Uneinbringliche Forderungen abschreiben

Einleitung

In der Geschäftswelt kann es immer wieder vorkommen, dass Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) kann dies nicht nur lästig, sondern auch finanziell belastend sein. Daher ist es entscheidend zu wissen, wie man uneinbringliche Forderungen korrekt abschreibt. Der Begriff “uneinbringliche Forderungen” mag kompliziert klingen, aber mit den richtigen Kenntnissen und Vorgehensweisen kannst du diese Herausforderung meistern und steuerliche Vorteile nutzen.

Dieser Ratgeber zeigt dir, wie du uneinbringliche Forderungen identifizierst und abschreibst. Zudem erfährst du, wie du die Umsatzsteuer korrekt nach § 17 UStG berichtigen kannst. Anhand von praktischen Beispielen und Buchungssätzen lernst du, wie du diese Prozesse in deiner Buchhaltung umsetzt.

Das Wichtigste in Kürze

• Identifiziere uneinbringliche Forderungen: Eine Forderung gilt als uneinbringlich, wenn der Zahlungsausfall sicher ist, z.B. durch Insolvenz des Schuldners.
• Umsatzsteuerkorrektur nach § 17 UStG durchführen: Bei uneinbringlichen Forderungen kannst du die bereits abgeführte Umsatzsteuer berichtigen.
• Teilwertabschreibung: Falls Zweifel an der Einbringlichkeit bestehen, kann eine Teilwertabschreibung vorgenommen werden.
• Richtige Buchung: Nutze die korrekten Konten (z.B. 1360 Forderungsverluste, 3806 Umsatzsteuerkorrektur) für die Buchungen.
• Regelmäßige Überprüfung: Kontrolliere regelmäßig deine offenen Forderungen, um rechtzeitig reagieren zu können.

Wann ist eine Forderung uneinbringlich?

Eine Forderung gilt als uneinbringlich, wenn der endgültige Zahlungsausfall feststeht. Das kann der Fall sein, wenn der Schuldner insolvent ist oder eine Zwangsvollstreckung erfolglos bleibt. Aber auch wenn der Schuldner seine Zahlungen eingestellt hat und keine Aussicht auf Besserung besteht, kannst du die Forderung als uneinbringlich betrachten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Prüfung der Einbringlichkeit: Überprüfe regelmäßig deine offenen Forderungen. Falls ein Kunde in Zahlungsverzug gerät, kontaktiere ihn und vereinbare gegebenenfalls Ratenzahlungen.

2. Dokumentation: Halte alle Bemühungen zur Einbringung der Forderung schriftlich fest. Dazu gehören Mahnungen, Telefonate oder E-Mails. Diese Dokumentation ist wichtig für steuerliche Nachweise.

3. Bewertung der Forderung: Beurteile, ob eine Forderung uneinbringlich ist. Ziehe gegebenenfalls einen Anwalt oder Inkassodienstleister hinzu, um die Erfolgsaussichten einer Forderungseintreibung abzuschätzen.

Umsatzsteuerkorrektur nach § 17 UStG

Wenn du feststellst, dass eine Forderung uneinbringlich ist, hast du das Recht, die dafür bereits abgeführte Umsatzsteuer zu korrigieren. Diese Korrektur ist in § 17 UStG geregelt und kann dir helfen, Liquidität zurückzugewinnen.

Vorgehensweise

1. Forderung als uneinbringlich kennzeichnen: Sobald klar ist, dass die Forderung nicht beglichen wird, zeichne sie in deiner Buchhaltung entsprechend aus.

2. Umsatzsteuer berichtigen: Erstelle eine Korrekturrechnung oder einen internen Beleg, der die ursprüngliche Umsatzsteuer storniert.

3. Buchung der Umsatzsteuerkorrektur: Verwende das Konto 3806 (SKR03) für die Berichtigung der Umsatzsteuer.

Teilwertabschreibung

Ist die Einbringlichkeit einer Forderung unsicher, aber nicht völlig aussichtslos, kannst du eine Teilwertabschreibung vornehmen. Diese reduziert den Bilanzansatz der Forderung auf ihren wahrscheinlichen Wert.

Vorgehensweise

1. Bewertung der Wahrscheinlichkeit: Schätze ein, wie wahrscheinlich der Zahlungseingang noch ist.

2. Ermittlung des Teilwerts: Bestimme den Wert, den die Forderung voraussichtlich noch hat. Dies kann z.B. ein Prozentsatz der ursprünglichen Forderung sein.

3. Buchung der Abschreibung: Nutze das Konto 6951 (SKR03) für die Teilwertabschreibung.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Forderung ausbuchen mit USt-Korrektur

Ausgangssituation: Eine Forderung über 1.190 Euro (inkl. 19% USt) ist uneinbringlich, der Schuldner ist insolvent.

Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
6950	Forderungsverluste	1.000 €
1360	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen		1.190 €

Erklärung: Die Forderung wird komplett ausgebucht. Der Nettobetrag wird als Forderungsverlust verbucht, die Umsatzsteuer wird korrigiert.

Beispiel 2: Späterer Zahlungseingang

Ausgangssituation: Eine zuvor abgeschriebene Forderung über 1.190 Euro wird doch noch bezahlt.

Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1360	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	1.190 €
6950	Forderungsverluste		1.000 €
3806	Umsatzsteuerkorrektur		190 €

Erklärung: Die Forderung wird wieder aktiviert, der Forderungsverlust wird rückgängig gemacht und die Umsatzsteuer erneut erfasst.

Checkliste: Forderungen abschreiben

• Regelmäßig offene Forderungen überprüfen
• Dokumentation der Einbringungsversuche führen
• Uneinbringlichkeit der Forderung feststellen
• Umsatzsteuerkorrektur nach § 17 UStG durchführen
• Teilwertabschreibung bei unsicheren Forderungen vornehmen

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

1. Fehlerhafte Dokumentation: Stelle sicher, dass alle Schritte zur Forderungseintreibung dokumentiert sind. Das ist wichtig für steuerliche Nachweise.

2. Falsche Kontenwahl: Verwende die richtigen Konten (z.B. 1360, 6950) für die Buchung. Falsche Konten können zu fehlerhaften Bilanzen führen.

3. Verspätete Abschreibung: Schreibe Forderungen rechtzeitig ab, um steuerliche Vorteile zu nutzen.

4. Umsatzsteuer nicht korrigiert: Vergiss nicht, die Umsatzsteuerkorrektur durchzuführen, um keine Liquidität zu verlieren.

Best Practices für die Praxis

1. Regelmäßige Überprüfung: Setze regelmäßige Intervalle zur Überprüfung deiner offenen Forderungen.

2. Frühzeitige Kommunikation: Trete frühzeitig mit säumigen Kunden in Kontakt und versuche, eine einvernehmliche Lösung zu finden.

3. Nutzung von Mahnwesen: Implementiere ein effizientes Mahnwesen in deinem Unternehmen, um Zahlungsausfälle zu minimieren.

4. Professionelle Hilfe: Ziehe bei großen Forderungsausfällen rechtzeitig professionelle Hilfe (z.B. Inkassodienste) hinzu.

Fazit

Die korrekte Abschreibung uneinbringlicher Forderungen ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung in KMUs. Mit den richtigen Kenntnissen kannst du nicht nur deine Bilanz sauber halten, sondern auch steuerliche Vorteile nutzen. Regelmäßige Überprüfungen und die korrekte Buchung nach HGB- und UStG-Vorgaben sind dabei essenziell. Setze die hier beschriebenen Schritte konsequent um, um finanzielle Verluste zu minimieren und deine Unternehmensliquidität zu schützen.