Konto 6400

Zusammenfassung

Das Buchungskonto 6400 “Freiwillige soziale Aufwendungen” im SKR04-Kontenrahmen wird verwendet, um Aufwendungen zu erfassen, die ein Unternehmen freiwillig für das Wohl seiner Mitarbeiter leistet. Diese Ausgaben dienen der Motivation und Bindung der Belegschaft und gehen über gesetzliche Verpflichtungen hinaus.

Verwendungszweck

Das Konto 6400 “Freiwillige soziale Aufwendungen” wird verwendet, um freiwillige Leistungen des Arbeitgebers zu erfassen, die über die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen hinausgehen. Dazu zählen beispielsweise Zuschüsse zu den Fahrtkosten, Betriebsfeiern, Gesundheitsmaßnahmen oder auch freiwillige Zusatzversicherungen. Ein typisches Beispiel ist, wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern eine betriebliche Altersvorsorge anbietet, die über die gesetzliche Verpflichtung hinausgeht.

In der Praxis könnte dies so aussehen: Ein Unternehmen organisiert eine Weihnachtsfeier, um den Teamgeist zu stärken. Die Kosten für die Veranstaltung, wie Miete der Räumlichkeiten und Catering, werden auf diesem Konto erfasst. Ein anderes Szenario könnte die finanzielle Unterstützung der Mitarbeiter bei der Teilnahme an Gesundheitsprogrammen oder Sportveranstaltungen sein, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Belegschaft zu fördern.

Ein weiteres Beispiel könnte die Bereitstellung von Zuschüssen für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sein. Diese Unterstützung hilft nicht nur den Mitarbeitern, sondern fördert auch umweltfreundliches Verhalten. Solche Ausgaben werden ebenfalls unter den freiwilligen sozialen Aufwendungen verbucht.

Steuerliche Aspekte

Freiwillige soziale Aufwendungen können unter bestimmten Bedingungen steuerlich abzugsfähig sein. Es ist wichtig, diese Aufwendungen ordnungsgemäß zu dokumentieren und nachzuweisen, dass sie im betrieblichen Interesse liegen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangen eine transparente und nachvollziehbare Buchführung, was auch für freiwillige soziale Aufwendungen gilt.

In Bezug auf die Umsatzsteuer ist zu beachten, dass solche Aufwendungen in der Regel nicht umsatzsteuerbar sind, da sie als nicht steuerbare Entnahme gelten. Allerdings können bestimmte Leistungen, wie beispielsweise die Verpflegung bei einer Betriebsfeier, der Umsatzsteuer unterliegen. Hier ist der Standardsteuersatz von 19% oder der ermäßigte Satz von 7% anzuwenden, je nach Art der Leistung.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Weihnachtsfeier für Mitarbeiter

Soll: 6400 Freiwillige soziale Aufwendungen – 3.000 €
Haben: 1200 Bank – 3.000 €

Das Unternehmen veranstaltet eine Weihnachtsfeier für seine Mitarbeiter und bezahlt die Kosten für Räumlichkeiten und Catering.

Beispiel 2: Zuschuss zu öffentlichen Verkehrsmitteln

Soll: 6400 Freiwillige soziale Aufwendungen – 500 €
Haben: 1200 Bank – 500 €

Der Arbeitgeber gewährt seinen Mitarbeitern einen monatlichen Zuschuss für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.

Beispiel 3: Gesundheitstag im Unternehmen

Soll: 6400 Freiwillige soziale Aufwendungen – 1.200 €
Haben: 1200 Bank – 1.200 €

Zur Förderung der Mitarbeitergesundheit organisiert das Unternehmen einen Gesundheitstag mit Vorträgen und Workshops.

Häufige Fehler und Fallstricke

• Falsche Zuordnung der Kosten: Oft werden Kosten für gesetzlich vorgeschriebene Aufwendungen fälschlicherweise als freiwillige Aufwendungen verbucht.
• Fehlende Belege: Ohne ordnungsgemäße Belege können die Aufwendungen nicht anerkannt werden.
• Unklare Abgrenzung: Unterscheidung zwischen freiwilligen und verpflichtenden Aufwendungen ist oft unklar.
• Nichtberücksichtigung der Umsatzsteuer: Bestimmte Leistungen können umsatzsteuerpflichtig sein.
• Überhöhte Aufwendungen: Übermäßige Ausgaben können als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden.
• Unzureichende Dokumentation: Fehlende Dokumentation der betrieblichen Veranlassung kann zu Problemen bei Prüfungen führen.
• Nichtbeachtung der GoBD: Nichteinhaltung der GoBD-Anforderungen kann zur Verwerfung der Buchführung führen.

Rechtstipps und Best Practices

• Sorgfältige Dokumentation: Stellen Sie sicher, dass alle Aufwendungen gut dokumentiert und nachvollziehbar sind, um bei steuerlichen Prüfungen keine Probleme zu bekommen.
• Aufklärung der Mitarbeiter: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die freiwilligen Leistungen, um deren Wertschätzung und Motivation zu erhöhen.
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig, ob die freiwilligen Aufwendungen noch im Einklang mit den steuerlichen Vorschriften und den Unternehmenszielen stehen.
• Grenzen kennen: Achten Sie darauf, dass die freiwilligen Aufwendungen nicht als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden.
• Beratung in Anspruch nehmen: Ziehen Sie einen Steuerberater hinzu, um sicherzustellen, dass die Buchungen korrekt und rechtskonform sind.