Module und Tarif verwalten

Überblick

Unter System › Plan siehst du zwei Dinge: den Tarif, der für dein Konto gilt, und die Module, die du selbst an- und abschalten kannst. Ein Modul ist ein abgegrenzter Bereich der App, zum Beispiel die Bankanbindung oder das Kassenbuch.

Wozu das gut ist: Wer keine Kasse führt, braucht den Menüpunkt nicht. Abgeschaltete Module verschwinden aus der Navigation, und die Oberfläche wird ruhiger.

Tarif und Teamplätze

Oben auf der Seite steht dein Tarif. In der Beta-Phase heißt er Beta und ist kostenlos, mit vollem Funktionsumfang. Daneben zeigt die Zeile, wie viele Nutzer dein Konto hat und wie viele Teamplätze belegt sind.

Teamplätze zählen die Personen neben dir: Als Inhaber hast du deinen Zugang immer, unabhängig vom Tarif. Wen du einlädst, steht im Reiter Team unter Mein Konto.

Ein Modul an- oder abschalten

1. Öffne System › Plan.
2. Suche das Modul in der Liste.
3. Stelle den Schalter um. Die Änderung ist sofort wirksam.

Danach verschwindet der Menüpunkt (oder er kommt zurück). Ein Lesezeichen auf eine Seite eines abgeschalteten Moduls führt zu einer Meldung statt zur Seite.

Was beim Abschalten mit deinen Daten passiert

Nichts. Ein abgeschaltetes Modul blendet nur aus, es löscht nicht:

• Buchungen, Belege und Auswertungen bleiben unverändert im Bestand.
• Der DATEV-Export, die Saldenliste und der Datenexport enthalten sie weiter.
• Schaltest du das Modul wieder an, ist alles da, wo es war.

Das ist kein Entgegenkommen, sondern Pflicht: Buchungsbelege und Bücher unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO. Kein Schalter in epago darf daran etwas ändern.

Tarif wählen und wechseln

Sobald die Bezahlung freigeschaltet ist, stehen die Tarife auf derselben Seite. Alle Preise sind netto ausgezeichnet, zzgl. 19 % Umsatzsteuer — epago richtet sich an Unternehmen mit Vorsteuerabzug.

1. Tarif auswählen.
2. Du landest auf der Bezahlseite unseres Zahlungsdienstleisters.
3. Nach der Bestätigung kommst du zurück auf Plan.

Der Tarif wird erst frei, wenn die Zahlung bestätigt ist. Bei SEPA-Lastschrift dauert das je nach Bank einige Werktage; die Seite zeigt so lange, dass die Aktivierung läuft. Das ist keine Verzögerung aus Vorsicht, sondern der normale Lauf einer Lastschrift.

Wechsel in einen größeren Tarif gilt sofort. Die Differenz für den laufenden Monat wird anteilig berechnet. Wechsel in einen kleineren Tarif gilt zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode — du hast den größeren Tarif für diesen Monat bezahlt und behältst ihn bis zum Schluss.

Bezahlen: Lastschrift oder Karte

Du kannst per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte zahlen. Beim ersten Mal erteilst du das SEPA-Mandat direkt auf der Bezahlseite.

Über Zahlungsdaten auf der Plan-Seite kommst du jederzeit in die Verwaltung deines Zahlungsmittels: Karte tauschen, Bankverbindung ändern, Rechnungsanschrift pflegen.

Die Rechnung über dein Abo bekommst du von epago, nicht vom Zahlungsdienstleister. Sie liegt unter Rechnungen und trägt eine fortlaufende Nummer im Format EP-JJJJ-NNNN — mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG, damit du sie selbst als Betriebsausgabe buchen kannst.

Vor jeder Lastschrift bekommst du eine Vorabankündigung per E-Mail. Sie nennt Betrag und Fälligkeit, damit du für Deckung sorgen kannst. Das ist im SEPA-Verfahren vorgeschrieben und lässt sich nicht abstellen.

Kündigen

Über Kündigen auf der Plan-Seite kündigst du zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode. Bis dahin ändert sich nichts. Das Datum steht im Dialog, bevor du bestätigst.

Nach dem Ende gilt:

• Lesen und Exportieren bleiben dauerhaft möglich. DATEV-Export, Saldenliste und der vollständige Datenexport funktionieren weiter.
• Gelöscht wird nichts.
• Neue Buchungen, Rechnungen und Belege lassen sich nicht mehr anlegen.

Auch das ist keine Kulanz: Deine Bücher und Belege unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO. Diese Pflicht trifft dich, nicht uns — also darf eine Kündigung dir den Zugang zu deinen Daten nicht nehmen.

Wenn eine Zahlung nicht durchgeht

Geht eine Lastschrift zurück oder wird eine Karte abgelehnt, siehst du auf der Plan-Seite einen Hinweis. Dein Zugang bleibt zunächst bestehen. Prüfe dein Zahlungsmittel unter Zahlungsdaten; sobald die Zahlung durch ist, verschwindet der Hinweis von selbst.

Was wann passiert

Damit du nicht raten musst, hier der vollständige Ablauf. Gerechnet wird ab dem Tag, an dem die Zahlung fehlgeschlagen ist.

Wann	Was passiert	Was das für dich heißt
sofort	E-Mail „Deine Zahlung hat nicht geklappt”	Zahlungsmittel aktualisieren, danach zieht der Dienstleister automatisch erneut ein
nach 7 Tagen	1. Mahnung, Frist 7 Tage	Zugang unverändert nutzbar
nach 14 Tagen	2. Mahnung mit Fristsetzung und genanntem Sperrtermin, Frist 14 Tage	Zugang unverändert nutzbar; der Termin steht in der Mail
frühestens zum genannten Sperrtermin	Änderungen werden gesperrt, aber nur wenn zwei Monatsentgelte offen sind	Lesen, Auswerten, Drucken und Exportieren bleiben möglich

Warum nicht schon nach einem offenen Monat

Gesperrt wird erst, wenn vier Dinge zusammenkommen: Die 2. Mahnung ist bei dir angekommen, ihre Frist ist abgelaufen, der darin genannte Sperrtermin ist erreicht, und es sind zwei aufeinanderfolgende Monatsentgelte offen - also auch der Einzug für den nächsten Monat ist fehlgeschlagen. Fehlt eines davon, passiert nichts. So steht es in § 9 Abs. 10 der AGB.

Ein einzelner geplatzter Einzug kostet dich deinen Zugang also nicht. Er kostet dich eine E-Mail und den Klick auf ein neues Zahlungsmittel.

Für die Mahnungen selbst berechnen wir nichts. Wir mahnen per E-Mail; dabei entstehen keine erstattungsfähigen Kosten. Auf der zweiten Mahnung nennen wir den gesetzlichen Verzugszins nach § 288 Abs. 2 BGB, als Information und nicht als Forderung. Welche Verzugsfolgen das Gesetz darüber hinaus vorsieht (Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB, Kosten einer Rücklastschrift), steht in § 9 der AGB; eingezogen wird davon derzeit nichts.

Was die Sperre bedeutet

Gesperrt werden ausschließlich ändernde Funktionen: buchen, Belege erfassen, Rechnungen schreiben, übermitteln. Weiterhin möglich sind:

• anmelden und alles ansehen,
• Auswertungen und Berichte öffnen und drucken,
• DATEV-Export, CSV, Saldenliste und der vollständige Datenexport.

Gelöscht wird nichts. Deine Bücher und Belege unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO, und diese Pflicht trifft dich. Eine Sperre, die dich von deinen eigenen Unterlagen abschneidet, wäre damit nicht vereinbar.

Die Sperre ist vorläufig: Sobald alle offenen Beiträge ausgeglichen sind, ist dein Zugang automatisch wieder vollständig nutzbar. Du musst dafür nichts beantragen. Stehen zwei Beiträge offen, reicht die Zahlung eines davon dafür nicht — erst wenn nichts mehr offen ist, öffnet sich der Zugang wieder.

Kostenpflichtige Module

Kostenpflichtige Module stehen mit Preis in der Liste und lassen sich zubuchen, sobald ein bezahlter Tarif läuft.

• Zubuchen wird ab der nächsten Abrechnung anteilig berechnet. Freigeschaltet wird das Modul, sobald die Zahlung bestätigt ist — nicht schon beim Umlegen des Schalters.
• Abbestellen wirkt zum Ende der bezahlten Periode. Bis dahin kannst du das Modul weiter nutzen.

Ohne laufenden Tarif steht neben dem Modul Tarif nötig statt eines Schalters. Ist die Bezahlung noch gar nicht freigeschaltet, steht dort ab Livegang buchbar. Beides ist Absicht: Ein Schalter, hinter dem nichts passieren kann, wäre eine leere Zusage.

Von epago freigeschaltete Module

Steht bei einem Modul von epago freigeschaltet, hat der Support es für dein Konto geöffnet. Diese Freischaltung kannst du nicht selbst zurücknehmen — melde dich beim Support, wenn du sie nicht mehr brauchst.

Häufige Fragen

Ich habe ein Modul abgeschaltet und finde die alten Buchungen nicht mehr. Die Buchungen sind da. Die Liste Buchungen unter Buchhaltung zeigt sie weiter; nur der Einstieg über den Modul-Menüpunkt fehlt. Schalte das Modul wieder an, wenn du den gewohnten Weg brauchst.

Kann mein Steuerberater Module abschalten oder kündigen? Nein. Ein Steuerberater-Zugang arbeitet an deinen Büchern, aber Vertrag, Tarif und Zahlungsdaten gehören dir — dieser Bereich ist für ihn gesperrt.

Ich habe bezahlt, aber der Tarif steht noch auf Beta. Bei SEPA-Lastschrift dauert die Bestätigung einige Werktage. Die Freischaltung kommt automatisch, sobald die Zahlung durch ist; du musst nichts erneut anstoßen. Bleibt es länger als eine Woche so, melde dich beim Support.

Bekomme ich zwei Rechnungen — von epago und vom Zahlungsdienstleister? Nein. Die Rechnung kommt ausschließlich von epago und liegt unter Rechnungen. Der Zahlungsdienstleister zieht nur das Geld ein.

Warum sehe ich einen Menüpunkt, obwohl das Modul aus ist? Dann konnte epago den Modul-Zustand gerade nicht laden. In diesem Fall bleibt bewusst alles sichtbar, statt dir etwas wegzunehmen. Lade die Seite neu.