Privatentnahme buchen

Überblick

Bei der Buchung von Privatentnahmen geht es darum, Gelder zu erfassen, die ein Unternehmer aus dem Geschäft für private Zwecke entnimmt. Diese Buchung ist notwendig, um die finanzielle Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Mitteln zu gewährleisten. Eine korrekte Erfassung ist essenziell, um den Überblick über die Unternehmensfinanzen zu behalten.

Wann wird diese Buchung benötigt?

1. Wenn der Inhaber eines Einzelunternehmens Geld für private Ausgaben vom Geschäftskonto abhebt.
2. Bei der Entnahme von Bargeld aus der Kasse für persönliche Zwecke.
3. Wenn ein Firmenwagen privat genutzt wird und dies als Privatentnahme verbucht werden soll.
4. Bei der Entnahme von Waren für den privaten Gebrauch.

Buchungssatz

Hier eine Tabelle mit den Buchungssätzen für SKR03 und SKR04:

Konto (SKR03)	Konto (SKR04)	Bezeichnung	Soll	Haben
1800	2180	Privatentnahmen	X €
1200	1800	Bank		X €

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Identifiziere die Entnahme: Bestimme, welcher Betrag und in welcher Form (Bargeld, Überweisung) die Entnahme erfolgt ist.
2. Bereite den Buchungssatz vor: Nutze das Konto 1800 (SKR03) / 2180 (SKR04) “Privatentnahmen” im Soll und das Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) “Bank” im Haben.
3. Buchung durchführen: Trage den Betrag in der Buchhaltungssoftware ein, um die Entnahme korrekt zu dokumentieren.
4. Beleg aufbewahren: Stelle sicher, dass du einen Beleg oder eine Dokumentation der Entnahme für die Buchhaltung aufbewahrst.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Der Inhaber eines kleinen Unternehmens entnimmt 1.000 € von seinem Geschäftskonto für private Zwecke.

Berechnung:

• Entnommener Betrag: 1.000 €

Buchung:

• Soll: Konto 1800 (SKR03) / 2180 (SKR04) Privatentnahmen 1.000 €
• Haben: Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank 1.000 €

Wichtige Hinweise

• Achte darauf, dass Privatentnahmen regelmäßig und nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Stelle sicher, dass die Entnahmen im Einklang mit der finanziellen Lage des Unternehmens stehen.
• Berücksichtige, dass wiederholte hohe Privatentnahmen die Liquidität des Unternehmens beeinträchtigen können.
• Bewahre alle relevanten Belege für etwaige Prüfungen durch das Finanzamt auf.
• Vermeide Verwechslungen zwischen privaten und geschäftlichen Mitteln.

Häufige Fehler

• Fehlende Dokumentation: Alle Entnahmen müssen mit Belegen oder Dokumentationen nachweisbar sein.
• Falsche Kontenwahl: Stelle sicher, dass die richtigen Konten für die Buchung verwendet werden, um Fehler zu vermeiden.
• Unregelmäßige Buchung: Privatentnahmen sollten zeitnah und regelmäßig gebucht werden, um den Überblick zu behalten.

Rechtliche Grundlagen

Privatentnahmen sind im Rahmen der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 4 EStG zu betrachten. Sie sind nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig und mindern den Gewinn nicht, da sie Teil des Eigenkapitals sind.

Tipps für die Praxis

• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe regelmäßig alle Privatentnahmen, um die finanzielle Stabilität des Unternehmens zu gewährleisten.
• Klare Trennung: Halte private und geschäftliche Finanzen strikt getrennt, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Buchhaltungssoftware nutzen: Setze auf eine Buchhaltungssoftware, die es dir ermöglicht, Privatentnahmen effizient und korrekt zu erfassen.
• Budgetierung: Plane Privatentnahmen im Voraus und integriere sie in deine finanzielle Planung, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)
• BMF-Schreiben zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung (19.06.2018, BStBl I 2018, 699)