Lieferantenverbindlichkeiten prüfen & abstimmen

Einleitung

Lieferantenverbindlichkeiten sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Unternehmensbuchhaltung, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs). Die sorgfältige Prüfung und Abstimmung dieser Verbindlichkeiten ist entscheidend, um finanzielle Ungenauigkeiten zu vermeiden und die Liquidität des Unternehmens zu sichern. In diesem Ratgeber erfährst du, wie du Saldenbestätigungen anforderst und beantwortest, Differenzen aufklärst, Doppelbuchungen findest und Skontofristen überwachst. Ein klarer Überblick über deine Verbindlichkeiten hilft dir, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und das Vertrauen deiner Geschäftspartner zu stärken.

Das Wichtigste in Kürze

• Saldenbestätigungen regelmäßig anfordern: Fordere mindestens einmal jährlich Saldenbestätigungen von deinen Lieferanten an, um Abweichungen rechtzeitig zu erkennen.
• Differenzen zügig klären: Bei Abweichungen gilt: Je schneller die Klärung, desto besser für deine Geschäftsbeziehungen.
• Doppelbuchungen vermeiden: Kontrolliere, ob Rechnungen versehentlich zweimal erfasst wurden, um unnötige Zahlungen zu vermeiden.
• Skontofristen im Auge behalten: Nutze Skonti, um Kosten zu sparen. Dies erfordert eine sorgfältige Überwachung der Zahlungsfristen.
• Monatliche Abstimmung: Stimme deine Lieferantenkonten monatlich ab, um stets den Überblick zu behalten und Fehler frühzeitig zu entdecken.

Saldenbestätigungen anfordern und beantworten

Die Anforderung von Saldenbestätigungen ist ein wesentlicher Schritt, um die Richtigkeit deiner Lieferantenverbindlichkeiten zu gewährleisten. So machst du es:

1. Vorbereitung: Sammle alle relevanten Daten zu deinen Lieferanten. Dazu gehören Rechnungsnummern, Zahlungsbeträge und -daten sowie die Lieferantennummer.
2. Anforderung: Sende eine formelle Anfrage an deine Lieferanten und bitte um Bestätigung der Salden zu einem bestimmten Stichtag. Nutze hierzu ein standardisiertes Schreiben, um den Prozess zu vereinfachen.
3. Empfang und Prüfung: Sobald du die Bestätigungen erhältst, gleiche die bestätigten Salden mit deinen Buchhaltungsunterlagen ab. Achte auf Abweichungen und notiere diese.
4. Abweichungen klären: Bei Abweichungen kontaktierst du den Lieferanten, um die Differenzen aufzuklären. Dies kann durch den Abgleich von Rechnungen und Zahlungsbelegen geschehen.
5. Dokumentation: Dokumentiere den gesamten Prozess sorgfältig, um bei zukünftigen Prüfungen oder Fragen gerüstet zu sein.

Differenzen aufklären

Differenzen können aus verschiedenen Gründen auftreten, wie z.B. fehlerhafte Rechnungen oder Zahlungsverzögerungen. So gehst du vor:

1. Analyse der Abweichungen: Prüfe, ob die Differenz durch eine fehlende, doppelte oder fehlerhafte Buchung verursacht wurde.
2. Rechnungskontrolle: Vergleiche die Angaben auf der Rechnung mit den Buchungen in deinem System. Häufig werden dabei Fehler entdeckt.
3. Zahlungsnachweise überprüfen: Stelle sicher, dass alle Zahlungen ordnungsgemäß erfasst sind und keine Zahlungen vergessen oder doppelt gebucht wurden.
4. Kommunikation mit dem Lieferanten: Kläre Unstimmigkeiten direkt mit dem Lieferanten. Dies kann oft in einem Telefonat oder per E-Mail geschehen.

Doppelbuchungen finden

Doppelbuchungen können die Übersichtlichkeit deiner Buchhaltung erheblich beeinträchtigen. Hier ist, wie du sie erkennst und vermeidest:

1. Regelmäßige Kontrollen: Führe regelmäßige Überprüfungen deiner Buchungen durch, insbesondere bei großen Mengen an Rechnungen.
2. Verdächtige Buchungen identifizieren: Achte auf identische Beträge, die in kurzen Abständen gebucht wurden. Dies kann ein Hinweis auf Doppelbuchungen sein.
3. Buchhaltungssoftware nutzen: Moderne Buchhaltungssoftware bietet Funktionen zur Erkennung von Doppelbuchungen. Nutze diese, um Zeit zu sparen und die Genauigkeit zu erhöhen.
4. Korrekturen vornehmen: Bei Entdeckung einer Doppelbuchung, storniere die fehlerhafte Buchung ordnungsgemäß und dokumentiere den Vorgang.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Rechnungseingang und Skontonutzung

Ausgangssituation: Du erhältst eine Rechnung über 1.000 Euro netto von einem Lieferanten mit 2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
3400	(Wareneingang)	1.000,00 €
1600	(Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)		1.000,00 €

Erklärung: Die Rechnung wird in voller Höhe auf das Verbindlichkeitskonto gebucht. Bei Nutzung des Skontos erfolgt eine zusätzliche Buchung.

Beispiel 2: Nutzung des Skontos

Ausgangssituation: Du zahlst die Rechnung innerhalb der Skontofrist und nutzt den 2% Skonto. Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1600	(Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)	1.000,00 €
3730	(Erhaltene Skonti)		20,00 €

Erklärung: Der Skonto wird als Ertrag gebucht, und der verbleibende Betrag wird von der Bank abgebucht.

Checkliste: Lieferantenverbindlichkeiten prüfen

• Saldenbestätigungen jährlich anfordern
• Monatliche Abstimmung der Verbindlichkeiten durchführen
• Differenzen zeitnah klären
• Skontofristen regelmäßig überwachen
• Alle Korrespondenzen archivieren

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

1. Unregelmäßige Abstimmungen: Führe monatliche Kontrollen durch, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
2. Skontofristen übersehen: Nutze Kalendererinnerungen oder Softwarefunktionen, um Fristen im Blick zu behalten.
3. Fehlende Dokumentation: Dokumentiere alle Schritte und Korrespondenzen, um bei Prüfungen vorbereitet zu sein.
4. Fehlkommunikation mit Lieferanten: Halte den Kontakt zu deinen Lieferanten aufrecht und kläre Differenzen zeitnah.
5. Veraltete Software nutzen: Aktualisiere regelmäßig deine Buchhaltungssoftware, um von neuen Funktionen zu profitieren.

Best Practices für die Praxis

• Automatisierung nutzen: Setze auf Buchhaltungssoftware, die automatische Abgleiche und Erinnerungen ermöglicht.
• Regelmäßige Schulungen: Sorge dafür, dass dein Team regelmäßige Schulungen zu Buchhaltungsthemen erhält.
• Prozesse standardisieren: Erstelle standardisierte Prozesse für die Prüfung und Abstimmung der Verbindlichkeiten.
• Kleine Abweichungen ernst nehmen: Auch kleine Differenzen können auf größere Probleme hinweisen. Gehe ihnen nach.
• Effektives Zeitmanagement: Plane feste Zeiten für die Buchhaltungsaufgaben ein, um sie nicht im Alltagsgeschäft zu verlieren.

Fazit

Die sorgfältige Prüfung und Abstimmung deiner Lieferantenverbindlichkeiten ist ein wesentlicher Bestandteil einer soliden Finanzverwaltung. Indem du Saldenbestätigungen anforderst, Differenzen aufklärst, Doppelbuchungen vermeidest und Skontofristen überwachst, sicherst du nicht nur die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens, sondern stärkst auch die Beziehungen zu deinen Lieferanten. Setze die beschriebenen Schritte konsequent um und integriere sie in deine täglichen Buchhaltungsroutinen, um langfristig von einer präzisen und effizienten Buchführung zu profitieren.