Warenrückgabe/Gutschrift an Kunde buchen

Überblick

Bei der Buchung einer Warenrückgabe oder Gutschrift an einen Kunden handelt es sich um die Korrektur eines bereits getätigten Verkaufs. Diese Buchung wird benötigt, wenn ein Kunde Waren zurückgibt und der ursprüngliche Verkauf rückgängig gemacht oder angepasst werden muss.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Ein Kunde gibt defekte Ware zurück und erhält eine Gutschrift.
• Eine Bestellung wurde versehentlich doppelt ausgeführt und eine Rückabwicklung ist erforderlich.
• Der Kunde storniert die Bestellung nach Lieferung, und die Ware wird zurückgesandt.
• Der Kunde erhält eine Gutschrift aufgrund von Vertragswidrigkeiten oder Kulanz.

Buchungssatz

Hier eine Übersicht der Konten für SKR03 und SKR04:

Konto (SKR03)	Konto (SKR04)	Bezeichnung	Soll (€)	Haben (€)
8400	4400	Erlöse 19% USt	X
1776	3806	Umsatzsteuer 19%	Y
1400	1200	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen		Z

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Identifiziere die Rückgabe: Bestimme, welche Rechnung die Rückgabe betrifft und welche Produkte zurückgesandt wurden.
2. Berechne die Gutschrift: Errechne den Betrag der Gutschrift, inklusive Umsatzsteuer.
3. Buchung im System: Erstelle die Buchung im Buchhaltungssystem:
   • Buche den Nettoverkaufspreis auf das Konto Erlöse 19% USt (SKR03: 8400 / SKR04: 4400).
   • Buche die zugehörige Umsatzsteuer auf das Konto Umsatzsteuer 19% (SKR03: 1776 / SKR04: 3806).
   • Reduziere die Forderungen gegenüber dem Kunden auf dem Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (SKR03: 1400 / SKR04: 1200) um den Gesamtbetrag.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation:
Ein Kunde gibt Ware im Wert von 1.000 € netto zurück. Die ursprüngliche Rechnung betrug 1.190 € inklusive 19% Umsatzsteuer.

Berechnung:

• Netto-Warenwert: 1.000 €
• Umsatzsteuer (19% von 1.000 €): 190 €
• Gesamtbetrag: 1.190 €

Buchung (SKR03):

Konto	Bezeichnung	Soll (€)	Haben (€)
8400	Erlöse 19% USt	1.000,00
1776	Umsatzsteuer 19%	190,00
1400	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen		1.190,00

Buchung (SKR04):

Konto	Bezeichnung	Soll (€)	Haben (€)
4400	Erlöse 19% USt	1.000,00
3806	Umsatzsteuer 19%	190,00
1200	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen		1.190,00

Wichtige Hinweise

• Stelle sicher, dass die ursprüngliche Rechnung korrekt identifiziert wird, um Fehler zu vermeiden.
• Überprüfe, ob die Umsatzsteuer korrekt berechnet wurde.
• Achte darauf, dass alle betroffenen Konten ausgeglichen sind.

Häufige Fehler

• Falsche Zuordnung der Rückgabe zu einer Rechnung: Dies kann zu Diskrepanzen in der Buchhaltung führen.
• Fehlerhafte Umsatzsteuerberechnung: Achte darauf, dass der Steuersatz korrekt angewendet wird.
• Unvollständige Buchung: Stelle sicher, dass alle Teile der Buchung (Netto und Steuer) erfasst werden.

Rechtliche Grundlagen

Die Buchung von Gutschriften ist im Umsatzsteuergesetz (§14c UStG) geregelt. Es ist wichtig, die Anforderungen an Rechnungsstellung und -korrektur zu beachten, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Tipps für die Praxis

• Nutze Buchhaltungssoftware, um Buchungen automatisch zu generieren und Fehler zu minimieren.
• Halte regelmäßige Schulungen für dein Team ab, um sicherzustellen, dass alle mit den Prozessen vertraut sind.
• Führe regelmäßige Abstimmungen der Konten durch, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
• Dokumentiere alle Korrekturen und Gutschriften sorgfältig, um eine nachvollziehbare Buchführung zu gewährleisten.

Diese Anleitung sollte dir helfen, Warenrückgaben und Gutschriften korrekt zu buchen und dabei die gesetzlichen Anforderungen zu beachten. Nutze sie als Leitfaden, um deinen Buchhaltungsprozess effizient und fehlerfrei zu gestalten.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) (01.10.2010 (laufend aktualisiert), BStBl I Sondernummer 1/2010)