Software & Lizenzen richtig abschreiben

Einleitung

In der heutigen digitalen Welt sind Software und Lizenzen essenzielle Bestandteile vieler Geschäftsabläufe, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs). Die richtige buchhalterische Behandlung dieser Vermögenswerte ist entscheidend, um den Wert der Investition korrekt in den Büchern abzubilden und steuerlich konform zu agieren. Doch was gilt es zu beachten, wenn es um die Abschreibung von Software und Lizenzen geht? Welche Unterschiede bestehen zwischen selbsterstellter und erworbener Software? Und wie wird Software as a Service (SaaS) behandelt?

Dieser Ratgeber bietet dir eine praxisnahe Anleitung zur korrekten Bilanzierung von Software und Lizenzen. Du lernst, wann du Software aktivieren musst und wann nicht, wie du die Nutzungsdauer bestimmst und welche Besonderheiten bei SaaS zu beachten sind. Mit konkreten Beispielen und Buchungssätzen nach SKR03 kannst du das erlernte Wissen direkt in die Praxis umsetzen.

Das Wichtigste in Kürze

• Selbsterstellte Software: Aktivierungspflichtig, wenn sie langfristig genutzt wird. Aktivierung erfolgt zu Herstellungskosten.
• Erworbene Software: Muss aktiviert werden, Abschreibung über 3 Jahre gemäß AfA-Tabelle.
• Software as a Service (SaaS): Wird als laufender Aufwand gebucht, keine Aktivierung notwendig.
• Aktivierungspflicht vs. -verbot: Prüfe, ob eine Verpflichtung zur Aktivierung besteht oder ob ein Aktivierungsverbot vorliegt.
• Buchhaltungssoftware: Nutze Software, um die Abschreibungen automatisch zu berechnen und zu buchen.

Selbsterstellte vs. erworbene Software: So machst du es richtig

Der Unterschied zwischen selbsterstellter und erworbener Software hat erhebliche Auswirkungen auf die Buchhaltung. Selbsterstellte Software, die du für den Eigenbedarf entwickelst und langfristig nutzt, ist gemäß § 248 Abs. 2 HGB aktivierungspflichtig, sofern sie einen Vermögenswert darstellt. Du musst die Herstellungskosten erfassen, wozu direkte Kosten wie Material und Löhne sowie anteilige Gemeinkosten zählen.

Beispiel für selbsterstellte Software:

• Schritt 1: Erfassung der Herstellungskosten.
• Schritt 2: Aktivierung der Software auf dem Konto “Selbst erstellte immaterielle Vermögensgegenstände” (SKR03 Konto 0027).
• Schritt 3: Abschreibung über die Nutzungsdauer von 3 Jahren.

Erworbene Software hingegen ist immer zu aktivieren. Du buchst den Kaufpreis einschließlich der Nebenkosten auf das Konto “Erworbene immaterielle Vermögensgegenstände” (SKR03 Konto 0135) und schreibst sie ebenfalls über 3 Jahre ab.

Aktivierungspflicht vs. -verbot: Was du beachten musst

Nicht jede Software darf oder muss aktiviert werden. Die Aktivierungspflicht besteht nur für Vermögenswerte, die dir einen künftigen wirtschaftlichen Nutzen bringen und über mehrere Jahre genutzt werden. Ein Aktivierungsverbot gilt hingegen für Ausgaben, die nicht zu einem Vermögenswert führen, wie z. B. Forschungskosten.

• Aktivierungspflicht: Verpflichtend für erworbene Software und selbsterstellte Software mit langfristigem Nutzen.
• Aktivierungsverbot: Gilt für Forschungskosten und kurzfristig genutzte Software.

Eine fehlerhafte Aktivierung kann zu steuerlichen Nachteilen oder Bilanzkorrekturen führen. Stelle daher sicher, dass du die gesetzlichen Vorgaben gemäß HGB und EStG einhältst.

Software as a Service (SaaS): So buchst du es korrekt

SaaS unterscheidet sich von herkömmlicher Software, da es sich um ein Nutzungsmodell handelt, bei dem du die Software nicht erwirbst, sondern mietest. Daher buchst du die Gebühren als laufenden Aufwand und nicht als Vermögenswert.

Beispiel für SaaS-Buchung:

• Schritt 1: Erfassung der monatlichen oder jährlichen Gebühren.
• Schritt 2: Buchung der Gebühren als Aufwand auf das Konto “Softwaremiete und -leasing” (SKR03 Konto 4822).

Dadurch vermeidest du unnötige Aktivierungen und stellst sicher, dass deine Aufwandsstruktur korrekt abgebildet wird.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Kauf von Software

Ausgangssituation: Dein Unternehmen kauft Software für 9.000 Euro.

Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
0135	Erworbene immaterielle Vermögensgegenstände	9.000 €
1200	Bank		9.000 €

Erklärung: Die Kosten werden als immaterieller Vermögenswert aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

Beispiel 2: SaaS-Gebühr

Ausgangssituation: Du zahlst monatlich 500 Euro für eine SaaS-Lösung.

Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
4822	Softwaremiete und -leasing	500 €
1200	Bank		500 €

Erklärung: Da es sich um eine Mietgebühr handelt, wird diese direkt als Aufwand gebucht.

Checkliste: Software & Lizenzen richtig abschreiben

• Prüfe, ob Software selbsterstellt oder erworben ist.
• Bestimme, ob eine Aktivierungspflicht oder -verbot vorliegt.
• Aktiviere die Software korrekt in der Bilanz.
• Schreibe die Software über die Nutzungsdauer von 3 Jahren ab.
• Buche SaaS-Gebühren als laufenden Aufwand.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

1. Fehlerhafter Ausschluss von Kosten: Stelle sicher, dass alle relevanten Herstellungskosten erfasst werden.
2. Falsche Einschätzung der Nutzungsdauer: Verwende die AfA-Tabelle, um die korrekte Nutzungsdauer zu bestimmen.
3. Aktivierung von SaaS-Gebühren: Buche SaaS-Gebühren als Aufwand, nicht als Vermögenswert.
4. Übersehen von Nebenkosten beim Softwarekauf: Erfasse alle Nebenkosten mit.
5. Verwechslung von Forschung und Entwicklung: Trenne strikt zwischen nicht aktivierbaren Forschungskosten und aktivierungsfähigen Entwicklungskosten.

Best Practices für die Praxis

• Nutze Buchhaltungssoftware: Automatisiere die Berechnung und Buchung von Abschreibungen.
• Regelmäßige Überprüfung: Kontrolliere regelmäßig, ob die aktivierten Beträge korrekt sind.
• Dokumentation: Halte die Bestimmung der Nutzungsdauer und der Herstellungskosten schriftlich fest.
• Schulung des Teams: Sorge dafür, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit Software und Lizenzen geschult sind.
• Externe Beratung: Ziehe bei Unsicherheiten einen Steuerberater hinzu.

Fazit

Die korrekte Abschreibung von Software und Lizenzen ist entscheidend für eine genaue Abbildung der Vermögenswerte in deiner Bilanz. Durch die Unterscheidung zwischen selbsterstellter und erworbener Software sowie die korrekte Behandlung von SaaS kannst du steuerliche Risiken minimieren und die Transparenz deiner Finanzberichte erhöhen. Nutze die bereitgestellten Buchungsbeispiele und Checklisten, um die Theorie direkt in die Praxis umzusetzen und profitiere von den Best Practices für eine fehlerfreie Buchhaltung.