ZUGFeRD: Die hybride E-Rechnung aus PDF und XML
ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten zur rechtssicheren elektronischen Rechnung im Sinne des § 14 UStG – alles Wichtige zu Format, Pflichten und Buchungspraxis.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und bezeichnet ein hybrides Rechnungsformat, das zwei Welten in einer einzigen Datei vereint: ein visuell lesbares PDF-Dokument und eine eingebettete XML-Datei mit strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Genau diese Kombination macht ZUGFeRD so praxistauglich – der Mensch liest das PDF, die Buchhaltungssoftware verarbeitet das XML automatisiert.
ZUGFeRD basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und erfüllt damit die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Seit Version 2.x ist ZUGFeRD vollständig mit dem deutschen Profil Factur-X harmonisiert, das in Frankreich als gleichwertiges Format gilt.
ZUGFeRD als elektronische Rechnung nach § 14 UStG
Mit der Reform des § 14 UStG (zuletzt geändert durch Art. 27 G v. 2.12.2024 I Nr. 387) wurde der Begriff der elektronischen Rechnung gesetzlich neu gefasst. Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.”
Das strukturierte elektronische Format muss nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG „der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU … entsprechen”. ZUGFeRD ab Version 2.1 (mit dem Profil EN 16931 oder höher) erfüllt diese Anforderung, da der eingebettete XML-Teil der Norm entspricht.
Wichtig: Ein bloßes PDF ohne eingebettetes XML ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG lediglich eine „sonstige Rechnung” – auch wenn es elektronisch übermittelt wird. Nur das hybride ZUGFeRD-Format mit normkonformem XML gilt als elektronische Rechnung im gesetzlichen Sinne.
Alternativ können Rechnungsaussteller und -empfänger nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG ein abweichendes Format vereinbaren, „soweit das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nummer 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.”
Die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische B2B-Umsätze nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG eine grundsätzliche Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen: „die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind.”
ZUGFeRD ist damit eines der gesetzeskonformen Formate, mit denen Unternehmen diese Verpflichtung erfüllen können. Die Übergangsregelungen erlauben für bestimmte Zeiträume weiterhin sonstige Rechnungen – die dauerhafte Lösung ist jedoch das strukturierte Format.
Im Unterschied zu rein behördlichen XRechnung-Verpflichtungen im öffentlichen Bereich bietet ZUGFeRD den Vorteil, dass die eingebettete PDF-Ansicht für alle Beteiligten unmittelbar lesbar bleibt, ohne dass ein spezieller XML-Viewer benötigt wird.
Technischer Aufbau: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
ZUGFeRD-Dateien basieren auf dem PDF/A-3-Standard, der es erlaubt, beliebige Dateien – hier die XML-Rechnung – als Anhang einzubetten. Die eingebettete XML-Datei trägt den standardisierten Dateinamen factur-x.xml (ab ZUGFeRD 2.1) oder ZUGFeRD-invoice.xml (ältere Versionen) und folgt der UN/CEFACT-Syntax (Cross Industry Invoice, CII).
ZUGFeRD kennt verschiedene Konformitätsprofile, die unterschiedlich viele Pflichtfelder vorschreiben:
| Profil | Verwendungszweck | Normkonformität nach § 14 UStG |
|---|---|---|
| MINIMUM | Buchhalterischer Beleg, kein vollständiger Rechnungsersatz | Nein |
| BASIC WL | Buchhalterischer Beleg ohne Positionsdetails | Nein |
| BASIC | Einfache Rechnungen mit Positionen | Ja (EN 16931-Teilmenge) |
| EN 16931 | Vollständige europäische Norm | Ja |
| EXTENDED | Erweiterungen für besondere Geschäftsprozesse | Ja |
Für die Erfüllung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG sind mindestens die Profile BASIC, EN 16931 oder EXTENDED geeignet. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle gesetzlich erforderlichen Rechnungsangaben und gelten damit nicht als vollständige elektronische Rechnungen.
Pflichtangaben auf der ZUGFeRD-Rechnung
Die Pflichtangaben ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG und müssen sowohl im sichtbaren PDF als auch im XML vollständig und übereinstimmend vorhanden sein. Dazu gehören unter anderem:
- Vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
Die Stärke von ZUGFeRD liegt darin, dass die maschinelle Verarbeitung des XML eine fehlerfreie Übernahme dieser Daten in das Buchführungssystem des Empfängers ermöglicht – ohne manuelle Übertragungsfehler.
Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit
§ 14 Abs. 3 UStG verlangt, dass „die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden.” Bei ZUGFeRD wird dieses Ziel auf zwei Ebenen erreicht:
- Visuelle Lesbarkeit durch das eingebettete PDF – jeder Empfänger kann die Rechnung ohne Zusatzsoftware öffnen und prüfen.
- Inhaltliche Unversehrtheit durch die XML-Struktur, deren Daten bei der Verarbeitung maschinell gegen das PDF abgeglichen werden können.
Zusätzlich kann nach § 14 Abs. 3 Satz 6 Nr. 1 UStG eine qualifizierte elektronische Signatur eingesetzt werden, um Echtheit und Unversehrtheit zu bestätigen. ZUGFeRD-Dateien lassen sich problemlos signieren. Alternativ genügen nach § 14 Abs. 3 Satz 5 UStG innerbetriebliche Kontrollverfahren, „die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.”
Buchungsbeispiele mit ZUGFeRD-Eingangsrechnungen
Beispiel 1: Eingangsrechnung Büromaterial (ZUGFeRD-Format, 19 % USt)
Ein Unternehmen erhält eine ZUGFeRD-Rechnung über Büromaterial im Wert von 500,00 € netto zzgl. 95,00 € Umsatzsteuer = 595,00 € brutto. Die Buchhaltungssoftware liest das XML automatisch aus und schlägt die Buchung vor:
| Konto | Beschreibung | SKR03 | SKR04 | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Soll | Bürobedarf | 4930 | 6815 | 500,00 € |
| Soll | Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1576 | 1406 | 95,00 € |
| Haben | Verbindlichkeiten aus L+L | 1600 | 3300 | 595,00 € |
Beispiel 2: Ausgangsrechnung (ZUGFeRD-Format, 19 % USt)
Ein Dienstleistungsunternehmen erstellt eine ZUGFeRD-Rechnung über 1.000,00 € netto zzgl. 190,00 € Umsatzsteuer = 1.190,00 € brutto:
| Konto | Beschreibung | SKR03 | SKR04 | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Soll | Forderungen aus L+L | 1400 | 1200 | 1.190,00 € |
| Haben | Erlöse 19 % USt | 8400 | 4400 | 1.000,00 € |
| Haben | Umsatzsteuer 19 % | 1776 | 3806 | 190,00 € |
Beispiel 3: Eingangsrechnung mit 7 % USt (z. B. Fachliteratur)
ZUGFeRD-Rechnung über Fachliteratur: 200,00 € netto zzgl. 14,00 € USt = 214,00 € brutto:
| Konto | Beschreibung | SKR03 | SKR04 | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Soll | Zeitschriften, Bücher | 4940 | 6820 | 200,00 € |
| Soll | Abziehbare Vorsteuer 7 % | 1571 | 1401 | 14,00 € |
| Haben | Verbindlichkeiten aus L+L | 1600 | 3300 | 214,00 € |
Übermittlung und Empfang: Zustimmungspflicht beachten
Nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG bedarf die Übermittlung einer elektronischen Rechnung „der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht.” Im verpflichtenden B2B-Bereich (inländische Unternehmer untereinander) ist diese Zustimmung seit 2025 kraft Gesetzes entbehrlich. Im freiwilligen Bereich – etwa gegenüber Privatpersonen oder im internationalen Verkehr – sollte die Einwilligung dokumentiert werden.
ZUGFeRD-Rechnungen können per E-Mail, über Unternehmensportale, via EDI-Verfahren oder direkt aus der Buchhaltungssoftware versendet werden. Der Empfänger benötigt lediglich einen PDF-fähigen Viewer, um die Rechnung zu lesen; für die automatisierte Verarbeitung ist eine ZUGFeRD-kompatible Software erforderlich.
Vorteile von ZUGFeRD in der Praxis
- Keine Medienbrüche: Ausstellung, Übermittlung und Verbuchung erfolgen vollständig digital.
- Automatische Datenerkennung: Die Buchhaltungssoftware liest Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung direkt aus dem XML – manuelle Eingaben entfallen.
- Rechtssicherheit: ZUGFeRD ab Profil BASIC erfüllt § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG und die EN 16931.
- Lesbarkeit für alle: Das eingebettete PDF ist ohne Zusatzsoftware lesbar – ideal für Geschäftspartner mit noch nicht vollständig automatisierten Prozessen.
- Archivierungsfreundlich: PDF/A-3 ist ein Langzeitarchivierungsformat; die Datei enthält alle Informationen dauerhaft in einer einzigen Datei.
- Kompatibilität mit GoBD: Da das Dokument unveränderlich gespeichert und maschinell auswertbar ist, unterstützt ZUGFeRD die GoBD-konforme digitale Belegaufbewahrung.
Häufige Fehler und wie Du sie vermeidest
- Falsches Profil gewählt: Nur BASIC, EN 16931 und EXTENDED gelten als vollständige E-Rechnungen nach § 14 UStG. MINIMUM und BASIC WL reichen für die gesetzliche Pflicht nicht aus.
- PDF und XML stimmen nicht überein: Wenn das sichtbare PDF andere Beträge zeigt als das eingebettete XML, ist die Rechnung fehlerhaft. Gute ZUGFeRD-Software prüft diese Konsistenz automatisch.
- Veraltete ZUGFeRD-Version: ZUGFeRD 1.0 erfüllt die EN 16931 nicht vollständig. Ab Version 2.1 (Factur-X-kompatibel) ist die Normenkonformität sichergestellt.
- Fehlende Pflichtangaben im XML: Alle nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben müssen auch im XML vollständig vorhanden sein – nicht nur im PDF.
- Nachträgliche Änderung: Das PDF/A-3-Format darf nach der Erstellung nicht verändert werden. Korrekturen erfordern eine neue Rechnung (Stornorechnung + neue Rechnung) oder eine Rechnungskorrektur mit eigener Rechnungsnummer.
Checkliste: ZUGFeRD-Rechnung rechtssicher erstellen
- Profil wählen: Mindestens BASIC für vollständige E-Rechnung nach § 14 UStG.
- Alle Pflichtangaben prüfen: § 14 Abs. 4 UStG – vollständig in PDF und XML.
- Konsistenz sicherstellen: PDF-Darstellung und XML-Daten müssen identisch sein.
- Archivierung sichern: Datei unveränderbar im GoBD-konformen Archivsystem speichern.
- Übermittlung dokumentieren: Versandweg und Zeitpunkt festhalten (E-Mail mit Empfangsbestätigung oder Portal-Log).
- Empfänger-Zustimmung prüfen: Im nicht verpflichtenden Bereich Einwilligung vorab einholen.
Fazit
ZUGFeRD ist die pragmatische Brücke zwischen der Welt des gedruckten Belegs und der vollautomatischen digitalen Buchführung. Das Hybridformat erfüllt als normkonformes strukturiertes Format die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 Nr. 1 UStG und damit die seit 2025 geltende B2B-E-Rechnungspflicht für inländische Unternehmer. Wer auf ZUGFeRD setzt, profitiert von automatischer Datenverarbeitung, lückenloser Archivierung und maximaler Lesbarkeit – ohne dass Geschäftspartner eine neue Software benötigen. Entscheidend ist die Wahl des richtigen Profils und die lückenlose Übereinstimmung zwischen PDF und XML.
Rechtsquellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (zuletzt geändert durch Art. 27 G v. 2.12.2024 I Nr. 387)
- Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1)