Gehaltszahlung buchen

Überblick

Die Buchung von Gehaltszahlungen ist ein zentraler Bestandteil der Lohnbuchhaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Diese Buchung wird benötigt, um die Auszahlung der Gehälter an die Mitarbeiter sowie die Abführung der damit verbundenen Sozialabgaben und Steuerverbindlichkeiten korrekt abzubilden.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Wenn die monatlichen Gehälter an die Mitarbeiter ausgezahlt werden.
• Bei der Abführung der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung.
• Zur Erfassung der Lohnsteuerverbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt.
• Bei der regelmäßigen Erstellung von Gehaltsabrechnungen.

Buchungssatz

Die Konten sind beispielhaft und können je nach verwendetem Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) variieren.

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
4110/4120 (SKR03) / 6010/6020 (SKR04)	Löhne und Gehälter	X €
4140 (SKR03) / 6040 (SKR04)	Gesetzliche soziale Aufwendungen	Y €
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		Z €
3730 (SKR03) / 3730 (SKR04)	Verbindlichkeiten Lohn und Gehalt (Steuern/SV)		A €

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Ermittlung der Gehälter: Ermittle den Gesamtbetrag der auszuzahlenden Gehälter (Bruttogehalt) für den Monat. Dieser Betrag wird auf das Konto Löhne und Gehälter gebucht. Die Konten sind: 4110/4120 (SKR03) / 6010/6020 (SKR04).

2. Berechnung der Sozialabgaben: Berechne die Sozialversicherungsbeiträge, die vom Unternehmen zu tragen sind. Dieser Betrag wird auf das Konto Gesetzliche soziale Aufwendungen gebucht. Die Konten sind: 4140 (SKR03) / 6040 (SKR04).

3. Erfassung der Lohnsteuer und SV-Beiträge: Bestimme die Lohnsteuer und die gesamten Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil), die an das Finanzamt bzw. die Krankenkassen abgeführt werden müssen, und buche diesen Betrag auf das Konto Verbindlichkeiten Lohn und Gehalt (Steuern/SV). Die Konten sind: 3730 (SKR03) / 3730 (SKR04).

4. Auszahlung über das Bankkonto: Der Gesamtbetrag, der an die Mitarbeiter (Nettogehälter) und das Finanzamt/Krankenkassen gezahlt wird, wird vom Bankkonto abgebucht. Die Konten sind: 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04).

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Ein kleines Unternehmen zahlt insgesamt 10.000 € an Bruttogehältern. Die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers betragen 2.000 € und die Lohnsteuer und der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung betragen zusammen 3.500 €.

Berechnung:

• Bruttogehälter: 10.000 €
• Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber): 2.000 €
• Lohnsteuer und SV-Beiträge (gesamt): 3.500 €

Buchung:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
4110/4120 (SKR03) / 6010/6020 (SKR04)	Löhne und Gehälter	10.000 €
4140 (SKR03) / 6040 (SKR04)	Gesetzliche soziale Aufwendungen	2.000 €
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		15.500 €
3730 (SKR03) / 3730 (SKR04)	Verbindlichkeiten Lohn und Gehalt (Steuern/SV)		3.500 €

Wichtige Hinweise

• Stelle sicher, dass die berechneten Beträge korrekt sind und auf den richtigen Konten erfasst werden.
• Überprüfe regelmäßig die aktuellen gesetzlichen Vorgaben zu Sozialversicherungsbeiträgen und Steuersätzen.
• Die Buchung muss im selben Monat erfolgen, in dem die Gehälter ausgezahlt werden.
• Achte darauf, dass die Sozialabgaben sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmeranteile umfassen.
• Halte alle Belege und Abrechnungen für die Buchungsvorgänge gut dokumentiert.

Häufige Fehler

• Falsche Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und Steuern.
• Verwendung falscher Konten bei der Buchung.
• Nicht rechtzeitige Buchung, was zu Verzögerungen bei Zahlungen führt.

Rechtliche Grundlagen

Die Buchung von Gehaltszahlungen richtet sich nach den Vorschriften des deutschen Steuerrechts und den Sozialversicherungsregelungen. Relevante Paragraphen sind im Einkommensteuergesetz (EStG) sowie im Sozialgesetzbuch (SGB) zu finden.

Tipps für die Praxis

• Nutze eine Lohnbuchhaltungssoftware, um die Berechnung und Buchung zu vereinfachen.
• Halte dich stets über Änderungen in der Gesetzgebung auf dem Laufenden.
• Plane regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter in der Buchhaltung, um Fehler zu vermeiden.
• Führe regelmäßig Kontenabstimmungen durch, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.