OPOS-Management: Offene Posten im Griff

Einleitung

Offene Posten (OPOS) sind ein zentrales Element in der Buchhaltung kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU). Sie geben dir einen klaren Überblick über ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten. Ein effektives OPOS-Management hilft dir, die Liquidität deines Unternehmens zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden. In diesem Ratgeber lernst du, wie du deine offenen Posten effizient verwaltest, um finanzielle Engpässe zu vermeiden und den Überblick über deine Finanzen zu behalten. Wir zeigen dir, welche Schritte nötig sind, um Debitoren- und Kreditoren-OPOS zu erfassen, sie mit Kontoauszügen abzustimmen, ein Mahnwesen einzurichten und Zahlungseingänge korrekt zuzuordnen.

Das Wichtigste in Kürze

• Wöchentliche Prüfung: Kontrolliere deine offenen Posten regelmäßig, um den Überblick zu behalten.
• Automatisierte Zuordnung: Nutze Buchhaltungssoftware zur automatischen Zuordnung von Zahlungseingängen.
• Mahnwesen einrichten: Implementiere ein strukturiertes Mahnwesen, um Zahlungsverzögerungen zu minimieren.
• Kontoabstimmung: Gleiche regelmäßig deine OPOS mit den Kontoauszügen ab, um Fehler zu vermeiden.
• Debitoren vs. Kreditoren: Unterscheide zwischen Debitoren- (Forderungen) und Kreditoren-OPOS (Verbindlichkeiten) für eine klare Buchführung.

Debitoren-OPOS: Forderungen verwalten

Debitoren-OPOS umfassen alle offenen Forderungen, die dein Unternehmen gegenüber Kunden hat. Um diese effektiv zu verwalten, solltest du sie regelmäßig überprüfen und verfolgen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Erfassung von Rechnungen: Jede ausgestellte Rechnung wird als offener Posten erfasst. In deinem Buchhaltungsprogramm gibst du das Rechnungsdatum, den Betrag und das Fälligkeitsdatum ein.

2. Zahlungseingänge zuordnen: Sobald eine Zahlung eingeht, ordnest du diese dem entsprechenden offenen Posten zu. Dies kann manuell oder bei geeigneter Software automatisch erfolgen.

3. Regelmäßige Kontrolle: Überprüfe wöchentlich deine offenen Forderungen. Suche nach überfälligen Zahlungen und bereite gegebenenfalls Zahlungserinnerungen vor.

4. Mahnwesen: Nach Ablauf der Zahlungsfrist sendest du eine Zahlungserinnerung. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, folgen Mahnungen in gestaffelten Intervallen.

Beispiel: Du hast am 01. März eine Rechnung über 1.000 Euro gestellt. Der Kunde hat bis zum 15. März Zeit zu zahlen. Am 16. März überprüfst du die Zahlungseingänge und stellst fest, dass die Zahlung noch aussteht. Du sendest eine Zahlungserinnerung.

Kreditoren-OPOS: Verbindlichkeiten im Blick behalten

Kreditoren-OPOS beziehen sich auf alle offenen Verbindlichkeiten, die dein Unternehmen gegenüber Lieferanten hat.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Erfassung von Eingangsrechnungen: Jede erhaltene Rechnung wird als offener Posten erfasst. Du gibst das Rechnungsdatum, den Betrag und das Fälligkeitsdatum in deinem Buchhaltungsprogramm ein.

2. Zahlungen planen: Prüfe, wann welche Zahlungen fällig sind, und plane entsprechend, um Skonti auszunutzen und Mahngebühren zu vermeiden.

3. Kontoauszüge abgleichen: Gleiche regelmäßig deine Kontoauszüge mit deinen Kreditoren-OPOS ab, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen korrekt erfolgt sind.

Beispiel: Du erhältst am 05. März eine Rechnung über 500 Euro, zahlbar bis zum 20. März. Du planst die Zahlung so, dass du eventuell angebotene Skonti nutzen kannst.

OPOS-Abstimmung mit Kontoauszügen

Eine regelmäßige Abstimmung der OPOS mit den Kontoauszügen ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden und den Überblick zu behalten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Kontoauszüge prüfen: Lade wöchentlich deine Kontoauszüge aus dem Online-Banking herunter.

2. Abgleich durchführen: Vergleiche die Buchungen auf dem Kontoauszug mit den erfassten OPOS. Achte darauf, dass alle Buchungen korrekt zugeordnet sind.

3. Abweichungen klären: Bei Unstimmigkeiten prüfst du, ob Zahlungen doppelt gebucht oder vergessen wurden, und korrigierst diese sofort.

Beispiel: Am 10. März bemerkst du, dass eine Zahlung von 200 Euro nicht zugeordnet wurde. Du überprüfst die OPOS-Liste und ordnest die Zahlung dem entsprechenden Kreditoren-OPOS zu.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Debitorenrechnung erfassen

Ausgangssituation: Du stellst eine Rechnung über 1.000 Euro an einen Kunden. Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1400	(Forderungen aus Lieferungen und Leistungen)	1.000 €
8400	(Umsatzerlöse)		840 €
1776	(Umsatzsteuer)		160 €

Erklärung: Die Forderung wird als Aktivkonto gebucht, die Umsatzerlöse und die Umsatzsteuer als Passivkonten.

Checkliste: OPOS-Management

• Wöchentlich offene Posten prüfen
• Zahlungseingänge korrekt zuordnen
• Mahnwesen strukturiert umsetzen
• Kontoauszüge regelmäßig abgleichen
• Debitoren- und Kreditoren-OPOS übersichtlich erfassen

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

1. Fehlende Zuordnung von Zahlungen: Nutze Software mit automatischer Zuordnung, um Fehler zu vermeiden.
2. Unregelmäßige Überprüfung: Setze feste wöchentliche Termine zur Kontrolle deiner OPOS.
3. Versäumnis von Mahnstufen: Implementiere ein Mahnsystem mit Erinnerungsfunktionen.
4. Unklare OPOS-Struktur: Halte deine Debitoren- und Kreditoren-OPOS getrennt und übersichtlich.

Best Practices für die Praxis

• Automatisiere Prozesse: Nutze Softwarelösungen zur automatischen Zuordnung von Zahlungen.
• Erstelle Mahnpläne: Entwickle einen klaren Mahnprozess mit festgelegten Fristen.
• Nutze Skonti: Plane deine Zahlungen so, dass du Skonti bei Lieferanten nutzen kannst.
• Schule dein Team: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit OPOS geschult sind.
• Dokumentiere alles: Halte alle Schritte und Änderungen schriftlich fest.

Fazit

Ein effektives OPOS-Management ist entscheidend für die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens. Durch regelmäßige Überprüfungen, die Nutzung automatisierter Lösungen und ein strukturiertes Mahnwesen kannst du Zahlungsausfälle minimieren und deine Liquidität sichern. Setze die beschriebenen Schritte um, um deine offenen Posten im Griff zu behalten und dein Unternehmen erfolgreich zu führen.