Reisekosten Mitarbeiter buchen

Überblick

Bei der Buchung von Reisekosten für Mitarbeiter handelt es sich um die Erfassung von Ausgaben, die durch Dienstreisen entstehen. Diese Buchungen werden benötigt, um die Reisekosten im Unternehmen korrekt zu erfassen und steuerlich geltend zu machen.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Wenn ein Mitarbeiter auf eine Dienstreise geschickt wird und dabei Kosten für Transport, Unterkunft oder Verpflegung anfallen.
• Bei der Erstattung von Reisekosten, die der Mitarbeiter vorgestreckt hat.
• Wenn Reisekosten im Rahmen von Projekten oder Kundenaufträgen anfallen.
• Bei der monatlichen Abrechnung von gesammelten Reisekosten einer Abteilung oder eines Projekts.

Buchungssatz

Hier eine Übersicht der Konten für SKR03 und SKR04:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
4660 (SKR03) / 6660 (SKR04)	Reisekosten Arbeitnehmer	Betrag
1576 (SKR03) / 1406 (SKR04)	Abziehbare Vorsteuer 19%	Betrag
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		Betrag

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Belege sammeln und prüfen
   Sammle alle Belege der Reisekosten, einschließlich Rechnungen für Transport, Unterkunft und Verpflegung. Prüfe, ob alle Belege den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

2. Vorsteuer berechnen
   Berechne die abziehbare Vorsteuer aus den Bruttobeträgen der Belege. Bei 19% MwSt. entspricht dies 19/119 des Bruttobetrags.

3. Buchung erfassen
   Erfasse die Gesamtbeträge der Reisekosten und der Vorsteuer auf den entsprechenden Konten. Die Zahlung erfolgt in der Regel über das Bankkonto.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation:
Ein Mitarbeiter hat eine Dienstreise unternommen. Die Kosten belaufen sich auf 1.000 € für Transport und Unterkunft (inkl. 19% MwSt.).

Berechnung:

• Gesamtkosten: 1.000 €
• Abziehbare Vorsteuer: 1.000 € x 19/119 = 159,66 €
• Nettokosten: 1.000 € - 159,66 € = 840,34 €

Buchung (SKR03):

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
4660	Reisekosten Arbeitnehmer	840,34 €
1576	Abziehbare Vorsteuer 19%	159,66 €
1200	Bank		1.000 €

Buchung (SKR04):

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
6660	Reisekosten Arbeitnehmer	840,34 €
1406	Abziehbare Vorsteuer 19%	159,66 €
1800	Bank		1.000 €

Alternativ als Buchungssatz:

• SKR03: Soll Reisekosten Arbeitnehmer 4660 840,34 € und Abziehbare Vorsteuer 19% 1576 159,66 € an Haben Bank 1200 1.000,00 €
• SKR04: Soll Reisekosten Arbeitnehmer 6660 840,34 € und Abziehbare Vorsteuer 19% 1406 159,66 € an Haben Bank 1800 1.000,00 €

Wichtige Hinweise

• Achte darauf, dass alle Belege vollständig und korrekt sind, um Probleme bei der Steuerprüfung zu vermeiden.
• Berücksichtige die unterschiedlichen Steuersätze bei Reisen ins Ausland.
• Bewahre alle Originalbelege gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.
• Prüfe, ob es interne Richtlinien für die Kostenübernahme gibt.
• Stelle sicher, dass die Reisekostenabrechnung zeitnah erfolgt.

Häufige Fehler

• Fehlende oder unvollständige Belege: Achte darauf, dass alle relevanten Belege vorliegen und den Anforderungen entsprechen.
• Falsche Vorsteuerberechnung: Stelle sicher, dass die Vorsteuer korrekt berechnet wird, insbesondere bei gemischten Steuersätzen.
• Nicht zeitgerechte Buchung: Buche die Reisekosten zeitnah, um die Liquidität und Budgetierung genau im Blick zu behalten.

Rechtliche Grundlagen

Gemäß § 3 Nr. 16 EStG sind Reisekosten unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar. Achte darauf, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, insbesondere in Bezug auf Nachweispflichten und die Absetzbarkeit von steuerfreien Reisekostenerstattungen.

Tipps für die Praxis

• Digitale Tools verwenden: Nutze Softwarelösungen zur digitalen Erfassung und Verwaltung von Reisekosten, um den Prozess zu erleichtern.
• Schulung der Mitarbeiter: Sorge dafür, dass Mitarbeiter über die Anforderungen an Reisekostenbelege informiert sind.
• Regelmäßige Überprüfung: Führe regelmäßige Kontrollen der Reisekostenabrechnungen durch, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
• Klare Richtlinien: Erstelle klare Richtlinien für die Erstattung und Dokumentation von Reisekosten, um Missverständnisse zu vermeiden.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• BMF-Schreiben zu Reisekosten (25.11.2020, BStBl I 2020, 1228)
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) (01.10.2010 (laufend aktualisiert), BStBl I Sondernummer 1/2010)
• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)