Konto 6640

Zusammenfassung

Das Buchungskonto 6640 Reisekosten Arbeitnehmer im [SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”) [Kontenrahmen](/lexikon/glossar/kontenrahmen “Kontenrahmen - Definition und Bedeutung”) dient zur Erfassung von Aufwendungen, die durch Dienstreisen von Arbeitnehmern entstehen. Es ist im Bereich Personalaufwand angesiedelt und erfasst Kosten wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen. Im SKR04 wird dieses Konto unter den sonstigen betrieblichen Aufwendungen geführt.

Verwendungszweck

Das Konto 6640 (SKR03) / 6960 (SKR04) wird verwendet, um die Reisekosten von Arbeitnehmern zu buchen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen. Dazu gehören:

• Fahrtkosten: Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Bus, Flugzeug), Taxifahrten oder die Nutzung des privaten PKW (Kilometerpauschale).
• Übernachtungskosten: Kosten für Hotelübernachtungen oder andere Unterkünfte.
• Verpflegungsmehraufwendungen: Pauschalen für Verpflegung bei Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte oder dem Wohnort.
• Nebenkosten: Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckgebühren etc.

Eine korrekte Buchung auf diesem Konto ist wichtig für:

• Transparente Reisekostenabrechnung: Ermöglicht eine übersichtliche Darstellung der Reisekosten.
• Steuerliche Absetzbarkeit: Die ordnungsgemäße Erfassung ist Voraussetzung für die steuerliche Geltendmachung der Reisekosten als Betriebsausgaben.
• Kontrolle des Reisekostenbudgets: Hilft bei der Überwachung und Steuerung der Reisekosten.

Steuerliche Aspekte

Die auf dem Konto 6640 (SKR03) / 6960 (SKR04) gebuchten Reisekosten unterliegen den [GoBD](/lexikon/glossar/gobd “GoBD - Definition und Bedeutung”). Das bedeutet, dass die Belege vollständig, ordnungsgemäß und zeitnah erfasst werden müssen.

• Vorsteuerabzug: Die [Umsatzsteuer](/lexikon/glossar/umsatzsteuer “Umsatzsteuer - Definition und Bedeutung”) auf Reisekosten (z.B. Hotelrechnungen) kann als [Vorsteuer](/lexikon/glossar/vorsteuer “Vorsteuer - Definition und Bedeutung”) geltend gemacht werden, sofern sie auf der Rechnung separat ausgewiesen ist (Vorsteuer 19%: SKR03=1576, SKR04=1406).
• Verpflegungsmehraufwendungen: Es gelten gesetzlich festgelegte Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Diese sind abhängig von der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseziel (Inland/Ausland). Die Pauschalen sind steuerlich absetzbar.
• Kilometerpauschale: Bei Nutzung des privaten PKW für Dienstreisen kann eine Kilometerpauschale geltend gemacht werden. Die Höhe der Pauschale ist gesetzlich festgelegt.
• Aufbewahrungspflicht: Reisekostenbelege müssen gemäß den steuerlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt werden (in der Regel 10 Jahre).

Es ist wichtig, die aktuellen steuerlichen Regelungen zu Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen zu beachten, da diese sich ändern können.

Buchungsbeispiele

Die folgenden Buchungsbeispiele zeigen, wie Reisekosten auf dem Konto 6640 (SKR03) / 6960 (SKR04) gebucht werden.

Beispiel 1: Geschäftsreise mit Hotelübernachtung und Bahnfahrt

Ein Mitarbeiter unternimmt eine Geschäftsreise nach Hamburg. Die Kosten setzen sich wie folgt zusammen:

• Hotelübernachtung: 150,00 € (inkl. 19% USt)
• Bahnticket: 80,00 € (inkl. 19% USt)

Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Reisekosten Arbeitnehmer	6640	6960	217,23 €
Abziehbare Vorsteuer 19%	1576	1406	22,77 €
Bank	1200	1800	240,00 €

Buchungssatz: Soll 6640 (SKR03) / 6960 (SKR04) 217,23 € und 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) 22,77 € an Haben 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) 240,00 €

Beispiel 2: Dienstreise mit privatem PKW

Ein Mitarbeiter fährt mit seinem privaten PKW zu einem Kundenbesuch. Die gefahrene Strecke beträgt 200 km. Die Kilometerpauschale beträgt 0,30 € pro Kilometer.

Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Reisekosten Arbeitnehmer	6640	6960	60,00 €
Bank	1200	1800	60,00 €

Buchungssatz: Soll 6640 (SKR03) / 6960 (SKR04) 60,00 € an Haben 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) 60,00 €

Beispiel 3: Verpflegungsmehraufwand

Ein Mitarbeiter ist 10 Stunden auswärts tätig. Es kann die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand von 14,00 € geltend gemacht werden.

Konto	SKR03	SKR04	Betrag
Reisekosten Arbeitnehmer	6640	6960	14,00 €
Bank	1200	1800	14,00 €

Buchungssatz: Soll 6640 (SKR03) / 6960 (SKR04) 14,00 € an Haben 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) 14,00 €

Häufige Fehler und Fallstricke

• Fehlende Belege: Nicht alle Belege werden gesammelt und aufbewahrt.
• Falsche Zuordnung: Private und geschäftliche Reisekosten werden vermischt.
• Falsche Pauschalen: Verpflegungspauschalen werden falsch angesetzt.
• Fehlerhafte Vorsteuerberechnung: Die Vorsteuer wird nicht korrekt berechnet oder geltend gemacht.
• Nicht zeitnahe Buchung: Reisekosten werden nicht zeitnah erfasst.
• Unvollständige Angaben: Reisezweck und -dauer werden nicht dokumentiert.
• Falsche Währungsumrechnung: Bei Auslandsreisen wird die Umrechnung nicht korrekt durchgeführt.

Rechtstipps und Best Practices

• Belegorganisation: Führen Sie ein systematisches Ablagesystem für Reisekostenbelege ein (physisch und digital).
• Klare Trennung: Trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben strikt.
• Aktuelle Informationen: Informieren Sie sich regelmäßig über aktuelle steuerliche Regelungen und Pauschalen.
• Software nutzen: Verwenden Sie Buchhaltungssoftware mit integrierter Reisekostenabrechnung.
• Schulungen: Bieten Sie Mitarbeitern Schulungen zur Reisekostenabrechnung an.
• Reisekostenrichtlinie: Erstellen Sie eine interne Reisekostenrichtlinie, die die wichtigsten Punkte regelt.

Durch die Beachtung dieser Punkte können Sie sicherstellen, dass Ihre Reisekostenabrechnung korrekt und effizient abläuft.