Konto 6400

Zusammenfassung

Das Buchungskonto 6400 “Freiwillige soziale Aufwendungen” im SKR04 (und analoge Konten in anderen Kontenrahmen) erfasst Ausgaben für freiwillige, nicht gesetzlich vorgeschriebene Leistungen des Unternehmens an seine Mitarbeiter. Diese Aufwendungen sind Bestandteil des Personalaufwands und dienen der Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Im SKR03 wird dieses Konto unter der Nummer 4120 geführt.

Verwendungszweck

Das Konto “Freiwillige soziale Aufwendungen” wird verwendet, um alle freiwilligen sozialen Leistungen zu erfassen, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern zusätzlich zu den gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen gewährt. Dazu zählen zum Beispiel Zuschüsse zu Fahrtkosten, Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Sportangebote, Kinderbetreuung oder andere freiwillige soziale Leistungen wie finanzielle Beiträge zu Mitarbeiterevents.

In der Praxis werden diese Ausgaben häufig genutzt, um die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. So könnten Unternehmen Zuschüsse zu den öffentlichen Verkehrsmitteln bieten, um den Arbeitsweg der Mitarbeiter zu erleichtern. Auch Betriebsausflüge oder Teambuilding-Maßnahmen, die das Betriebsklima verbessern, werden oft über dieses Konto abgewickelt. Die Kosten für die betriebliche Gesundheitsförderung (z.B. Yoga-Kurse, Massagen) können ebenfalls hier verbucht werden.

Für Unternehmen mit einer ausgeprägten Kostenstellenstruktur ist es wichtig, die freiwilligen sozialen Aufwendungen den entsprechenden Kostenstellen zuzuordnen. So könnte ein Betriebsausflug, der für eine bestimmte Abteilung organisiert wird, direkt der jeweiligen Kostenstelle zugeordnet werden, um die Kostenverantwortlichkeit transparent zu halten.

Kostenrechnerische Aspekte

In der Kostenrechnung spielt das Konto “Freiwillige soziale Aufwendungen” eine wichtige Rolle, da es dazu beiträgt, die Personalnebenkosten differenziert darzustellen. Diese Aufwendungen werden den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet, um eine genaue Kostenträgerrechnung zu ermöglichen.

Durch die Aufteilung auf verschiedene Kostenstellen kann das Unternehmen analysieren, welche Abteilungen oder Projekte von den freiwilligen sozialen Aufwendungen profitieren und wie sich diese Ausgaben auf die Gesamtkostenstruktur auswirken. Diese Zuordnung erfolgt typischerweise über den Betriebsabrechnungsbogen (BAB), der die Grundlage für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung bildet. Die Kosten können als Gemeinkosten in die Kalkulation der Produkte oder Dienstleistungen einfließen.

Steuerliche Aspekte

Aus steuerlicher Sicht sind freiwillige soziale Aufwendungen in der Regel als Betriebsausgaben abzugsfähig, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass die Aufwendungen angemessen sind und die GoBD-Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung erfüllen. Es ist wichtig, die Angemessenheit der Aufwendungen zu beachten, da überhöhte Beträge vom Finanzamt als nicht abzugsfähig eingestuft werden könnten.

Für die Umsatzsteuer stellt sich die Frage, ob die Aufwendungen als steuerpflichtige oder steuerfreie Zuwendungen behandelt werden. Häufig sind diese Leistungen nicht umsatzsteuerbar, da kein direkter Leistungsaustausch stattfindet. Beispiel: Ein Zuschuss zu einer Fortbildung, die im betrieblichen Interesse liegt, ist in der Regel nicht umsatzsteuerbar. Unternehmen sollten jedoch die entsprechenden Nachweise und Dokumentationen führen, um einer möglichen steuerlichen Überprüfung standzuhalten. Bei der Abgabe von Speisen und Getränken anlässlich von Betriebsveranstaltungen sind die Regelungen zu den lohnsteuerlichen Pauschalierungen zu beachten.

Buchungsbeispiele

Die folgenden Buchungsbeispiele zeigen, wie die “Freiwilligen sozialen Aufwendungen” in verschiedenen Kontenrahmen gebucht werden.

Beschreibung	SKR03	SKR04	SKR05
Betriebsausflug (gesamt)	4120	6400	6400
Zuschuss ÖPNV	4120	6400	6400
Weihnachtsfeier (gesamt)	4120	6400	6400
Bank	1200	1800	1200

Beispiel 1: Betriebsausflug für die Entwicklungsabteilung

Soll: 4120 (SKR03) / 6400 (SKR04) / 6400 (SKR05) Freiwillige soziale Aufwendungen – 1.500,00 €
Haben: 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) / 1200 (SKR05) Bank – 1.500,00 €

Der Betriebsausflug der Entwicklungsabteilung wird komplett durch das Unternehmen finanziert und direkt der Kostenstelle “Entwicklung” zugeordnet.

Beispiel 2: Zuschuss zu Öffentlichen Verkehrsmitteln

Soll: 4120 (SKR03) / 6400 (SKR04) / 6400 (SKR05) Freiwillige soziale Aufwendungen – 200,00 €
Haben: 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) / 1200 (SKR05) Bank – 200,00 €

Monatlicher Zuschuss zu den Fahrtkosten für Mitarbeiter, der keine steuerlichen Vorteile bietet (d.h. nicht als Jobticket ausgestaltet).

Beispiel 3: Weihnachtsfeier für das gesamte Unternehmen

Soll: 4120 (SKR03) / 6400 (SKR04) / 6400 (SKR05) Freiwillige soziale Aufwendungen – 2.500,00 €
Haben: 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) / 1200 (SKR05) Bank – 2.500,00 €

Die jährliche Weihnachtsfeier wird als freiwillige soziale Leistung gebucht und auf alle Kostenstellen verteilt.

Beispiel 4: Kosten für betriebliche Gesundheitsförderung (Yoga-Kurs)

Soll: 4120 (SKR03) / 6400 (SKR04) / 6400 (SKR05) Freiwillige soziale Aufwendungen – 500,00 € Haben: 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) / 1200 (SKR05) Bank – 500,00 €

Das Unternehmen bietet einen Yoga-Kurs für seine Mitarbeiter an. Die Kosten werden als freiwillige soziale Aufwendung gebucht.

Häufige Fehler und Fallstricke

• Fehlende Dokumentation: Nicht alle Aufwendungen sind ohne Dokumentation steuerlich abzugsfähig. Bewahren Sie Rechnungen, Teilnehmerlisten und interne Richtlinien sorgfältig auf.
• Falsche Zuordnung: Kosten nicht der richtigen Kostenstelle zugeordnet, was die Kostenanalyse erschwert. Nutzen Sie eine detaillierte Kostenstellenplanung.
• Umsatzsteuerliche Behandlung: Falsche Umsatzsteueranwendung auf freiwillige Leistungen, die nicht steuerbar sind. Klären Sie die Umsatzsteuerpflicht im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater.
• Angemessenheit der Aufwendungen: Aufwendungen, die über das übliche Maß hinausgehen, können steuerlich nicht anerkannt werden. Achten Sie auf ein angemessenes Verhältnis zu den übrigen Personalkosten.
• Vermischung mit gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen: Freiwillige Aufwendungen dürfen nicht mit gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen vermischt werden. Trennen Sie die Buchungen klar voneinander.
• Vergessene Lohnsteuerpflicht: Bestimmte freiwillige Leistungen können lohnsteuerpflichtig sein, z.B. wenn sie als geldwerter Vorteil gelten.

Rechtstipps und Best Practices

• Dokumentation sicherstellen: Halten Sie alle Belege und Nachweise für freiwillige soziale Aufwendungen bereit, um steuerliche Anerkennung zu gewährleisten.
• Kostenstellenzuordnung pflegen: Achten Sie auf eine genaue Zuordnung der Aufwendungen zu den jeweiligen Kostenstellen für eine transparente Kostenkontrolle.
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig die Angemessenheit und Notwendigkeit der freiwilligen Leistungen, um steuerliche Risiken zu minimieren.
• Mitarbeiterkommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die freiwilligen sozialen Leistungen und deren Nutzen, um die Wertschätzung zu erhöhen. Eine transparente Kommunikation fördert die Akzeptanz und Motivation.
• Steuerberater konsultieren: Ziehen Sie bei Unsicherheiten in der steuerlichen Behandlung einen Steuerberater hinzu, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Insbesondere bei komplexen Sachverhalten ist professionelle Beratung ratsam.
• Betriebsvereinbarung: Bei umfangreichen freiwilligen Leistungen kann eine Betriebsvereinbarung sinnvoll sein, um die Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer festzulegen.
• Gesundheitsförderung: Nutzen Sie die steuerlichen Vorteile für betriebliche Gesundheitsförderung gemäß § 3 Nr. 34 EStG. Bis zu 600 Euro pro Mitarbeiter und Jahr sind steuer- und sozialversicherungsfrei.