Aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP) buchen

Überblick

Bei der aktiven Rechnungsabgrenzung (ARAP) handelt es sich um eine Buchung, die zum Jahresende durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass Ausgaben periodengerecht zugeordnet werden. Diese Buchung ist erforderlich, wenn Ausgaben in einer Abrechnungsperiode getätigt werden, die wirtschaftlich jedoch einer späteren Periode zuzuordnen sind.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Vorauszahlungen für Miete oder Leasingverträge, die sich auf das nächste Jahr erstrecken.
• Versicherungsprämien, die im Voraus für das kommende Jahr bezahlt werden.
• Wartungsverträge, die im Voraus bezahlt werden, aber Dienstleistungen im nächsten Jahr betreffen.
• Sonstige Vorauszahlungen für Dienstleistungen oder Waren, die im nächsten Jahr erbracht werden.

Buchungssatz

Die Buchung erfolgt auf das Konto Aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP). Hier eine Übersicht der Konten für SKR03 und SKR04:

Konto	SKR03	SKR04
Aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP)	1900	1700
Bank	1200	1800

Der allgemeine Buchungssatz lautet: Soll ARAP an Haben Bank.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Ermittlung der Vorauszahlungen: Überprüfe alle Ausgaben, die im aktuellen Geschäftsjahr bezahlt wurden, aber wirtschaftlich dem nächsten Jahr zugeordnet werden sollten.
2. Betrag festlegen: Summiere alle relevanten Beträge, die abgegrenzt werden müssen.
3. Buchung vornehmen: Erstelle den Buchungssatz mit dem Konto Aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP) im Soll und dem Konto Bank im Haben.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Ein Unternehmen hat im Dezember 2024 eine Versicherungsprämie von 1.200€ für das Jahr 2025 im Voraus bezahlt.

Berechnung: Die gesamte Prämie von 1.200€ betrifft das Jahr 2025 und muss daher abgegrenzt werden.

Buchung (SKR03): Soll Aktive Rechnungsabgrenzung 1900 an Haben Bank 1200 Buchung (SKR04): Soll Aktive Rechnungsabgrenzung 1700 an Haben Bank 1800

Die Buchungssätze sehen wie folgt aus:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1900 (SKR03) / 1700 (SKR04)	Aktive Rechnungsabgrenzung	1.200,00€
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		1.200,00€

Wichtige Hinweise

• Stelle sicher, dass alle Vorauszahlungen korrekt ermittelt werden, um eine präzise Abgrenzung zu gewährleisten.
• Die Abgrenzung betrifft ausschließlich den Teil der Zahlung, der in die nächste Abrechnungsperiode fällt.
• Die aktive Rechnungsabgrenzung muss im Folgejahr aufgelöst werden, um die Zahlung den richtigen Perioden zuzuordnen.
• Überprüfe regelmäßig die Notwendigkeit der Abgrenzung, insbesondere bei sich ändernden Verträgen.
• Dokumentiere alle Buchungen sorgfältig, um bei Prüfungen Nachweise zu haben.

Häufige Fehler

• Falsche Zuordnung: Nicht alle Vorauszahlungen korrekt ermitteln und abgrenzen.
• Nicht-Auflösung im Folgejahr: Vergessen, die Abgrenzung im neuen Jahr wieder aufzulösen.
• Falsche Beträge: Unvollständige oder fehlerhafte Beträge abgrenzen.

Rechtliche Grundlagen

Nach § 250 Abs. 1 HGB müssen alle Einnahmen und Ausgaben periodengerecht abgegrenzt werden. Dies gewährleistet, dass der Jahresabschluss die wirtschaftliche Lage des Unternehmens korrekt widerspiegelt.

Tipps für die Praxis

• Verwende Softwarelösungen, die Buchungen automatisch abgrenzen, um Fehler zu minimieren.
• Erstelle eine Liste aller regelmäßig zu zahlenden Vorauszahlungen, um den Überblick zu behalten.
• Setze Erinnerungen für das Auflösen von Abgrenzungen im neuen Jahr.
• Halte Rücksprache mit deinem Steuerberater, falls Unsicherheiten bei der Abgrenzung bestehen.

Diese Anleitung soll Dir helfen, die aktive Rechnungsabgrenzung korrekt und effizient in Deinem Unternehmen umzusetzen. Beachte die rechtlichen Grundlagen und vermeide typische Fehler, um einen präzisen Jahresabschluss zu gewährleisten.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)
• BMF-Schreiben zur E-Bilanz (28.09.2011 (laufend aktualisiert), BStBl I 2011, 855)