Konto 6820

Zusammenfassung

Das Buchungskonto 6820 “Instandhaltung betrieblicher Räume” im SKR04 wird für die Erfassung von Aufwendungen genutzt, die durch die Instandhaltung betrieblicher Räumlichkeiten anfallen. Es gehört zur Kategorie der Raumkosten und dient der genauen Zuordnung und Nachverfolgung dieser spezifischen Betriebsausgaben.

Verwendungszweck

Das Konto 6820 wird verwendet, um alle Kosten zu erfassen, die im Zusammenhang mit der Instandhaltung betrieblicher Räume entstehen. Dazu gehören Reparaturen oder Wartungsmaßnahmen an den Räumen, die im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit genutzt werden. Beispiele sind die Reparatur einer Heizungsanlage, Malerarbeiten in Büroräumen oder die Instandsetzung von Türen und Fenstern.

In der Praxis wird dieses Konto häufig genutzt, um die Betriebsausgaben für Instandhaltungsarbeiten zu dokumentieren, die notwendig sind, um die betriebliche Nutzung der Räume sicherzustellen. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob Instandhaltungsmaßnahmen anstehen, um größere Schäden und damit verbundene Kosten zu vermeiden.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist die regelmäßige Wartung von technischen Anlagen innerhalb der Räumlichkeiten, wie etwa der Klimaanlage oder der elektrischen Installationen. Solche Aufwendungen werden auf diesem Konto gebucht, um eine detaillierte Kostenkontrolle zu gewährleisten.

Wichtig ist, dass auf diesem Konto nur tatsächliche Instandhaltungsaufwendungen gebucht werden. Investitionen oder Verbesserungsmaßnahmen, die den Wert der Räumlichkeiten erhöhen, sollten auf einem anderen Konto, wie etwa einem Anlagenkonto, erfasst werden.

Steuerliche Aspekte

Ausgaben, die über das Konto 6820 erfasst werden, sind in der Regel als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig, da sie unmittelbar mit der Aufrechterhaltung der Betriebsfähigkeit zusammenhängen. Die Aufwendungen müssen dabei den GoBD-Anforderungen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen, was eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Dokumentation erfordert.

Bei der Behandlung der Umsatzsteuer ist zu beachten, dass die meisten Instandhaltungsleistungen dem regulären Steuersatz von 19% unterliegen. Unternehmen sollten darauf achten, dass die Vorsteuer aus den Rechnungen der Dienstleister korrekt erfasst wird, um die Mehrwertsteuer entsprechend abziehen zu können.

Besonderheiten ergeben sich, wenn Instandhaltungsmaßnahmen als Teil einer komplexeren Bauleistung ausgeführt werden. Hierbei kann es zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren) kommen, insbesondere wenn der Auftragnehmer ein ausländisches Unternehmen ist. Unternehmen sollten sich in solchen Fällen steuerrechtlich beraten lassen.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Reparatur der Heizungsanlage

Soll: 6820 Instandhaltung betrieblicher Räume – 1.200 €
Haben: 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – 1.200 €

Ein Heizungsinstallateur repariert die defekte Heizungsanlage der Büros. Die Rechnung beläuft sich auf 1.200 € inkl. MwSt.

Beispiel 2: Malerarbeiten im Büro

Soll: 6820 Instandhaltung betrieblicher Räume – 500 €
Haben: 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – 500 €

Ein Malerbetrieb streicht die Innenwände des Büros neu. Die Kosten betragen 500 €.

Beispiel 3: Wartung der Klimaanlage

Soll: 6820 Instandhaltung betrieblicher Räume – 300 €
Haben: 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – 300 €

Ein Wartungstechniker führt eine Inspektion und Wartung der Klimaanlage durch. Die Rechnung beträgt 300 €.

Häufige Fehler und Fallstricke

• Falsche Zuordnung von Investitionsaufwendungen: Investitionen, die den Wert erhöhen, fälschlicherweise als Instandhaltung buchen.
• Nichtbeachtung der Umsatzsteuer: Die Vorsteuer nicht korrekt aus den Rechnungen abziehen.
• Fehlende Dokumentation: Unzureichende Belege oder fehlende Rechnungen, die die Aufwendungen nicht klar nachvollziehbar machen.
• Vermischung von privaten und betrieblichen Ausgaben: Private Ausgaben irrtümlich als betriebliche Instandhaltung buchen.
• Nichtbeachtung von Reverse-Charge-Verfahren: Fehlerhafte Umsatzsteuerbehandlung bei ausländischen Dienstleistern.
• Verwechslung mit Mietaufwand: Instandhaltungskosten mit Mietaufwendungen verwechseln und falsch verbuchen.
• Falsche Kontonutzung: Instandhaltungsmaßnahmen, die auf anderen Konten zu buchen sind, fälschlicherweise auf Konto 6820 erfassen.

Rechtstipps und Best Practices

• Dokumentation sicherstellen: Achten Sie auf vollständige und ordnungsgemäße Belege für alle Instandhaltungsmaßnahmen, um den GoBD-Anforderungen gerecht zu werden.
• Regelmäßige Überprüfung der Räume: Planen Sie regelmäßige Inspektionen der Räumlichkeiten, um Instandhaltungsbedarf frühzeitig zu erkennen und größere Schäden zu vermeiden.
• Trennung von Investitionen und Instandhaltung: Differenzieren Sie klar zwischen Instandhaltungsaufwendungen und wertsteigernden Investitionen, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.
• Umsatzsteuer korrekt behandeln: Achten Sie darauf, die Umsatzsteuer korrekt zu erfassen und die Vorsteuer geltend zu machen.
• Beratung bei komplexen Fällen: Suchen Sie bei Unsicherheiten, insbesondere bei der umsatzsteuerlichen Behandlung, rechtlichen Rat, um Fehler zu vermeiden.