Lohnjournal prüfen: So gehts richtig

Einleitung

Das Lohnjournal ist ein zentrales Instrument in der Buchhaltung kleiner und mittelständischer Unternehmen. Es enthält alle relevanten Informationen zu den Lohn- und Gehaltsabrechnungen und dient als Grundlage für die Erstellung von Steuererklärungen und die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen. Für KMU-Inhaber und Buchhalter, die keine umfassende Steuerberater-Ausbildung haben, kann das Prüfen des Lohnjournals eine Herausforderung darstellen. Dieser Ratgeber wird dir helfen, das Lohnjournal korrekt zu prüfen und dadurch sicherzustellen, dass du alle gesetzlichen Vorgaben erfüllst und mögliche Fehlerquellen minimierst.

In diesem Artikel wirst du lernen, wie du das Lohnjournal aufbaust, wie du Brutto- und Nettobeträge sowie Arbeitgeberanteile korrekt erfasst und wie du das Lohnjournal mit dem Bankkonto abstimmst. Außerdem zeigen wir dir, wie du diese Daten buchhalterisch übernimmst und auf welche häufigen Fehler du achten solltest. Mit diesen praxisnahen Anleitungen bist du bestens gerüstet, um dein Lohnjournal korrekt zu führen.

Das Wichtigste in Kürze

• Monatliche Kontrolle: Überprüfe dein Lohnjournal regelmäßig, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
• Brutto vs. Netto: Stelle sicher, dass alle Brutto- und Nettobeträge sowie Arbeitgeberanteile korrekt erfasst sind.
• Abstimmung mit Bankkonto: Gleiche die Auszahlungen im Lohnjournal mit den Banktransaktionen ab.
• Buchhalterische Übernahme: Nutze die richtigen Konten (SKR03: 6200, 6300, 3700, 3720) für die Buchung der Löhne.
• Fehlervermeidung: Achte auf typische Fehler und nutze Checklisten, um diese zu verhindern.

Aufbau des Lohnjournals: So machst du es richtig

Ein korrekt geführtes Lohnjournal beginnt mit einem klaren Aufbau. Die wichtigsten Bestandteile sind:

1. Personalstammdaten: Erfasse alle relevanten Mitarbeiterdaten wie Name, Adresse, Steuerklasse und Sozialversicherungsnummer. Dies erleichtert die Zuordnung und Überprüfung der Lohndaten.
2. Bruttolöhne: Bruttolöhne sind die Grundlage für alle weiteren Berechnungen. Sie umfassen alle vertraglich vereinbarten Entgelte inklusive Boni und Zuschläge.
3. Abzüge: Hierunter fallen Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer sowie die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung.
4. Nettolohn: Dies ist der Betrag, der an den Mitarbeiter ausgezahlt wird. Er ergibt sich aus dem Bruttolohn abzüglich der Abzüge.
5. Arbeitgeberanteile: Diese umfassen die Sozialversicherungsbeiträge, die vom Arbeitgeber getragen werden.

Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient 3.000 € brutto. Nach Abzügen von 600 € Steuern und 400 € Sozialversicherung bleibt ein Nettolohn von 2.000 €. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung beträgt 600 €.

Brutto vs. Netto: Richtig erfassen und prüfen

Die Differenz zwischen Brutto- und Nettolohn ist essenziell für die korrekte Abrechnung. So prüfst du die Beträge:

1. Bruttoentgelte erfassen: Achte darauf, alle Lohnbestandteile wie Grundlohn, Überstunden und Boni im Bruttobetrag zu erfassen.
2. Abzüge berechnen: Berechne die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer korrekt. Nutze hierfür aktuelle Steuertabellen.
3. Sozialversicherungsabgaben: Die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung müssen genau berechnet und sowohl Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberanteile korrekt erfasst werden.

Praxis-Tipp: Nutze Buchhaltungssoftware, die die aktuellen Steuersätze und Sozialversicherungsbeiträge automatisch berücksichtigt, um Fehler zu vermeiden.

Abstimmung mit dem Bankkonto

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Abstimmung des Lohnjournals mit dem Bankkonto. Hierbei gehst du wie folgt vor:

1. Vergleiche die Auszahlungen: Die im Lohnjournal aufgeführten Nettolöhne sollten mit den tatsächlich überwiesenen Beträgen auf dem Bankkonto übereinstimmen.
2. Kontrolliere die Abgänge: Stelle sicher, dass alle Abzüge und Arbeitgeberanteile auch tatsächlich abgeführt wurden. Dies betrifft insbesondere die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.
3. Dokumentiere Unstimmigkeiten: Notiere Abweichungen und kläre diese zeitnah, um spätere Korrekturen zu vermeiden.

Warnhinweis: Unstimmigkeiten können auf Fehler oder gar Unregelmäßigkeiten hinweisen, die umgehend geklärt werden sollten.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Lohnzahlung

Ausgangssituation: Ein Mitarbeiter erhält 3.000 € brutto, der Nettolohn beträgt 2.000 €. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung beläuft sich auf 600 €.

Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
6200	(Gehälter)	3.000 €
3720	(Verbindlichkeiten Sozialversicherung)		400 €
4830	(Verbindlichkeiten Lohnsteuer)		600 €
2800	(Bank)		2.000 €
1740	(Sonstige Verbindlichkeiten)		600 €

Erklärung: Der Bruttolohn wird auf das Gehaltskonto gebucht, Abzüge werden als Verbindlichkeiten erfasst, und der Nettolohn wird vom Bankkonto abgezogen.

Checkliste: Lohnjournal prüfen

• Sind alle Personalstammdaten aktuell?
• Wurden Bruttoentgelte korrekt erfasst?
• Stimmen die Abzüge mit den Steuertabellen überein?
• Sind alle Sozialversicherungsbeiträge korrekt verbucht?
• Wurden alle Zahlungen mit dem Bankkonto abgestimmt?

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

1. Falsche Steuerklasse: Überprüfe regelmäßig die Steuerklassen deiner Mitarbeiter.
2. Unvollständige Datenerfassung: Achte darauf, dass alle relevanten Daten erfasst sind.
3. Nicht abgeführte Abgaben: Kontrolliere, dass alle Abgaben zeitgerecht abgeführt wurden.
4. Fehlerhafte Buchungen: Nutze Buchhaltungssoftware zur Minimierung von Buchungsfehlern.
5. Unstimmigkeiten im Bankabgleich: Führe regelmäßige Bankabgleiche durch.

Best Practices für die Praxis

• Regelmäßige Schulungen: Halte dich und dein Team über Änderungen im Steuerrecht auf dem Laufenden.
• Software-Updates: Stelle sicher, dass deine Buchhaltungssoftware stets aktuell ist.
• Datenintegrität: Führe regelmäßige Backups und Datenintegritätsprüfungen durch.
• Dokumentation: Dokumentiere alle Prozesse und Abweichungen detailliert.
• Externe Prüfung: Ziehe bei Unklarheiten einen externen Experten hinzu.

Fazit

Das Lohnjournal ist ein essenzielles Instrument für die korrekte Lohnabrechnung. Mit den hier vorgestellten Schritten und Best Practices kannst du sicherstellen, dass dein Lohnjournal korrekt geführt wird. Achte auf regelmäßige Kontrollen und Abstimmungen, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. So stellst du sicher, dass du alle gesetzlichen Anforderungen erfüllst und dein Unternehmen vor unnötigen Risiken schützt.