Software & Lizenzen richtig abschreiben
Immaterielle Vermögensgegenstände: Aktivierung, Nutzungsdauer und AfA
Einleitung
In der heutigen digitalen Welt sind Software und Lizenzen essenzielle Bestandteile vieler Geschäftsabläufe, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs). Die richtige buchhalterische Behandlung dieser Vermögenswerte ist entscheidend, um den Wert der Investition korrekt in den Büchern abzubilden und steuerlich konform zu agieren. Doch was gilt es zu beachten, wenn es um die Abschreibung von Software und Lizenzen geht? Welche Unterschiede bestehen zwischen selbsterstellter und erworbener Software? Und wie wird Software as a Service (SaaS) behandelt?
Dieser Ratgeber bietet dir eine praxisnahe Anleitung zur korrekten Bilanzierung von Software und Lizenzen. Du lernst, wann du Software aktivieren musst und wann nicht, wie du die Nutzungsdauer bestimmst und welche Besonderheiten bei SaaS zu beachten sind. Mit konkreten Beispielen und Buchungssätzen nach SKR03 und SKR04 kannst du das erlernte Wissen direkt in die Praxis umsetzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Erworbene Software: Seit dem BMF-Schreiben vom 22.02.2021 beträgt die Nutzungsdauer nur noch 1 Jahr – eine Sofortabschreibung im Anschaffungsjahr ist damit möglich (Digital-AfA).
- Selbsterstellte Software: In der Handelsbilanz besteht ein Aktivierungswahlrecht (§ 248 Abs. 2 HGB), in der Steuerbilanz hingegen ein Aktivierungsverbot (§ 5 Abs. 2 EStG) – steuerlich sind die Kosten sofort als Betriebsausgabe abzugsfähig.
- Software as a Service (SaaS): Mietmodelle werden als laufender Aufwand gebucht, keine Aktivierung notwendig.
- Trivialsoftware/GWG: Software bis 800 € netto kann als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abgeschrieben werden (wobei die 1-Jahres-Regel dies für teurere Software ohnehin ermöglicht).
- Buchhaltungssoftware: Nutze Software, um die Abschreibungen automatisch zu berechnen und zu buchen.
Selbsterstellte vs. erworbene Software: So machst du es richtig
Der Unterschied zwischen selbsterstellter und erworbener Software hat erhebliche Auswirkungen auf die Buchhaltung:
Selbsterstellte Software
Für selbsterstellte Software gelten unterschiedliche Regeln in Handels- und Steuerbilanz:
- Handelsbilanz (HGB): Gemäß § 248 Abs. 2 HGB besteht ein Aktivierungswahlrecht – du kannst die Software aktivieren, musst es aber nicht.
- Steuerbilanz (EStG): Gemäß § 5 Abs. 2 EStG gilt ein striktes Aktivierungsverbot für selbst geschaffene immaterielle Wirtschaftsgüter. Die Entwicklungskosten sind sofort als Betriebsausgabe abzugsfähig.
Praxistipp: Steuerlich ist die Sofortabschreibung der Entwicklungskosten meist vorteilhafter, da sie die Steuerlast im Entstehungsjahr mindert.
Erworbene Software (Digital-AfA seit 2021)
Erworbene Software wird aktiviert und abgeschrieben. Wichtige Änderung: Seit dem BMF-Schreiben vom 22.02.2021 (bestätigt 2022) beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Computerhardware und Software nur noch 1 Jahr.
Beispiel für erworbene Software:
- Schritt 1: Aktivierung auf dem Konto “EDV-Software” (SKR03 Konto 0027, SKR04 Konto 0135).
- Schritt 2: Sofortabschreibung im Jahr der Anschaffung möglich (Nutzungsdauer 1 Jahr).
- Schritt 3: Alternativ zeitanteilige Abschreibung bei unterjähriger Anschaffung.
Aktivierungspflicht, -wahlrecht und -verbot: Was du beachten musst
Die Aktivierung von Software hängt davon ab, ob sie erworben oder selbst erstellt wurde – und ob du die Handels- oder Steuerbilanz betrachtest:
| Software-Art | Handelsbilanz (HGB) | Steuerbilanz (EStG) |
|---|---|---|
| Erworbene Software | Aktivierungspflicht | Aktivierungspflicht |
| Selbsterstellte Software | Aktivierungswahlrecht (§ 248 Abs. 2 HGB) | Aktivierungsverbot (§ 5 Abs. 2 EStG) |
| Forschungskosten | Aktivierungsverbot | Aktivierungsverbot |
Wichtig für die Praxis:
- Bei erworbener Software musst du immer aktivieren – profitierst aber von der 1-Jahres-Nutzungsdauer (Digital-AfA).
- Bei selbsterstellter Software kannst du in der Handelsbilanz wählen, in der Steuerbilanz sind die Kosten jedoch sofort abzugsfähig.
- Eine fehlerhafte Aktivierung kann zu steuerlichen Nachteilen oder Bilanzkorrekturen führen.
Software as a Service (SaaS): So buchst du es korrekt
SaaS unterscheidet sich von herkömmlicher Software, da es sich um ein Nutzungsmodell handelt, bei dem du die Software nicht erwirbst, sondern mietest. Daher buchst du die Gebühren als laufenden Aufwand und nicht als Vermögenswert.
Beispiel für SaaS-Buchung:
- Schritt 1: Erfassung der monatlichen oder jährlichen Gebühren.
- Schritt 2: Buchung der Gebühren als Aufwand auf das Konto “Softwaremiete und -leasing” (SKR03 Konto 4822, SKR04 Konto 6855).
Dadurch vermeidest du unnötige Aktivierungen und stellst sicher, dass deine Aufwandsstruktur korrekt abgebildet wird.
Buchungsbeispiele
Beispiel 1: Kauf von Software
Ausgangssituation: Dein Unternehmen kauft Software für 9.000 € netto (zzgl. 19% USt = 1.710 €).
Buchungssatz (SKR03 & SKR04):
| Konto | Bezeichnung | SKR03 | SKR04 | Soll | Haben |
|---|---|---|---|---|---|
| 0027 / 0135 | EDV-Software | X | X | 9.000 € | |
| 1576 / 1406 | Vorsteuer 19% | X | X | 1.710 € | |
| 1200 / 1800 | Bank | X | X | 10.710 € |
Erklärung: Die Software wird als immaterieller Vermögenswert aktiviert. Dank der Digital-AfA (BMF 22.02.2021) kann sie bereits im Anschaffungsjahr vollständig abgeschrieben werden.
Beispiel 2: SaaS-Gebühr
Ausgangssituation: Du zahlst monatlich 500 € für eine SaaS-Lösung.
Buchungssatz (SKR03 & SKR04):
| Konto | Bezeichnung | SKR03 | SKR04 | Soll | Haben |
|---|---|---|---|---|---|
| 4822 / 6855 | Softwaremiete und -leasing | X | X | 500 € | |
| 1200 / 1800 | Bank | X | X | 500 € |
Erklärung: Da es sich um eine Mietgebühr handelt, wird diese direkt als Aufwand gebucht.
Checkliste: Software & Lizenzen richtig abschreiben
- Prüfe, ob Software selbsterstellt oder erworben ist.
- Bestimme, ob Aktivierungspflicht, -wahlrecht oder -verbot vorliegt (Handelsbilanz vs. Steuerbilanz beachten).
- Bei erworbener Software: Aktivierung auf Konto 0027 (SKR03) bzw. 0135 (SKR04).
- Nutze die Digital-AfA: Sofortabschreibung im Anschaffungsjahr möglich (Nutzungsdauer 1 Jahr seit BMF 22.02.2021).
- Bei selbsterstellter Software: Steuerlich sofort als Betriebsausgabe (§ 5 Abs. 2 EStG).
- Buche SaaS-Gebühren als laufenden Aufwand (keine Aktivierung).
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
- Veraltete Nutzungsdauer von 3 Jahren: Seit 2021 gilt die Digital-AfA – Software kann über nur 1 Jahr abgeschrieben werden. Die alte 3-Jahres-Regel ist überholt.
- Verwechslung von Aktivierungspflicht und -wahlrecht: Bei selbsterstellter Software besteht nur ein Wahlrecht (HGB), steuerlich sogar ein Verbot.
- Aktivierung von SaaS-Gebühren: Cloud-Abos und Mietlizenzen werden als laufender Aufwand gebucht, nicht aktiviert.
- Falsche Kontonummern: SKR03 nutzt Konto 0027 für Software, SKR04 nutzt Konto 0135 – nicht verwechseln!
- Übersehen der Vorsteuer: Bei Softwarekäufen die Vorsteuer (19%) separat auf Konto 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) buchen.
- Verwechslung von Handels- und Steuerbilanz: Für selbsterstellte Software gelten unterschiedliche Regeln (HGB: Wahlrecht, EStG: Verbot).
Best Practices für die Praxis
- Nutze Buchhaltungssoftware: Automatisiere die Berechnung und Buchung von Abschreibungen.
- Regelmäßige Überprüfung: Kontrolliere regelmäßig, ob die aktivierten Beträge korrekt sind.
- Dokumentation: Halte die Bestimmung der Nutzungsdauer und der Herstellungskosten schriftlich fest.
- Schulung des Teams: Sorge dafür, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit Software und Lizenzen geschult sind.
- Externe Beratung: Ziehe bei Unsicherheiten einen Steuerberater hinzu.
Fazit
Die korrekte Abschreibung von Software und Lizenzen bietet seit der Digital-AfA (2021) erhebliche steuerliche Vorteile: Erworbene Software kann nun im Anschaffungsjahr vollständig abgeschrieben werden, was die Liquidität verbessert. Bei selbsterstellter Software profitierst du steuerlich von der Sofortabschreibung als Betriebsausgabe. Wichtig ist die saubere Trennung zwischen Handels- und Steuerbilanz sowie die korrekte Unterscheidung von Kaufsoftware und SaaS-Mietmodellen. Nutze die aktualisierten Buchungsbeispiele und Checklisten, um von den neuen Regelungen optimal zu profitieren.
Rechtsquellen
Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:
- BMF-Schreiben zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software (22.02.2021, BStBl I 2021, 298)
- BMF-Schreiben zu geringwertigen Wirtschaftsgütern (30.09.2010, BStBl I 2010, 755)
- AfA-Tabellen des BMF (aktuell, BMF AfA-Tabellen)