Konto 3900

Zusammenfassung

Das Buchungskonto 3900 “Passive Rechnungsabgrenzung” im SKR05 wird verwendet, um Erträge, die bereits vereinnahmt wurden, aber wirtschaftlich erst in zukünftigen Perioden entstehen, periodengerecht abzugrenzen. Es gehört zu den passiven Bestandskonten und dient der periodengerechten Gewinnermittlung gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).

Verwendungszweck

Das Konto 3900 “Passive Rechnungsabgrenzung” wird genutzt, um Geschäftsvorfälle abzugrenzen, bei denen Zahlungen für Leistungen vereinnahmt wurden, die erst in der Zukunft erbracht werden. Ein typisches Beispiel ist der Fall, dass ein Unternehmen im Dezember eine Vorauszahlung für eine Dienstleistung erhält, die erst im Januar des Folgejahres erbracht wird. Der vereinnahmte Betrag wird auf das Konto 3900 gebucht, um den Ertrag dem korrekten Geschäftsjahr zuzuordnen.

In der Praxis ist die passive Rechnungsabgrenzung entscheidend, um die finanzielle Lage eines Unternehmens korrekt darzustellen und die Gewinn- und Verlustrechnung nicht zu verzerren. Unternehmen, die mit klar definierten Kostenstellen arbeiten, sollten darauf achten, dass die abgegrenzten Erträge korrekt den jeweiligen Kostenstellen zugewiesen werden, um die interne Kostenrechnung nicht zu verfälschen.

Besonders in Unternehmen mit periodenübergreifenden Projekten ist die korrekte Anwendung der passiven Rechnungsabgrenzung wichtig, um die tatsächliche Rentabilität der Projekte korrekt darzustellen.

Kostenrechnerische Aspekte

Die Einbindung des Kontos 3900 in die Kostenrechnung erfolgt durch die Zuordnung der abgegrenzten Beträge zu den entsprechenden Kostenstellen oder Kostenträgern. Dies ermöglicht eine präzise Verteilung der Erträge auf die Perioden, in denen sie tatsächlich anfallen, und sichert eine korrekte Nachkalkulation.

Im Rahmen der Betriebsabrechnung (BAB) spielt das Konto eine wesentliche Rolle, indem es sicherstellt, dass die Erträge den Perioden zugeordnet werden, in denen sie wirtschaftlich verursacht werden. Dadurch wird die Planung und Steuerung der Kosten und Erträge durch die Führungsebene des Unternehmens erleichtert.

Steuerliche Aspekte

Steuerlich ist die passive Rechnungsabgrenzung relevant, um sicherzustellen, dass die Gewinne korrekt ausgewiesen werden. Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) muss die Rechnungsabgrenzung nachvollziehbar und dokumentiert sein. Wichtig ist dabei, dass die Abgrenzung im Jahresabschluss korrekt vorgenommen wird, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Die Behandlung der Umsatzsteuer erfolgt bei passiven Rechnungsabgrenzungen in der Regel zeitgleich mit der Vereinnahmung der Zahlung. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer bereits im Zeitpunkt der Zahlung fällig wird, auch wenn die Leistung erst später erbracht wird.

Buchungsbeispiele

Hier sind Buchungsbeispiele für die Passive Rechnungsabgrenzung, inklusive der entsprechenden Konten für SKR03, SKR04 und SKR05:

Beispiel 1: Vorauszahlung für Wartungsvertrag

Ein Unternehmen erhält im Dezember eine Vorauszahlung von 6.000,00 € (inkl. 19% USt) für einen Wartungsvertrag, der im Januar des Folgejahres beginnt.

Konto	SKR03	SKR04	SKR05	Betrag
Bank	1200	1800	1200	6.000,00 €
Passive Rechnungsabgrenzung	1700	3500	3900	5.042,02 €
Umsatzsteuer 19%	1776	3806	3730	957,98 €

Buchung im Dezember:

• Soll Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) / 1200 (SKR05) an Haben Passive Rechnungsabgrenzung 1700 (SKR03) / 3500 (SKR04) / 3900 (SKR05) 5.042,02 €
• Soll Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) / 1200 (SKR05) an Haben Umsatzsteuer 19% 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04) / 3730 (SKR05) 957,98 €

Buchung im Januar (Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzung):

• Soll Passive Rechnungsabgrenzung 1700 (SKR03) / 3500 (SKR04) / 3900 (SKR05) an Haben Erlöse 19% USt 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) / 5000 (SKR05) 5.042,02 €

Beispiel 2: Jährliche Software-Lizenz im Voraus erhalten

Ein Softwareunternehmen erhält im Dezember 10.000,00 € für eine jährliche Software-Lizenz, die ab Januar des Folgejahres gilt.

Konto	SKR03	SKR04	SKR05	Betrag
Bank	1200	1800	1200	10.000,00 €
Passive Rechnungsabgrenzung	1700	3500	3900	10.000,00 €

Buchung im Dezember:

• Soll Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) / 1200 (SKR05) an Haben Passive Rechnungsabgrenzung 1700 (SKR03) / 3500 (SKR04) / 3900 (SKR05) 10.000,00 €

Buchung im Januar (Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzung):

• Soll Passive Rechnungsabgrenzung 1700 (SKR03) / 3500 (SKR04) / 3900 (SKR05) an Haben Erlöse steuerfrei 8100 (SKR03) / 4100 (SKR04) / 5400 (SKR05) 10.000,00 € (Annahme: Software-Lizenz ist steuerfrei)

Beispiel 3: Mieteinnahmen im Voraus

Ein Vermieter erhält im Dezember 3.000,00 € Miete für Januar des Folgejahres.

Konto	SKR03	SKR04	SKR05	Betrag
Bank	1200	1800	1200	3.000,00 €
Passive Rechnungsabgrenzung	1700	3500	3900	3.000,00 €

Buchung im Dezember:

• Soll Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) / 1200 (SKR05) an Haben Passive Rechnungsabgrenzung 1700 (SKR03) / 3500 (SKR04) / 3900 (SKR05) 3.000,00 €

Buchung im Januar (Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzung):

• Soll Passive Rechnungsabgrenzung 1700 (SKR03) / 3500 (SKR04) / 3900 (SKR05) an Haben Mieterträge 8100 (SKR03) / 4100 (SKR04) / 5400 (SKR05) 3.000,00 € (Annahme: Mieterträge sind steuerfrei)

Häufige Fehler und Fallstricke

• Fehlende Abgrenzung: Oftmals wird vergessen, Vorauszahlungen korrekt abzugrenzen, was zu einer falschen Gewinnermittlung führt.
• Falsche Zuordnung: Beträge werden nicht den richtigen Kostenstellen zugewiesen, was die interne Kostenkontrolle erschwert.
• Unklare Dokumentation: Eine unzureichende Dokumentation der Abgrenzungen kann zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen.
• Nichtbeachtung der GoBD: Unkenntnis über steuerliche Anforderungen kann zu formalen Fehlern und damit zu Steuernachzahlungen führen.
• Fehler bei der Umsatzsteuer: Bei der Abgrenzung von Leistungen, die umsatzsteuerpflichtig sind, kann es zu fehlerhaften Steuerbuchungen kommen. Es ist wichtig, den Zeitpunkt der Umsatzsteuerpflicht korrekt zu bestimmen.

Rechtstipps und Best Practices

• Dokumentation: Führen Sie eine detaillierte Dokumentation aller abgegrenzten Posten, um bei Prüfungen nachvollziehbare Belege zu haben.
• Regelmäßige Schulungen: Schulen Sie Ihr Buchhaltungspersonal regelmäßig zu aktuellen GoBD- und Steueranforderungen.
• Softwareunterstützung: Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, die die automatische Abgrenzung unterstützt, um Fehler zu minimieren.
• Jährliche Überprüfung: Überprüfen Sie am Jahresende alle Vorauszahlungen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Posten abgegrenzt sind.
• Fachberatung: Ziehen Sie bei komplexen Abgrenzungen einen Steuerberater hinzu, um rechtliche und steuerliche Risiken zu minimieren.
• Umsatzsteuerliche Behandlung beachten: Klären Sie, ob die Umsatzsteuer bereits bei Vereinnahmung der Zahlung fällig wird oder erst bei Leistungserbringung.

## Siehe auch

Verwandte Begriffe im Glossar:
- [Rechnungsabgrenzung](/lexikon/glossar/rechnungsabgrenzung "Rechnungsabgrenzung - Definition und Bedeutung")
- [Passiva](/lexikon/glossar/passiva "[Passiva](/lexikon/glossar/passiva "Passiva - Definition und Bedeutung") - Definition und Bedeutung")
- [Jahresabschluss](/lexikon/glossar/jahresabschluss "Jahresabschluss - Definition und Bedeutung")