Inkasso

Definition

Inkasso bezeichnet den Prozess der Einziehung von [Forderungen](/lexikon/glossar/forderungen “Forderungen - Definition und Bedeutung”), die ein Unternehmen gegenüber seinen Kunden hat. Es umfasst alle Maßnahmen, die ergriffen werden, um offene Rechnungen einzusammeln, einschließlich Mahnungen und die Zusammenarbeit mit Inkassounternehmen.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist ein effektives Inkasso entscheidend, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Offene Rechnungen können schnell zu einem finanziellen Problem werden, besonders wenn sie sich summieren. Ein geordnetes Inkassoverfahren beginnt mit der internen Mahnung und kann bis zur Beauftragung eines externen Inkassodienstleisters reichen.

Ein Beispiel aus der Praxis wäre ein Handwerksbetrieb, der nach Fertigstellung eines Projekts feststellt, dass der Kunde die Rechnung nicht beglichen hat. Nach einer ersten freundlichen Zahlungserinnerung kann der Betrieb eine Mahnung senden. Bleibt die Zahlung aus, kann er ein Inkassounternehmen beauftragen, um die Forderung professionell und rechtssicher einzutreiben.

Ein weiteres Beispiel sind Online-Shops, die regelmäßig mit säumigen Zahlern konfrontiert sind. Hier kann ein automatisiertes Mahnwesen eingerichtet werden, das nach einem bestimmten Zeitraum automatisch eine Mahnung verschickt und anschließend ein Inkassoverfahren in die Wege leitet.

Rechtliche Grundlagen

Das Inkassowesen in Deutschland ist durch verschiedene gesetzliche Regelungen geschützt. Wichtig sind hierbei das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), insbesondere die Paragraphen zu Verzug (§ 286 BGB) und Mahnungen. Inkassounternehmen müssen zudem die Bestimmungen des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) einhalten, das sicherstellt, dass nur registrierte und qualifizierte Anbieter Inkassodienstleistungen erbringen dürfen.

Für die Jahre 2024/2025 sind keine grundlegenden Änderungen in der Rechtslage zu erwarten, dennoch sollten KMUs die Entwicklungen im Auge behalten, da Anpassungen im Bereich Datenschutz oder Verbraucherrechte jederzeit möglich sind.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Erfolgreiches Inkasso durch Inkassounternehmen

Ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Maschinenbau hat eine offene Forderung von 10.000 € gegenüber einem Kunden. Nach mehreren erfolglosen Mahnungen beauftragt es ein Inkassounternehmen. Dieses übernimmt die Kommunikation mit dem Schuldner und schafft es, die Forderung erfolgreich einzuziehen.

• Buchung (vereinfacht, Zahlungseingang vom Inkassounternehmen): Soll [Konto 1200](/konten/1200-bank “Konto 1200: Bank”) ([SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”)) / 1800 ([SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”)) Bank an Haben Konto 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04) Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 10.000,00 €

Beispiel 2: Automatisiertes Mahnsystem mit Inkasso

Ein Start-up im Bereich Softwareentwicklung nutzt ein automatisiertes Mahnsystem, das nach 30 Tagen eine Zahlungserinnerung und nach 60 Tagen eine Mahnung verschickt. Ab 90 Tagen wird ein Inkassounternehmen eingeschaltet, um den weiteren Einzug zu übernehmen.

• Hinweis: Die Buchung des Forderungsverlusts (ggf. teilw.) erfolgt, wenn das Inkassounternehmen mitteilt, dass die Forderung nicht mehr realisierbar ist.

Beispiel 3: Forderungsverlust durch Inkasso

Ein Unternehmen beauftragt ein Inkassounternehmen mit der Eintreibung einer Forderung von 5.000 €. Das Inkassounternehmen teilt mit, dass die Forderung uneinbringlich ist.

• Buchung: Soll Konto 2400 (SKR03) / 6930 (SKR04) Forderungsverluste an Haben Konto 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04) Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 5.000,00 €

Häufige Fehler

1. Verspätetes Handeln: Unternehmen warten oft zu lange, bevor sie Mahnungen oder Inkassoverfahren einleiten.
2. Fehlende Dokumentation: Oft sind Mahnungen nicht ausreichend dokumentiert, was zu rechtlichen Problemen führen kann.
3. Unzureichende Kommunikation: Eine klare und transparente Kommunikation mit dem Schuldner fehlt häufig.
4. Falsche Gebührenberechnung: Unternehmen berechnen manchmal unzulässige Mahn- oder Inkassogebühren.
5. Verletzung von Datenschutzbestimmungen: Unsachgemäße Handhabung von Kundendaten kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Tipps für KMUs

1. Frühzeitig handeln: Setzen Sie klare Fristen und mahnen Sie rechtzeitig.
2. Automatisierung nutzen: Implementieren Sie ein automatisiertes Mahnsystem, um den Prozess zu vereinfachen.
3. Partner wählen: Arbeiten Sie mit einem seriösen Inkassounternehmen zusammen.
4. Rechtsberatung einholen: Lassen Sie sich rechtlich beraten, um Fehler zu vermeiden.
5. Kundenbeziehungen pflegen: Eine gute Beziehung zu Ihren Kunden kann Zahlungsausfälle minimieren.

Siehe auch

Ein effektives Inkasso ist eng mit dem Mahnwesen und der Verwaltung von Forderungen verbunden. Das Mahnwesen umfasst alle Aktivitäten zur Zahlungserinnerung, während Forderungen die offenen Rechnungen darstellen, die ein Unternehmen gegenüber seinen Kunden hat. Mehr dazu finden Sie in den Artikeln zu Mahnwesen und Forderungen.