E-Rechnung-Pflicht: Fristen, Formate und Umsetzung für Unternehmen

Einleitung

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die E-Rechnung für den inländischen B2B-Bereich verbindlich eingeführt. Die rechtliche Grundlage bildet § 14 UStG in der Fassung vom 2. Dezember 2024 (Art. 27 G v. 2.12.2024 I Nr. 387). Für viele Unternehmen bedeutet dies einen grundlegenden Wandel in der Rechnungsstellung: Eine einfache PDF-Datei per E-Mail reicht künftig als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes nicht mehr aus. Dieser Artikel erklärt, was genau eine E-Rechnung ausmacht, welche Fristen gelten, welche Formate zulässig sind und wie Unternehmen die Umstellung in der Praxis gestalten können.

Das Wichtigste in Kürze

• Gesetzliche Pflicht: Ab 1. Januar 2025 müssen inländische B2B-Rechnungen grundsätzlich als elektronische Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG ausgestellt werden.
• Definition der E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht — eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Gesetzessinne.
• Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD (hybrides Format) gelten als normkonforme Formate; daneben sind bilateral vereinbarte Formate möglich.
• Übergangsregelungen: Für die Ausstellung (nicht den Empfang) bestehen gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2027.
• Empfangspflicht sofort: Unternehmen müssen E-Rechnungen ab 2025 empfangen können — ohne Übergangsfrist.

Was ist eine E-Rechnung nach § 14 UStG?

Der Begriff „elektronische Rechnung” ist im Steuerrecht schärfer gefasst, als viele Unternehmer zunächst annehmen. § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG definiert:

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.” (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG)

Entscheidend ist die maschinelle Verarbeitbarkeit. Demgegenüber ist eine sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG „eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.” Eine PDF-Datei ohne eingebettete strukturierte Daten ist damit eine sonstige Rechnung — und kann für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ab 2025 grundsätzlich nicht mehr als gesetzeskonforme Abrechnung gelten.

Anforderungen an das Format

Das strukturierte Format muss nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entweder:

1. der europäischen Norm EN 16931 (und den zugehörigen Syntaxen gemäß Richtlinie 2014/55/EU) entsprechen, oder
2. auf bilateraler Vereinbarung zwischen Aussteller und Empfänger beruhen — mit der Bedingung, dass das Format die vollständige und richtige Extraktion aller umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Angaben in ein EN-16931-konformes oder damit interoperables Format ermöglicht.

In der Praxis sind aktuell zwei Formate besonders relevant:

Format	Typ	Normkonformität
XRechnung	Rein strukturiert (XML)	EN 16931
ZUGFeRD (ab Version 2.0, Profil EN 16931 oder höher)	Hybrid (PDF + eingebettetes XML)	EN 16931
Bilateral vereinbarte Formate (z. B. EDI)	Variabel	Interoperabilität erforderlich

ZUGFeRD hat den Vorteil, dass das Dokument für Menschen lesbar bleibt (PDF-Schicht), während die XML-Schicht die maschinelle Verarbeitung sicherstellt. Reine PDF-Dateien ohne XML-Einbettung erfüllen die Anforderungen nicht.

Wer ist betroffen? Der sachliche und persönliche Anwendungsbereich

Die E-Rechnungspflicht greift nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, wenn:

• der leistende Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausführt,
• die Leistung nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit ist, und
• beide Parteien — Leistender und Leistungsempfänger — im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind.

„Ein im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässiger Unternehmer ist ein Unternehmer, der in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat.” (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG)

Nicht betroffen von der E-Rechnungspflicht sind insbesondere:

• B2C-Umsätze (Leistungen an Privatpersonen)
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG
• Grenzüberschreitende Umsätze, bei denen mindestens eine Partei nicht im Inland ansässig ist
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) — hier bleibt eine sonstige Rechnung zulässig

Hinweis für Kleinunternehmer: Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind grundsätzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Bei der Ausstellung gelten die Übergangsregelungen.

Fristen und Übergangsregelungen

Die Übergangsfrist betrifft ausschließlich die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen besteht ohne Übergangsregelung ab dem 1. Januar 2025. Jedes im Inland ansässige Unternehmen muss daher ab sofort in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Gestaffelte Ausstellungsfristen (B2B, inländisch)

Zeitraum	Zulässige Abrechnung
Ab 1. Januar 2025	E-Rechnung grundsätzlich Pflicht; Empfang ohne Ausnahme
Bis 31. Dezember 2026	Übergangsweise noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF) zulässig, wenn Empfänger zustimmt
Bis 31. Dezember 2027	Für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz bis 800.000 € im Vorjahr weiterhin sonstige Rechnungen zulässig
Ab 1. Januar 2028	Vollständige E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze

Praxishinweis: Die Übergangsfristen entbinden nicht von der Empfangspflicht. Wer also ab 2025 eine E-Rechnung von einem Lieferanten erhält, muss diese akzeptieren — auch wenn er selbst noch sonstige Rechnungen ausstellt.

Zustimmungserfordernis und Wegfall im B2B-Bereich

Nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG bedarf die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format grundsätzlich der Zustimmung des Empfängers — „soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht”. Da im inländischen B2B-Bereich ab 2025 eine solche Verpflichtung besteht, entfällt das bisherige Zustimmungserfordernis für E-Rechnungen in diesem Bereich vollständig. Für B2C-Rechnungen per E-Mail (sonstige Rechnung in elektronischem Format) bleibt die Zustimmung des Empfängers hingegen erforderlich.

Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit

§ 14 Abs. 3 UStG fordert unverändert, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. Dies kann durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sichergestellt werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen. Zusätzlich anerkannte Verfahren sind:

• eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 14 Abs. 3 Satz 6 Nr. 1 UStG), oder
• elektronischer Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission (§ 14 Abs. 3 Satz 6 Nr. 2 UStG).

Bei strukturierten E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) wird die Integrität typischerweise über innerbetriebliche Kontrollprozesse und die maschinelle Validierung des XML-Inhalts sichergestellt.

Gutschriften im E-Rechnungskontext

Nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG kann auch der Leistungsempfänger (statt des Leistenden) eine Rechnung ausstellen, wenn dies vorher vereinbart wurde — die sog. Gutschrift. Diese verliert ihre Wirkung als Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem übermittelten Dokument widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG). Auch Gutschriften im B2B-Bereich unterliegen ab 2025 der E-Rechnungspflicht, sofern beide Parteien im Inland ansässig sind.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Eingangs-E-Rechnung eines Lieferanten (Wareneingang)

Ein Unternehmen erhält von einem inländischen Lieferanten eine XRechnung über Waren im Wert von 1.000 € netto zzgl. 19 % Umsatzsteuer (190 €), Gesamtbetrag 1.190 €.

Buchung	Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Soll	Wareneingang (19 % VSt)	3400	5400	1.000,00 €
Soll	Abziehbare Vorsteuer 19 %	1576	1406	190,00 €
Haben	Verbindlichkeiten L+L	1600	3300	1.190,00 €

Hinweis: Das Vorsteuerabzugsrecht nach § 15 UStG setzt eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG voraus. Bei verpflichtender E-Rechnung ab 2025 kann eine sonstige Rechnung (z. B. reine PDF ohne XML) das Vorsteuerabzugsrecht gefährden — prüfe daher die Rechnungsform bei Eingangsrechnungen sorgfältig.

Beispiel 2: Ausgangs-E-Rechnung an einen Geschäftskunden

Ein Dienstleistungsunternehmen erstellt eine ZUGFeRD-Rechnung über 2.000 € netto zzgl. 19 % Umsatzsteuer (380 €), Gesamtbetrag 2.380 €.

Buchung	Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Soll	Forderungen aus L+L	1400	1200	2.380,00 €
Haben	Erlöse 19 % USt	8400	4400	2.000,00 €
Haben	Umsatzsteuer 19 %	1776	3806	380,00 €

Praktische Umsetzung: Schritt für Schritt

1. Empfangsbereitschaft herstellen (sofort, ohne Übergangsfrist)

Jedes im Inland ansässige Unternehmen muss ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies erfordert:

• Ein E-Mail-Postfach oder einen Übertragungsweg, über den strukturierte Dateien (XML, ZUGFeRD-PDF) eingehen können.
• Eine Software, die ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien lesen und die enthaltenen Daten verarbeiten kann.
• Ggf. Anpassung der Kreditorenbuchhaltung für die automatisierte Verarbeitung.

2. Ausstellung prüfen und vorbereiten

Prüfe, ob und ab wann Du zur Ausstellung verpflichtet bist:

• Alle inländischen B2B-Ausgangsrechnungen → E-Rechnungspflicht grundsätzlich ab 2025; Übergangsfristen beachten.
• Rechnungen an Privatpersonen oder ausländische Unternehmen → keine E-Rechnungspflicht.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG → keine E-Rechnungspflicht.

3. Formatwahl treffen

Für die meisten KMUs empfiehlt sich ZUGFeRD, da das hybride Format (PDF + XML) sowohl menschenlesbar als auch maschinell verarbeitbar ist. XRechnung eignet sich insbesondere für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (dort bereits länger verpflichtend). Bilateral vereinbarte Formate sind möglich, wenn die Interoperabilität mit EN 16931 sichergestellt ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).

4. Buchhaltungssoftware aktualisieren

Prüfe, ob Deine Buchhaltungslösung:

• E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ausstellen kann,
• eingehende E-Rechnungen einlesen und die Daten automatisch in Buchungsvorschläge überführen kann,
• die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vollständig im strukturierten Format abbildet.

5. Archivierung sicherstellen

E-Rechnungen sind wie alle steuerrelevanten Unterlagen für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (i. d. R. 10 Jahre) revisionssicher aufzubewahren. Das strukturierte XML-Format muss im Original erhalten bleiben; eine Konvertierung in ein anderes Format ohne Beibehaltung des Originals kann problematisch sein.

Häufige Fehler und wie Du sie vermeidest

• PDF als E-Rechnung deklarieren: Eine einfache PDF-Datei ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG — auch wenn sie per E-Mail versandt wird.
• Empfangsbereitschaft verschleppen: Die Übergangsfrist gilt nur für die Ausstellung, nicht den Empfang. Wer ab Januar 2025 keine E-Rechnungen empfangen kann, riskiert Verzögerungen im Zahlungsverkehr und mögliche Vorsteuerprobleme.
• Bilateral vereinbarte Formate ohne Interoperabilitätsprüfung: Wer ein eigenes Format nutzt, muss sicherstellen, dass die Extraktion aller umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Angaben in ein EN-16931-konformes Format möglich ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).
• Keine Validierung der eingehenden E-Rechnungen: Strukturierte Formate können Fehler enthalten; eine Validierung gegen das EN-16931-Schema ist empfehlenswert.

Checkliste: E-Rechnungspflicht in 6 Schritten umsetzen

1. Bestandsaufnahme: Welche Ausgangsrechnungen sind B2B-inländisch und damit betroffen?
2. Empfangsbereitschaft: Kann Dein System heute schon ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien verarbeiten?
3. Formatentscheidung: ZUGFeRD (hybrid, KMU-freundlich) oder XRechnung (rein XML, v. a. öffentliche Hand)?
4. Softwareupdate: Buchhaltungslösung und Rechnungsstellungsprozesse auf E-Rechnungsausstellung umstellen.
5. Lieferantenkommunikation: Lieferanten über Empfangsbereitschaft informieren und ggf. bevorzugtes Format mitteilen.
6. Archivierungsprozess: Sicherstellen, dass E-Rechnungen im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine bloße Formalie, sondern ein struktureller Wandel in der Rechnungsstellung zwischen inländischen Unternehmen. Die rechtliche Grundlage ist eindeutig: § 14 UStG in der aktuellen Fassung vom 2. Dezember 2024 verlangt strukturierte, maschinell verarbeitbare Formate — und zwar für alle nicht steuerfreien B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Die Empfangspflicht gilt ab dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist; für die Ausstellung bestehen gestaffelte Fristen bis Ende 2027. Unternehmen sollten die Übergangszeit nutzen, um Prozesse und Software anzupassen — und nicht bis zur letzten Minute warten. Wer frühzeitig auf normkonforme Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung setzt, profitiert zudem von einer weitgehend automatisierten Rechnungsverarbeitung und reduziertem manuellem Aufwand.

Rechtsquellen

• § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen (zuletzt geändert durch Art. 27 G v. 2.12.2024 I Nr. 387)
• Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1)