Anzahlung von Kunden buchen

Überblick

Bei dieser Buchung geht es um die Erfassung von Anzahlungen, die Dein Unternehmen von Kunden erhält. Eine Anzahlung ist eine Vorauszahlung für eine zukünftige Lieferung oder Leistung. Diese Buchung wird benötigt, um den Geldfluss korrekt abzubilden und die Umsatzsteuer vorab zu erfassen.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Du erhältst eine Anzahlung für eine maßgeschneiderte Bestellung, die Du erst in einigen Monaten liefern wirst.
• Ein Kunde zahlt einen Teilbetrag für ein Projekt, das über mehrere Monate läuft.
• Anzahlungen für größere Bau- oder Installationsprojekte, die über einen längeren Zeitraum abgewickelt werden.
• Bei Bestellungen, die speziell für den Kunden hergestellt werden und nicht umgetauscht werden können.

Buchungssatz

Es gibt zwei gängige Kontenrahmen in Deutschland: SKR03 und SKR04. Die folgende Tabelle zeigt den Buchungssatz für beide Kontenrahmen:

| Konto | Bezeichnung

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank	1.000€
1718 (SKR03) / 3270 (SKR04)	Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen		840€
1776 (SKR03) / 3806 (SKR04)	Umsatzsteuer 19%		160€

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Prüfen, ob eine Anzahlung eingegangen ist: Überprüfe den Geldeingang auf Deinem Bankkonto und identifiziere den Betrag als Anzahlung.
2. Bestimme den Umsatzsteueranteil: Ziehe die Umsatzsteuer vom Gesamtbetrag ab, um den Nettozahlungsbetrag zu ermitteln.
3. Erstelle den Buchungssatz: Bilde den Buchungssatz, indem Du den Betrag auf das Konto „Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen“ (SKR03: 1718 / SKR04: 3270) und die Umsatzsteuer auf das Konto „Umsatzsteuer 19%“ (SKR03: 1776 / SKR04: 3806) buchst.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Ein Kunde leistet eine Anzahlung von 1.000€ für eine Sonderanfertigung, die in sechs Monaten geliefert wird.

Berechnung:

• Gesamtbetrag: 1.000€
• Umsatzsteuer (19%): 1.000€ * 0,19 = 190€
• Nettozahlung: 1.000€ - 190€ = 810€

Buchung (SKR03):

• Soll: Konto 1200 (Bank) 1.000€
• Haben: Konto 1718 (Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen) 810€
• Haben: Konto 1776 (Umsatzsteuer 19%) 190€

Buchung (SKR04):

• Soll: Konto 1800 (Bank) 1.000€
• Haben: Konto 3270 (Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen) 810€
• Haben: Konto 3806 (Umsatzsteuer 19%) 190€

Wichtige Hinweise

• Die Anzahlung muss in der Bilanz als Verbindlichkeit geführt werden, bis die Leistung erbracht wurde.
• Halte die Umsatzsteuer auf Anzahlungen separat, um spätere Korrekturen zu vermeiden.
• Stelle sicher, dass alle Anzahlungen mit den entsprechenden Aufträgen verknüpft sind.

Häufige Fehler

• Falsche Umsatzsteuerberechnung: Achte darauf, den korrekten Steuersatz anzuwenden.
• Nicht zugeordnete Anzahlungen: Vermeide Buchungen ohne Zuordnung zu einem Projekt oder Auftrag.
• Verwechslung von Anzahlungen und Abschlagszahlungen: Diese unterscheiden sich, da Abschlagszahlungen Teilrechnungen für bereits erbrachte Leistungen sind.

Rechtliche Grundlagen

Die Buchung von Anzahlungen unterliegt den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes (§ 13 UStG), das die Behandlung von Vorauszahlungen regelt. Ebenso sind die Vorschriften des HGB zur Bilanzierung von Verbindlichkeiten zu beachten.

Tipps für die Praxis

• Verwende ein gutes Buchhaltungsprogramm, um die Zuordnung von Anzahlungen zu erleichtern.
• Überprüfe regelmäßig die offenen Anzahlungen und gleiche sie mit den abgeschlossenen Aufträgen ab.
• Dokumentiere alle Kundenzahlungen sorgfältig, um bei Rückfragen oder Prüfungen gut vorbereitet zu sein.
• Halte die Kommunikation mit Deinen Kunden klar und verständlich, um Missverständnisse bei Anzahlungen zu vermeiden.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) (01.10.2010 (laufend aktualisiert), BStBl I Sondernummer 1/2010)
• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)