Buchungsbeispiele

Fachbuch im Buchhandel, bar gekauft

Soll	Haben	Betrag
4940 Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur)		84,11 EUR
1571 Abziehbare Vorsteuer 7 %		5,89 EUR
	1000 Kasse	90,00 EUR

Im SKR04 lautet die Buchung 6820 Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur) 84,11 EUR und 1401 Abziehbare Vorsteuer 7 % 5,89 EUR an 1600 Kasse 90,00 EUR.

Jahresabonnement einer Fachzeitschrift auf Rechnung

Soll	Haben	Betrag
4940 Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur)		240,00 EUR
1571 Abziehbare Vorsteuer 7 %		16,80 EUR
	1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen	256,80 EUR

Im SKR04 buchst du 6820 und 1401 an 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Zugang zu einer Online-Fachdatenbank per Bank

Soll	Haben	Betrag
4940 Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur)		468,00 EUR
1571 Abziehbare Vorsteuer 7 %		32,76 EUR
	1200 Bank	500,76 EUR

Im SKR04 lautet die Buchung 6820 und 1401 an 1800 Bank.

Steuerliche Aspekte

Fachliteratur ist in voller Höhe Betriebsausgabe, wenn der berufliche Bezug feststeht. Umsatzsteuerlich gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent: § 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG begünstigt die Lieferung der in Anlage 2 bezeichneten Gegenstände, zu denen Bücher, Zeitungen und Zeitschriften gehören.

Für elektronische Ausgaben regelt § 12 Abs. 2 Nr. 14 UStG dasselbe: Die Überlassung solcher Erzeugnisse in elektronischer Form ist ebenfalls begünstigt, unabhängig davon, ob es das Werk auch gedruckt gibt. Ausdrücklich einbezogen ist die Bereitstellung eines Zugangs zu Datenbanken, die eine Vielzahl elektronischer Bücher, Zeitungen oder Zeitschriften enthalten. Ausgenommen bleiben Veröffentlichungen, die im Wesentlichen aus Videoinhalten oder Musik bestehen oder überwiegend Werbezwecken dienen; diese unterliegen dem Regelsteuersatz.

Der Vorsteuerabzug richtet sich nach § 15 UStG und setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Bei Abonnements, die über den Bilanzstichtag laufen, ist der auf das Folgejahr entfallende Anteil über die aktive Rechnungsabgrenzung auf 0980 abzugrenzen.

Häufige Fehler

• Mit 19 Prozent statt 7 Prozent gebucht. Bücher und Zeitschriften sind ermäßigt besteuert, auch digital.
• Allgemeine Zeitungen als Fachliteratur erfasst. Ohne fachlichen Bezug fehlt die betriebliche Veranlassung.
• Seminargebühren auf 4940 gebucht. Fortbildung gehört auf 4945.
• Abonnement über den Jahreswechsel nicht abgegrenzt. Der Aufwand ist dann periodenfremd.
• Videokurse mit 7 Prozent gebucht. Überwiegend aus Videoinhalten bestehende Angebote sind ausgenommen.

FAQ

Welches Konto entspricht 4940 im SKR04?

Im SKR04 buchst du Fachliteratur auf 6820 Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur). Der Kontenzweck stimmt überein, digitale Fachmedien eingeschlossen.

Gilt für E-Books derselbe Steuersatz wie für gedruckte Bücher?

Ja. § 12 Abs. 2 Nr. 14 UStG stellt die elektronische Überlassung der gedruckten Ausgabe gleich und bezieht auch den Zugang zu Fachdatenbanken ein. Anders liegt es bei Angeboten, die im Wesentlichen aus Video oder Musik bestehen.

Wie belege ich den beruflichen Bezug eines Fachbuchs?

Über den Titel und den Zusammenhang mit deiner Tätigkeit. Bei Literatur, die auch privat interessieren könnte, hilft eine kurze Notiz auf dem Beleg, wofür das Werk im Betrieb genutzt wird. Ohne erkennbaren Bezug wird der Abzug bei einer Prüfung strittig.

Quelle: DATEV-Kontenrahmen SKR 03, Art.-Nr. 11174 (bzw. SKR 04, Art.-Nr. 11175), Stand 2026; Kontozweck geprueft gegen buchungssatz.de am 2026-09-08.