Konto 7900

Zusammenfassung

Das Buchungskonto 7900 “Büromaterial” im SKR05 dient der Erfassung aller Aufwendungen für Büromaterialien. Es ist ein Aufwandkonto und wird unter den sonstigen betrieblichen Aufwendungen geführt, um die Kosten für Verbrauchsmaterialien, die im Büroalltag benötigt werden, transparent und nachvollziehbar zu machen.

Verwendungszweck

Das Konto 7900 “Büromaterial” wird immer dann verwendet, wenn Ausgaben für Materialien getätigt werden, die im Büroalltag benötigt werden. Dazu zählen beispielsweise Papier, Stifte, Druckerpatronen, Notizblöcke und ähnliche Verbrauchsmaterialien. Diese Aufwendungen entstehen regelmäßig und sind notwendig für die Durchführung administrativer Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens.

In der Praxis buchen Unternehmen alle Belege für den Kauf von Büromaterialien auf dieses Konto. Ein typischer Anwendungsfall ist der Kauf von Druckerpapier im Bürobedarfsgeschäft. Unternehmen sollten darauf achten, dass alle Belege vollständig und korrekt erfasst werden, um eine ordnungsgemäße Kostenverteilung zu gewährleisten.

Für Unternehmen mit einer ausgeprägten Kostenstellenrechnung, wie sie im SKR05 üblich ist, kann das Konto 7900 zusätzlich zur Zuordnung der Ausgaben auf spezifische Kostenstellen genutzt werden. Ein Beispiel wäre die Zuordnung des Büromaterialverbrauchs zu den Kostenstellen der jeweiligen Abteilungen, um eine genauere Kostenkontrolle zu ermöglichen.

Kostenrechnerische Aspekte

Im Rahmen der Kostenrechnung spielt das Konto 7900 eine wichtige Rolle bei der Zuordnung von Gemeinkosten. Durch die Aufteilung der Büromaterialaufwendungen auf verschiedene Kostenstellen lassen sich die Kosten verursachungsgerecht verteilen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die eine präzise Kostenkontrolle und -analyse durchführen möchten.

Das Konto 7900 ist zudem relevant für den Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Die im BAB erfassten Daten ermöglichen eine detaillierte Kostenstellenrechnung, bei der die Büromaterialkosten auf die entsprechenden Kostenstellen verteilt werden. Dies hilft Unternehmen, die Kosteneffizienz zu steigern und Kostenverursacher genau zu identifizieren.

Steuerliche Aspekte

Aus steuerlicher Sicht sind die Aufwendungen für Büromaterial als Betriebsausgaben abzugsfähig. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Belege gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) erfasst und aufbewahrt werden. Diese Belege dienen im Falle einer Betriebsprüfung als Nachweis für die getätigten Ausgaben.

Bei der Umsatzsteuer handelt es sich in der Regel um Vorsteuer, die das Unternehmen geltend machen kann, sofern es zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Der Standardsteuersatz von 19% ist hierbei anzuwenden. Es ist wichtig, die Rechnungen sorgfältig auf die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer zu überprüfen.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Kauf von Druckerpapier

Soll: 7900 Büromaterial – 100 € Haben: 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – 100 €

Ein Unternehmen kauft Druckerpapier für das Büro. Der Betrag wird auf das Konto “Büromaterial” gebucht, um die Kosten korrekt zu erfassen.

Beispiel 2: Bestellung von Büromaterial online

Soll: 7900 Büromaterial – 200 € Haben: 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – 200 €

Eine Bestellung von diversen Büromaterialien wird online getätigt und auf Rechnung gebucht.

Beispiel 3: Kauf von Notizblöcken mit Barzahlung

Soll: 7900 Büromaterial – 50 € Haben: 1000 Kasse – 50 €

Der Kauf von Notizblöcken im Schreibwarengeschäft wird bar bezahlt.

Häufige Fehler und Fallstricke

• Vermischung von Privat- und Betriebsaufwendungen: Achten Sie darauf, dass keine privaten Käufe über das Firmenkonto abgerechnet werden.
• Fehlende Belege: Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen ordnungsgemäßen Beleg nachgewiesen werden.
• Falsche Kostenstellenzuordnung: Büromaterialien sollten korrekt den verursachenden Kostenstellen zugeordnet werden.
• Übersehen von Vorsteuerabzugsmöglichkeiten: Prüfen Sie alle Rechnungen auf die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs.
• Nichtbeachtung der GoBD: Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Belegablage und -aufbewahrung.

Rechtstipps und Best Practices

• Dokumentation aller Ausgaben: Halten Sie alle Belege systematisch und geordnet bereit, um bei einer Steuerprüfung auf alle relevanten Informationen zugreifen zu können.
• Regelmäßige Kontenabstimmung: Führen Sie regelmäßige Abstimmungen der Konten durch, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
• Kostenstellenanalysen durchführen: Nutzen Sie die Möglichkeit der Kostenstellenrechnung, um die Effizienz zu steigern und Einsparpotenziale zu identifizieren.
• Schulung der Mitarbeiter: Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter im Umgang mit Buchhaltung und Belegverwaltung geschult sind, um Fehler zu vermeiden.
• Rücksprache mit dem Steuerberater: Bei Unsicherheiten sollte stets der Rat eines Steuerberaters eingeholt werden, um Fehler zu vermeiden und steuerliche Vorteile optimal zu nutzen.